Сувенирная продукция – это важный элемент многих маркетинговых кампаний. Мерч заказывают к отраслевым праздникам, корпоративным событиям, Новому году, для клиентов, партнеров и сотрудников. Но эта задача почти всегда связана с жесткими сроками и большим количеством согласований. На первый взгляд, заказ сувенирки кажется простым делом, которое легко отложить. Однако на практике такое решение чаще всего приводит к стрессу и авралам. В этом материале расскажу, как выстроить процесс системно.
Заказ сувенирной продукции: как выстроить процесс работы
Когда дедлайны начинают поджимать, выясняется, что нужно: выбрать подходящую продукцию, разработать и адаптировать макеты, пройти внутренние согласования (иногда с несколькими подразделениями), найти надежного подрядчика, согласовать договоры, счета и сроки производства. Чем крупнее компания, тем сложнее процесс. Сувенирную продукцию заказывают не для одного офиса, а для сотен или тысяч получателей в разных городах. Это означает дополнительную работу с комплектацией, фасовкой, маркировкой и логистикой – эти задачи зачастую тоже ложатся на маркетолога.
В результате заказ превращается в многоэтапный проект с высоким риском ошибок и срывов сроков. Какие ключевые моменты в работе с подрядчиками необходимо продумать, чтобы избежать типичных проблем, сохранить время, бюджет и нервы команды?
Когда и как начинать подготовку
Если не хотите страдать, начинайте минимум за полгода. Не «периодически возвращаться к задаче», а работать с ней в полную силу. В идеале – выделить одного ответственного за проект. Сувенирная продукция плохо переносит «размазанную» ответственность и постоянную смену участников процесса. Чем раньше старт, тем больше у заказчика пространства для маневра: тестирования идей, корректировки дизайна и спокойных согласований без авралов.
Как ставить задачу исполнителю
Чаще всего сувенирная продукция – это сборный подарок для клиентов или партнеров, который включает: полиграфию (календарь, открытку, пакет), сувенирный продукт или мерч. У каждой позиции своя специфика. Каждый элемент разрабатывается с нуля: продумывается дизайн, подбираются материалы, способы печати и брендирования. Это сложная задача на стыке нескольких дисциплин. Нужно разбираться в дизайне, материалах, технологиях производства и качестве продукции. Макет, который идеально выглядит на экране, может оказаться блеклым в печати, а визуально привлекательный сувенир разочаровать качеством исполнения.
Начинать стоит с анализа решений известных компаний и брендов. Параллельно обсуждать с руководством ожидания от подарков и формировать примерный бюджет. Это сразу задает рамки и снижает количество правок в будущем.
Как работать с дизайнером
Если процесс подготовки дизайна проходит не в связке с рекламным агентством, рекомендую работать с одним дизайнером на весь проект. Распространенная ошибка – заказывать макеты у разных специалистов. На экране цвета могут выглядеть одинаково, но при печати оттенки «уедут», и вы столкнетесь с проблемами уже на финальном этапе.
- Не экономьте на дизайне. Выбирайте специалиста с опытом, насмотренностью и пониманием трендов. Всегда запрашивайте портфолио.
- Лучше сразу заказывать несколько вариантов эскизов, чтобы согласовать направление с руководством на раннем этапе.
- Отдельно стоит проговаривать формат коммуникации. Некоторые дизайнеры работают исключительно через переписку, отправляя макеты «на согласование», не объясняя логику решений и этапы работы. Для маркетолога это почти гарантированный источник стресса – непонятно, что происходит с проектом и на каком он этапе.
Как работать с образцами
- Сувенирную продукцию нельзя оценивать только по фото. Обязательно смотрите ее «вживую»: визуально и на ощупь. Просите подрядчика предоставить как можно больше образцов – по материалам, печати, качеству исполнения. Это надежный способ избежать неприятных сюрпризов на финальной поставке.
- Актуальный брендбук. Если у компании нет брендбука, стоит о нем позаботиться – это убережет от мучений с выбором и согласований. Будут возникать вопросы от типографий, рекламных агентств, а также внутренние сомнения о правильности решения. Брендбук от подобного оберегает. Поэтому, пока сувенирная эпопея не началась, закажите его.
- Согласования. Это самый сложный момент в работе с сувенирной продукцией. Потому что в эту работу вмешиваться будут с огромным энтузиазмом, предлагать своих подрядчиков, видение, обсуждать макеты с женами, детьми и родственниками. Это все сказывается на сроках, а значит, стоит учесть этот фактор с самого начала. Лучший вариант – найти одно проверенное агентство и запросить несколько предложений, которые можно будет комбинировать.
Как выбрать подрядчика
В процессе работы будет много итераций и коммуникаций с подрядчиком, поэтому ориентируйтесь на психологическую совместимость, внутреннее чутье, ибо максимально доверяя друг другу, можно получить качественный результат.
Можно организовать тендер для выбора подрядчика, но не ради экономии. Пытаясь сократить издержки, заказчики порой запускают механизм, который оборачивается значительными потерями: финансовыми, временными и репутационными. Цена ≠ ценность. Поэтому важно выбрать не того исполнителя, который предложил минимальную цену, а того, кто лучше понимает ценности и маркетинговые задачи бренда. Разница в стоимости часто достигается за счет материалов, качества печати и компетенции исполнителя. Сомнительная экономия.
Победитель тоже может стать проблемой. Красивый макет, понравившийся комиссии, может нарисовать агентство, где менеджер относится к проекту формально и не заинтересован в результате. Последующее взаимодействие (согласования, правки, контроль, перенос сроков) превратится в испытание, отнимая время и нервы.
Как заложить сроки на производство продукции
Рынок имеет свои всплески, перед праздниками, когда заказчики активизировались, агентства перезагружены. Вклиниться в такое время – это гарантированно ожидать повышения стоимости. Лучше отдавать заказ в производство за полтора месяца до дедлайна, что убережет вас от нервов, скандалов и бессонных ночей. Новогоднюю закупку стоит прорабатывать летом, чтобы успеть запуститься до начала осени. Так вы сэкономите и будете спокойны за сроки.
Также читайте:
