Как избежать лишних затрат при возведении эксклюзивного стенда

В столице две крупнейшие выставочные площадки «Крокус Экспо» и «Экспоцентр». Четкое соблюдение сроков подачи документов и правильное заполнение форм документов помогут оптимизировать вложения. Сроки и основные документы мы рассмотрим ниже.

Шаг 1. Выбираем и бронируем площадь

Все крупнейшие выставки проходят один раз в год.  Наиболее выгодные условия бронирования  компаниям-участникам предлагают организаторы в дни проведения текущей вставки. То есть вы принимаете решение за 12 месяцев до начала выставки.

Преимущества:

• ниже стоимость квадратного метра площади;
• возможность выбрать лучшее место в павильоне.

Недостатки:

• платить надо на год раньше проведения выставки;
• 50% предоплата в течение 14 дней со дня выставления счета;
• 50% за 3-6 месяцев до даты проведения выставки;
• выбор площади за 3-4 месяцев до начала выставки.

В компании Grandecor тактика была именно такой. Я выбирала место из нескольких предложенных за три месяца до начала проведения выставки, но жестко торговалась, получала хорошие скидки и  компания всегда, несмотря на короткие сроки для подготовки, выглядела достойно. В принципе такая тактика работает. Выбор мест всегда есть, не в центре зала, конечно.

Итог. Если в компании есть свободные средства, лучше выбирать бронирование за год до проведения выставки. Это сэкономит нервы и время руководителю фирмы и сотрудникам. Хотя, как показал 2020 год, при бронировании заранее средства могут «заморозить» на два года. Так как все крупнейшие выставки весны и лета 2020 в итоге перенесены на 2021 год.

Отмечу, что компания «Полиметалл-М», где я работаю, оказалась именно в такой ситуации. У нас было проплачено участие в выставках на апрель и июнь 2020 года.  Телефонные разговоры не привели к компромиссу. Разговоры сводились к «Верните деньги» – «А давайте перенесем оплату на 2021».

И только после отправки официально составленного претензионного письма о расторжении  договора со ссылками на статьи ФЗ удалось договориться. Выставочная компания вернула 100% сумму взноса за выставочную площадь и регистрационный взнос. Да, спустя 60 дней после подписания расторжения, но вернула 100%.

Всегда отстаивайте свое право и готовьтесь к переговорам вместе с юристом.

Шаг 2. Застроенная или незастроенная площадь

Тут все зависит от концепции фирмы участия в выставке.

Преимущества застроенной площади:

• отсутствуют дополнительные платежи (за аккредитацию застройщика, за противопожарную обработку ковролина и баннеров);
• есть выбор из 4-5 вариантов стандартной застройки (с фризом, подсветкой, витринами);

Недостатки застроенной площади:

• кв. м стоит дороже (включает стены, фриз, ковролин, минимальное освещение и розетки);
• дизайн стенда будет проигрывать эксклюзивно застроенному стенду.

Поясню, незастроенная площадь подразумевает, что компания планирует построить эксклюзивный стенд. Данный вариант состоит из двух основных частей платежа:

1. Оплата метража. Квадратный метр стоит значительно дешевле, чем при выборе застроенной площади.
2. Платежи за аккредитацию на разрешение строительства и стоимость материалов для возведения эксклюзивного стенда.

Интересно, что в моей практике были случаи, когда выгоднее взять застроенную площадь и внутри нее построить свой стенд. Например, если вы приняли решение об участии выставки в последний момент (за месяц до начала выставки, так как если бы вы оформляли стенд как застройщик, то сразу бы попадали на дополнительный коэффициент на аккредитацию от выставочных центров).

Шаг 3. Застройка стенда

1. Выбрать застройщика

Здесь все интуитивно просто: формируете ТЗ на дизайн и возведение  выставочного стенда и объявляете тендер.

Важные моменты, которые важно указать в ТЗ:

• напольное покрытие;
• свет;
• демонстрационное оборудование;
• комната для хранения;
• переговорные и т.д.

Чем четче и подробнее составлено ТЗ, тем меньше дополнительных вопросов будет поступать от застройщиков.

Важно подписать договор не позднее, чем за 45-60 дней до начала монтажа. Иначе можно попасть на штрафные санкции.

2. Самостоятельная застройка

Собственно для тех, кому интересен этот пункт, я и решила написать данную статью.  Так как здесь скрыто много нюансов, которые могут неожиданно увеличить стоимость проекта.

Уже более семи лет я контролирую организацию участия в выставке для компаний-производителей, которые возводят выставочные стенды самостоятельно. И знаю все «скользкие» моменты.

Во первых, нужно пройти аккредитацию в техническом отделе выставочного комплекса в качестве застройщика. На сайте каждой из этих организаций есть все инструкции, сроки подачи документов и штрафы за просрочку, шаблоны заполнения писем.  Если вдумчиво разбираться, все прочесть и запомнить, то в теории можно подготовить весь пакет документов заранее. Но если возникли вопросы или не хватает одного из документов – вам разрешат подвести на следующий день.

«БилдЭкспо».  Отдел технического обеспечения выставочных мероприятий расположен в Павильоне №1 МВЦ «Крокус Экспо», 1 этаж, каб. 119.

Подать  документы и оплатить аккредитацию надо за семь календарных дней до начала монтажа. Иначе повышающий коэффициент 1, 5.

«Экспоконста» Отдел технического контроля  расположен в отдельно строящемся красном здании через дорогу от Северного входа в «Экспоцентр» по адресу: Москва, 1-ый  Красногвардейский пр. д.12, стр.2.

Подать документы надо за 15 рабочих дней до начала монтажа. После пандемии сроки уменьшены.

Перечень необходимых документов:

1. Общий вид стенда.
2. План стенда с размерами, чертежи.
3. Приказы о назначении ответственных лиц за безопасное проведение монтажных работ и о назначении на данной выставке ответственного за проведение электромонтажных работ на стенде (в «Экспоконста»).
4. Перечень материалов и оборудования.
5. Перечень сотрудников, проводящих монтажные работы.
6. Доверенность на застройку от экспонента.
7. Гарантийное письмо о вывозе мусора.
8. Подробный электропроект стенда (при проведении электромонтажных работ).
9. Схема силовых выводов и оборудования вводного щита (при проведении электромонтажных работ (разные формы для «Экспоконста» и «КрокусЭкспо»).
10. Список сотрудников, проводящих электромонтажные работы с приложением копий удостоверений и копий страниц журнала учета проверки знаний правил работы в электроустановках.
11. Сертификат пожарной безопасности (при наличии).
12. Заявку на подвесную конструкцию и подробные чертежи (при наличии подвесной конструкции).
13. Статический расчет для двухэтажных стендов.
14. Расчет ветровых нагрузок (для стендов на открытой площадке).
15. Оплатить проверку аудиовизуальной техники, используемой участником мероприятия или предоставить документы принадлежности техники участнику выставки, например, счет-фактуру (для «Крокус Экспо»). Иначе возможно наложение штрафа 10 000 руб за кв. м.
16. Иметь оригинал доверенности на право подписи финансовых документов или печать организации.

В «БилдЭкспо» и «Экспоконста» надо идти с оформленными документами, чтобы начать процесс аккредитации. Все письма должны быть на бланке организации, подписаны гендиректором и заверены синей печатью организации.

Отмечу, что возможно каких-то документов или доверенности у вас не будет хватать, а я на 95% уверена, что так и будет, главное прийти и заявиться, чтобы менеджер отдела технического контроля составил с вами договор, как с официальным застройщиком, и выставила счет на услуги. Стоимость аккредитации может быть рассчитана только после подачи технической документации, так как, например, за двухэтажный предусмотрена доплата 50% на услуги за каждый квадратный метр.

Шаг 4. Электрика

Свет же на стенде вам нужен? И чем больше, тем лучше – знаю из опыта.

Застройщик обязан предоставить копии документов на электрика, хотя бы на одного человека.

• удостоверение с допуском не менее третьей группы (копия);
• журнал поверки знаний (копия листа с подтверждением об аттестации).

Внимательно проверяйте дату действия удостоверения.

Важно:

1. Для прохождения аккредитации в «БилдЭкспо» электрик должен числиться в штате компании-застройщике. Это отмечено в удостоверении и в журнале. Для «Экспоконста» необходимо предъявить копии указанных документов.
2. Проверьте наличие кабеля, щитка и розеток – все это надо купить заранее.
3. Не забудьте заранее заказать и оплатить  электричество.

В компании Manzano как-то давно возникла следующая ситуация. Мы наняли компанию-застройщика. Договор подписали. Они работы сделали. И в последний день монтажа выяснилось, что ни мы – как заказчик, ни они – как застройщик, электричество не оплатили. Пришлось покупать с коэффициентом. С тех пор очень тщательно проверяю эту статью при планировании выставочного стенда.

Кстати, если у вас стенд стандартной застройки, все равно советую купить дополнительные розетки и светильники. В стандартном пакете от «Экспоцентра» предусмотрен самый минимум  2 кВт-220Вт, а для участников «Крокус Экспо» всегда надо покупать электропитание.

Шаг 5. Противопожарная обработка

Для участия в выставке необходимо иметь сертификаты об обработке противопожарным составом конструктивных элементов стенда (не демонстрационные образцы):

• ковролин, ламинат и другое напольное покрытие (наличие напольного покрытия обязательно);
• строительные материалы (дерево, пластик и др);
• обои и другие отделочные материалы;
• банеры (банерная ткань).

Документы об обработке противопожарным составом надо предъявить работникам пожарной службы выставочного комплекса. Если у вас нет таких документов, то есть несколько вариантов:

Вариант 1. Заранее найти сертифицированную фирму, оплатить услуги по противопожарной обработке (действие обработки 12 месяцев), то есть эти материалы (и сертификаты об обработке) можно применить на нескольких выставках. Таких компании немного на рынке. И пожарники их все знают.

У меня был случай еще в период работы в компании Grandecor. Мы строили деревянный каркас для выставочного стенда. Его надо было обработать противопожарной смесью. Мы заранее посчитали метраж и оплатили данную услугу в специализированной компании. Когда я предъявила договор и акт о проведенной работе начальнику пожарной службы выставки, он ознакомился и сказал: «Фирма Х – знаем, знаем». Больше ко мне вопросов не было.

Вариант 2. Оплатить услуги по противопожарной обработке самому выставочному комплексу (примерно 250 руб./м кв. – в «КрокусЭкспо», надо считать метраж стен).

Отмечу, что и в «КрокусЭкспо» и в «Экспоцентре» очень серьезно проверяют данный пункт. И могут затребовать у вас документы в период монтажа.

Из практики был случай, опять же в Grandecor. В последний момент арт-директор изменил концепцию дизайна стенда и стены было решено оббить не деревянными панелями, а  бархатной тканью. За день до открытия выставки  у нас потребовали сертификат на обработку этой ткани. Сертификата у нас не было. Пришлось оплатить  счет примерно 8 000 руб за 20 м кв.

Кстати, взятки нигде не берут. Это важные элементы техники безопасности и за их соблюдением следят неукоснительно.

Именно поэтому застройщик заранее обсуждает концепцию и требует подписания макета дизайна стенда с описанием всех отделочных материалов.

Мы в «Полиметалл-М» покупаем услугу «застил напольного покрытия – ковролин».

Например, «Крокус» от 1500 руб. /м кв, а «Экспоцентр» от 700 руб./м кв.

Шаг 6. Заезд машин

Здесь остановлюсь подробнее, так как подходы у выставочных центров диаметрально разные.

Таблица 1. Условия заезда машин на территорию выставочных центров «Крокус Экспо» и «Экспоцентр».

*Этот пропуск действителен на все дни монтажа на одну машину. Если у вас две машины в один день вам надо покупать два пропуска. Если две машины приезжают в разные дни, то пропуск будет переоформить на вторую машину.

Носить на руках габаритные предметы грузчикам не разрешат.

Пропуска на машины можно заранее оплатить по счету, а не наличными в день заезда.

Шаг 7. Оплаты

С первого дня монтажа все оплаты происходят только за наличные через кассу. И важно все оплачивать заранее, учитывая банковские и праздничные дни. Предъявление платежного поручения о проведении платежа не поможет. Ответ будет один: «Денег на счету мы не видим. Платите в кассу».

Если у вас действительно были оплачены услуги по безналу, но бухгалтерия выставки этого не видит, и вы оплатили в кассу, чтобы не срывать монтаж, то после выставки по письменному запросу вам сделают возврат оплаты наличных.

Я лично видела, как в сервис бюро участник выставки звонил директору и объяснял, зачем необходимо ему перевести на карточку 25 000 руб. на покупку пропусков и 50 000 руб. на оплату аренды грузоподъемной техники.  Деньги-то потом можно будет вернуть, а вот простой для монтажа может обойтись фирме дорого.

Всегда необходимо иметь запас денежных средств на непредвиденные расходы.

Шаг 8. Высотные работы

При заключении договора на застройку стенда вам выдадут договор на 50 страницах, в котором в Приложении №2 прописаны нарушения основных требований при монтаже/демонтаже. Именно здесь прописаны все «скользкие» моменты – требования, за несоблюдение которых вас могут оштрафовать.

В «КрокусЭкспо» в период монтажа по залу ходят сотрудники отдела технического контроля, которые снимают видео и фото, чтобы потом эти материалы приложить как доказательство нарушения правил.

Из множества, приведу некоторые:

• Высотные работы проводить только в каске и с пристегнутым ремнем безопасности – штраф за несоблюдение 10 000 руб.
• Наличие габаритного мусора в проходе (упаковочные элементы) – 10 000 руб.
• Цвет информационной таблички с указанием названия фирмы застройщика, ФИО ответственного за монтаж и его мобильный телефон должен быть желтым – штраф 10 000 руб*.

Интересно, что в «Экспоцентре» требования про таблички нет, но у всех застройщиков таблички желтые, так как изготовлены единожды и используются на всех монтажах.

Шаг 9. Встреча монтажников

Из опыта знаю, что  монтажников (с паспортами!) и машины нужно встречать в первый день монтажа.  Выдавать пропуска и показывать, где в зале расположен стенд и где монтажные ворота. Это важно, чтобы уменьшить нервозность обстановки и оптимизировать работу.

Лайфхак. В первый день монтажа я всегда приезжаю за 30 минут до назначенной встречи с монтажниками, нахожу стенд, сверяю его расположение и метраж согласно подписанному договору. И уже после этого встречаю монтажников, и провожу их на место размещения стенда.

Надеюсь, данные  советы помогут вам оптимизировать работу по застройке стенда и избежать лишних финансовых затрат. До встречи на выставке!

Читайте также: