Прозрачные финансы: шаги к совершенству

Воспользоваться возможностями и стать сильней

Антикризисная стратегия «валенка» (урезать расходы, сократить штат и залечь на дно) – пораженческая. Недальновидно пытаться «пересидеть» кризис, поскольку это не временное явление, а переход экономики в новую парадигму. Что же необходимо компаниям, чтобы не просто выжить, а воспользоваться возможностями, и стать сильней? Руководителю как воздух нужна полная картина финансового состояния своего предприятия. Прозрачные финансы обеспечивают скорость принятия управленческих решений, что жизненно важно в неустойчивой экономической ситуации. Как сказал Чарлз Дарвин, «выживают не самые сильные и не самые умные, а те, кто быстрее всех адаптируется к переменам».

Пример из жизни

Управляющая компания, которая включает в себя более десяти организаций, предприятий и заводов, работающих в сфере строительства и дорожно-строительной техники (Екатеринбург), строила свой учет на основе таблиц Excel. Проблема заключается в том, что эти таблицы не отслеживают ошибки людей. Кроме того, были заложены противоречивые принципы подсчета доходов и расходов: доходы считались с НДС, а расходы – без НДС. А потом выводилась прибыль, где рентабельность была равна разнице на НДС.

Когда была сформирована единая учетная политика, оказалось, что у компании нет рентабельности. Собственник, узнав об этом, понял, что бизнесы, которые, по его мнению, приносят прибыль, на самом деле не генерируют ничего, а то и убыточны. К счастью, это было накануне лета 2008 года – часть своих бизнесов он продал, часть реструктурировал и полученные средства направил туда, где рентабельность была реальной. Таким образом, владелец бизнеса успел перед кризисом освободиться от ненужных генераторов убытков.

В этой ситуации вопрос учета был некорректен по отношению к бизнес-модели. Это вводило в заблуждение собственника, который принимал неверные решения. А когда, наконец, система была поставлена правильно и адекватно отразила модель бизнеса, собственник увидел реальную ситуацию и быстро в ней сориентировался.

Шаги к совершенству. Контроль над оборачиваемостью

Оборачиваемость – одно из важнейших понятий в бизнесе. Если вы директор или владелец компании, постоянно держите руку на пульсе оборачиваемости. Если обратиться к классике экономической теории, еще Карл Маркс рассматривал схему: Деньги – Товар – Деньги’. Необходимо понимать причины, почему вложенный рубль находится определенное время в каждой точке. Это дает нам возможность ускорить процесс оборачиваемости капитала. Даже если цикл работы компании – несколько лет!

1. Директор должен четко представлять весь цикл – как трансформируется рубль в его компании.
2. Необходимо установить финансовые и производственно-технологические нормативы. (Например, товар должен быть в пути не более пяти дней).
3. Необходимо ввести внутреннее нормирование для всех процессов: по суммам, по весу и промежуткам времени (сколько сырья должно лежать на складе – либо в литрах, килограммах, либо в процентах от полученного заказа; как долго оно там лежит).
4. Контроль соблюдения скорости прохождения средств по этапам цикла.

Пример из жизни

Компания «Форт» была одним из крупнейших дистрибьюторов Северо-Запада. Она торговала алкоголем, сигаретами и кондитерскими изделиями. Оборачиваемость на водке – несколько раз в день: продали, и тут же опять завезли новую партию товара. Наценка на спиртное небольшая – около 2%, но если за день ты успеваешь обернуть вложенные средства три раза, это уже 6%. А в месяц – это уже 180%!

Руководитель кондитерского направления постоянно говорил, что они кормят всю компанию – наценка 25%, поэтому якобы здесь получается самая большая прибыль. Когда была установлена современная система учета финансов, оказалось, что оборачиваемость в кондитерском бизнесе – 30 дней.

Представим, что вы вложили средства в развитии «кондитерки» и получили свои 25% через месяц. А вот вложили бы в торговлю алкоголем, получили бы 180%. Почувствуйте разницу.

Шаги к совершенству. Контроль доходов и расходов

Вы никогда не задумывались, почему канатоходцы в цирке так любят хвататься за посторонние предметы? Они держат баланс! Причем некоторые делают это без всякой страховки.

Вот так и финансовый директор порою балансирует, управляя доходной и расходной частями бюджета компании. Это помогает контролировать рентабельность.

1. Необходимо структурировать доходы и расходы по определенным статьям.
2. Необходимо определить случаи, по которым возникают доходы и расходы. Любой факт хозяйственной деятельности должен проводиться по какой-либо статье.
3. На базе статей доходов и расходов составляется структура отчета о прибылях и убытках.

Необходимо четко структурировать доходы и расходы по разным подразделениям компании, которые могут действовать самостоятельно. При этом должно строго соблюдаться правило: расходы не могут превышать определенный процент от доходов при нормальной текущей деятельности. Это касается, в первую очередь, наиболее емких статей расходов (закупка материалов, зарплата, электроэнергия и так далее). Столь простой метод, как ни парадоксально, позволяет регулировать баланс доходов и расходов. При этом и персонал в компании сохраняется, и удается жить по средствам. Это модель достаточно жесткая, но она срабатывает в условиях кризиса.

Пример из жизни

Решение о банкротстве сети книжных магазинов «Букбери» стало следствием проблем с арендодателями и кредиторами. «Букбери» не удалось договориться с арендодателями о пересчете арендных ставок, установленных в валюте. Из-за девальвации рубля стоимость аренды для сети выросла на 30-40%.

Уровень рентабельности книжного магазина, по оценкам экспертов, невысок – от 7 до 15%. Выручка книготорговцев, по различным оценкам, в течение последних двух-трех месяцев сократилась на 10-15%. Поэтому возросшие расходы на оплату аренды сыграли печальную роль.

Шаги к совершенству. Единое казначейство

Хотите, чтобы у вас четко работала система контроля выплат и поступлений? Тогда вам пора создать единое казначейство на базе современной системы управления финансами.

1. Создание единого классификатора статей выплат и поступлений и единого бизнес-процесса планирования поступлений и выплат.
2. Подготовка к единому казначейству: создание службы, которая в соответствующей электронной программе следит за передвижениями денежных средств по всем юридическим лицам и по всем банкам.

3. Введение регламента: кто и когда вносит данные по статьям выплат и поступлений в систему. Особенно это важно, если в компании нет системы «клиент-банк», которая позволяет смотреть все передвижения денег онлайн.

4. Уточнение технического аспекта: создание карт переноса, чтобы внести все данные в единую информационную систему. У каждой компании свои детали операционной деятельности, и нам нужно определить, как мы будем те или иные выплаты и поступления разносить по единому классификатору. Может возникнуть ситуация: платежка одна, а статей выплат несколько. И надо получать аналитику с мест, а для этого должен быть организован грамотный документооборот. Нужна система заявок на выплаты денежных средств. Процесс на местах должен быть организован так, чтобы заявки собирались централизованно и проверялись финансовыми аналитиками. В итоге мы будем четко знать, на какие цели те или иные суммы пошли.

5. При необходимости – заключение договора с банками и установка электронной системы работы с ними. Определяем, у кого есть юридическое право подписи определенных счетов.

При правильном документообороте все выплаты и поступления будут прозрачны. Хаос в ваших финансах сменится стройной системой. У финансового директора уйдет головная боль за горы отчетов, а владелец компании будет спокойно (а может, азартно!) планировать штурм новых вершин.

Внедрение системы управления денежными потоками и обучение персонала работе с ней занимает примерно полгода. Но в итоге за полчаса вы можете получить полный отчет по всему процессу движения денежных потоков, вовремя увидеть, где есть недостаток, а где излишки денежных средств.

Пример из жизни

Установка современной системы «Служба централизованного казначейства» выявила удивительные факты, помогающие в несколько раз сократить расходы. Компания занимается строительством громоздких и дорогостоящих железнодорожных мостов. Цикл строительства – не меньше трех лет, и пока один объект запускается в строй, уже надо оплачивать работу и материалы поставщикам. Компания работает по тендерам с ОАО РЖД, и недавно она за полгода внедрила систему финансового контроля. Когда систему проверили на практике, выяснилось, что на разрозненных счетах компании, обслуживающей огромное количество объектов, достаточно денег для собственных операций. В итоге они поняли, что нет необходимости брать в банке кредит на $10 млн, и сэкономили на его оплате $1,5 млн.

Мы рассмотрели лишь несколько направлений оптимизации системы управления финансами. Для достижения 100% системного результата нужно реализовать все семь следующих блоков:

1. Бюджетное планирование;
2. Управленческий учет и отчетность;
3. Учет и отчетность по МСФО или GAAP;
4. Управление инвестиционной деятельностью;
5. Платежный календарь (Казначейство);
6. Электронный документооборот договоров;
7. Бухгалтерский и налоговый (регламентированный) учет.

Фото: freeimages.com

Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Финансовый директор, Калининград

В программе 1С предприятие 8.1 есть отличный блок- 'Управление денежными средствами'.

Руководитель проекта, Санкт-Петербург

Полностью согласна с Ольгой - 1С навсегда. Все, что заявлено в статье, решается с помощью типовых решений и грамотных консультантов.При этом несогласна с автором - совершенно необязательно реализовывать учет по МСФО, но в первую очередь нужно внедрение казначейства, планирования и контроля финансовых потоков. Тогдаи и кассовых разрывов можно избежать и следующими шагами решать задачи контроля доходности деятельности.

Аналитик, Москва

Может стоит перечитать статью внимательнее. :?: Первая треть - посвящена оборачиваемости :evil: - а не деньгам, вторая - отчету о прибылях и убытках, :evil: а не деньгам. Третья часть - ну да, деньгам. ;) Причем здесь управление денежными средствами в 1С? Которого в 1С кстати нет. :{} В самом деле, если бы оно там было, то нашлось бы предприятие, которое с помощью грамотных консультантов внедрило бы это решение, и весь финансовый отдел был бы уволен. 8) Остался бы Главбух с кассиром - и все на этом. Но нет же этого! :!: А может где есть? :?: И еще - :idea: с помощью грамотных и честных, - и консультантов и сотрудников, - можно сделать не только то, что написано в статье, но и многое, что в ней не написано. А с помощью типовых решений наврядли что можно сделать - они, во-первых, докризисные, а во-вторых, они слишком типовые для обычного предприятия. Типовые настолько, что 'делай типа так... и...'

Менеджер, Москва
Увидел осколок такой мысли в статье: установка ИТ-системы это хорошо, но только если эта система современна, адекватна масштабам бизнеса и внедряется опытными специалистами.
Управляющая компания, которая включает в себя более десяти организаций, предприятий и заводов, работающих в сфере строительства и дорожно-строительной техники (Екатеринбург), строила свой учет на основе таблиц Excel. Проблема заключается в том, что эти таблицы не отслеживают ошибки людей. Кроме того, были заложены противоречивые принципы подсчета доходов и расходов: доходы считались с НДС, а расходы – без НДС.
Установка современной системы «Служба централизованного казначейства» выявила удивительные факты, помогающие в несколько раз сократить расходы.
Также отметил для себя, что идея статьи судя по всему в том, что стандартизация и контроль сделают финансовые потоки в компании более прозрачными.
Финансовый директор, Москва

Проблема не в том, что Excel плох, а некая автоматизированная система хороша, а в том, что разработчик таблиц в excelе изначально ошибся. Я встречала ошибки (ну или недоработки) и в автоматизированных системах. Нюанс в том, что в первом случае ошибку разработчика проще исправить.

Менеджер, Москва
Инна Агеева пишет:Проблема не в том, что Excel плох, а некая автоматизированная система хороша, а в том, что разработчик таблиц в excelе изначально ошибся. Я встречала ошибки (ну или недоработки) и в автоматизированных системах. Нюанс в том, что в первом случае ошибку разработчика проще исправить.
Я освоил вначале Оракл, и только затем Эксель, поэтому не владею последним на том уровне который позволил бы мне также легко с помощью этого средства решать те же задачи что и с помощью современных автоматизированных систем. Можно сказать что я очень дурно воспитан ) Но лично я полагаю, что могут существовать профессионалы которые владеют Эксель на уровне достаточном для решения очень технически сложных задач в том числе и задачи управления финансами в крупной компании.
Партнер, Москва

Основываясь на собственном опыте (работа с предприятиями от средних до крупных по российским меркам в количестве нескольких сотен штук с различными уровнями сложности производственного цикла), с сожалением вынуждена констатировать, что видела лишь одно предприятие, где все принципы, перечисленные в статье, были полностью внедрены в автоматизированной системе учета и управления. Причем, эта система учета, как очень хороший костюм, шилась на заказ с учетом всех индивидуальных характеристик жизнедеятельности предприятия (крупный промышленный холдинг), что позволило Финансовому директору отслеживать сквозным способом каждый винтик, каждую копейку на каждом предприятии и/или каждом счете Группы компаний. Про ERP знают многие, но успешно внедрить в полном объеме получается не у всех. К сожалению, из соображений конфиденциальности, не могу назвать даму, финансового директора этого холдинга, которая потратила около 3-х лет на полное и точное описание всех производственных, хозяйственных и финансовых процессов на всех предприятиях Группы, которое легло в основу созданного 'с нуля' под это описание IT-продукта (ни один из существующих на рынке не подошел по разным причинам: дороговизна, недостаточная адаптивность блоков, качество прописанных в программах процессов; в данном случае разработчиком стала питерская компания, не очень известная на рынке, но сумевшая полностью удовлетворить всем требованиям), на поэтапное внедрение этого продукта. Может быть, мне просто не повезло, но таких финансовых директоров я встречала очень мало, такие финансовые директора вызывают очень глубокое уважение и восхищение. Жаль, что не у всех хватает духа, а зачастую, банально, политической воли, поддержки акционеров для полномасштабного внедрения таких продуктов.

IT-менеджер, Москва
Мария Грикурова пишет:Полностью согласна с Ольгой - 1С навсегда. Все, что заявлено в статье, решается с помощью типовых решений и грамотных консультантов.
Не хочу Вас, Мария, расстраивать, но, не решится.
IT-менеджер, Москва
Вероника Шемякина пишет:...даму, финансового директора этого холдинга, которая потратила около 3-х лет на полное и точное описание всех производственных, хозяйственных и финансовых процессов на всех предприятиях Группы, которое легло в основу созданного 'с нуля' под это описание IT-продукта...
Знаете, Вероника, я с не меньшим уважением отношусь к таким людям.... по крайней мере к их 'не ленивости', однако подобные задачи решаются иным образом.
Менеджер, Москва

А я встречала систему казначейства, которая неплохо была выстроена в Excel! (главное - иметь бы грамотного настройщика) Только заявки приходили в бумажном виде, что,конечно, способствовало излишней возне...Максим Артамохин, дамы правы - в 1С есть возможность хорошего решения проблемы (от электронного утверждения заявок до планирования и мониторинга ден.потоков)

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
Минтруд хочет слить три фонда

Это приведет к росту социальной напряженности в стране.

Тереза Мэй объявила об отставке

Тереза Мэй  уйдет с поста лидера Консервативной партии.

ОСАГО: треть выплат у мошенников

Около 30% всех выплат по ОСАГО в России в 2018 году досталось мошенникам.

Почтовые переводы берут под контроль

Росфинмониторинг будет контролировать операции по почтовым переводам.