Александр Бочкин: Тайм-менеджмент в офисе – как внедрить?

Самая читаемая статья недели (25.02–03.03.2014) в «Творчестве без купюр»

Александр Бочкин, основатель «CrocoTime»

Современный сотрудник все больше и больше наращивает темпы работы и часто не замечает, куда уходит его время. Мечта большинства офисных сотрудников – найти баланс между рабочим и личным временем, не растрачивать впустую трудовые часы, успевать выполнить дела в срок и возвращаться из офиса домой вовремя. Но мечты остаются мечтами, а всерьез проблемой повышения эффективности интересуются только руководители и совсем редко – рядовые работники.

Люди, мало знакомые с управлением временем, нередко выступают против его изучения и внедрения в компании. Работники опасаются, что с появлением тайм-менеджмента не только рабочее время, но и вся их жизнь будет под контролем руководства. В их представлении, тайм-менеджмент — это ежесекундный контроль, а его задача — приучить каждого к строжайшему порядку.

С чего начать?

Идея тайм-менеджмента как главной возможности организовать свое время давно уже не новость. По этому запросу Google выдает более полутора миллионов ссылок на различные статьи и тематические порталы. Практики в один голос заявляют – необходимо разработать четкий механизм, который поможет эффективно распределять время.

Симбиоз тайм-менеджмента и новых технологий

Первые шаги одновременно и просты, и сложны: необходимо понять, куда уходит время, на что оно тратится непродуктивно? И здесь возникает проблема: чтобы записать свой день, а потом и свою неделю «поминутно», необходимо опять же время, недюжинная концентрация и целеустремленность. Многие теряют интерес к освоению тайм-менеджмента уже на этом этапе. Здесь на выручку человеку приходят технологии.

В наше время для учета рабочего времени придумано множество программ контроля. Они способны запоминать, во сколько вы начали работать, сколько времени потратили на ту или иную задачу, сколько вашего времени ушло на пустые, непродуктивные действия. Лучшие из таких программ, кроме прочего, самостоятельно выдают вам удобную статистику в виде графиков. Таким образом, первый этап на пути к эффективности и продуктивности можно пройти с наименьшими потерями и сохранить настрой на результат.

Шаг за шагом

Вторым шагом в повышении эффективности является анализ собственной деятельности и отказ от непродуктивных дел. Здесь снова отличным помощником становится система учета рабочего времени, которая сводит все ваши действия в понятную статистику, а пользователю лишь нужно понять, что для него было наименее продуктивной тратой времени, и перестать заниматься такими делами.

В умении расставлять приоритеты, отказываться от частых перерывов, составлять план работы и не отклоняться от него система контроля времени, конечно, не помощник. Но само осознание, что ваши действия под контролем и вид «белых пятен» в статистике (то время, когда вы в четвертый раз уходили пить кофе), будут держать вас в тонусе и не дадут отступить от намеченной цели.

Для быстрого повышения личной продуктивности существует пять основных приемов тайм-менеджмента:

- Планирование

Составить список дел и определить их приоритетность (здесь нужно не забыть о том, что 20% сделанного приносит 80% результата, и 80% сделанного приносит лишь 20% результата).

- Умение правильно общаться с окружающими

Этот прием основывается на умении говорить окружающим «нет», если они ломают ваши планы, умении вовремя делегировать полномочия подчиненным, а также воспитании в себе способности расставаться с людьми, которые не ценят ваше время.

- Умение выполнять неприятные дела

Прием прост – неприятные дела нужно выполнять в первую очередь. Тогда весь остальной день вы будете довольны собой, будете заниматься приятными делами и сохраните отличный рабочий настрой.

- Умение правильно работать с информацией

Человеческий мозг может усвоить гораздо меньше информации, чем предлагает ему современность. Не тратьте время на информацию, которая не принесет вам пользы.

- Умение чередовать работу и отдых

Если вы думаете, что чем больше работаете, тем выше будет результат – вы сильно ошибаетесь. Человеку для продуктивной работы нужно грамотное сочетание дел и отдыха. Без отдыха ваши решения станут ошибочными, а работа – неэффективной.

Как внедрить опыт?

Предположим, что уже несколько недель вы составляете план на день, ведете непримиримую войну с поглотителями времени и просматриваете новые статьи на тему управления временем. Пришло время подключить к изучению тайм-менеджмента подчиненных. Как это сделать?

1. Провести разъяснительную беседу. Рассказать о целях, обрисовать перспективы и выгоды, постараться вдохновить подчиненных своей идеей.

2. Позаботиться об обратной связи. Если сотрудникам что-то непонятно или они недовольны нововведениями, у них должна быть возможность стать услышанными. Лучше объясниться сразу, чем быть участником «закулисных интриг».

3. Позаботиться о средствах обучения. Кроме вашего участия сотрудникам могут понадобиться специальная литература, аудиокниги, видео-курсы, эксперты. Для автоматизации контроля и анализа времени можете предложить сотрудникам установить систему учета рабочего времени, подобную той, что использовали на начальном этапе сами.

4. Мониторинг. Во время внедрения тайм-менеджмента в компании нельзя отпускать обучение сотрудников на самотек. Для отслеживания эффективности можно нанять специалиста со стороны или поручить это кому-то из персонала. С другой стороны, ваш помощник – система контроля рабочего времени – сослужит вам службу и здесь. Есть системы, разработанные специально для большого количества сотрудников, позволяющие наблюдать за результатами работников фактически в режиме реального времени.

5. Подведение итогов. Спустя полтора-два месяца оцените итоги работы: что удалось, а что нет, как сотрудники восприняли нововведения, какие результаты достигнуты, проработайте негативные моменты. По прошествии полугода можно провести еще одну оценку и сравнить результаты.

О главном

Желание «приручить» время может быть продиктовано различными мотивами: успевать больше других, достичь гармонии в извечном противостоянии «семья-работа», добиться успеха в бизнесе, обучив тайм-менеджменту сотрудников фирмы, уделять меньше времени нелюбимым занятиям… Все эти цели объединяет одно – они несут пользу человеку и обществу.

В наши дни тайм-менеджмент и системы контроля времени перестали быть просто «модными» и стали инструментами, без которых ни одна организация не может плодотворно работать.

Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Экономист, Московская область

...ни одна организация не может плодотворно работать...Это называется: 'выдать желаемое за действительное'. Ни одна организация не занимается этими 'игрушками' и заниматься не будет. Отдельные случаи, лишь подтверждают. И говорят не о потребности покупателей, а о пронырливости продавцов!

Партнер, Москва

Тайм-менеджмент - это наследие прошлого века, основанное на принципах управления промышленным производством. Основная цель тайм-менеждмента - это самоконтроль личности на основании фотографии рабочего времени. 'Корпоративный' тайм-менеджмент - это не система управления временем компании, а системы 'давления на сотрудника' с целью повышения его интенсицикации (а не эффективности, заметьте) труда, попытки 'заставить' (стимулировать) его работать в неестественном ритме, удобном компании. Личный тайм-менеджмент подходит только людям, которые в него верят (аполлогетам). Он основан на 'вере' в силу тайм-менеджмента и желания (не стимулированного !) её использовать. Поэтому, по принципу Паретто, минимум каждому пятому - ТМ просто противопоказан.

Руководитель проекта, Украина

Боюсь, что я не согласен с автором статьи и с большинством представителей тайм-менеджмент.В их изложении тайм-менеджмент - это способность сделать больше дел в единицу времени. Поэтому жизнь превращается в борьбу за то, чтобы заполнить делом каждую свою минуту.В моем понимании управление своим временем - это делать только важные дела, а остальные вообще не делать.Поэтому жизнь превращается в повышение своей способности определять важность дел и делать самые важные из них. Те самые, важные, но не срочные по (таблице Эйзенхауэра). Тогда можно сосредоточиться на неторопливом выполнении некоторого количества важных дел, в то время как результаты вашей деятельности будут все больше и больше.Соответственно, внедрение такого подхода в подчиненном коллективе разбивается на 2 этапа:1) нацельте их на важные задачи и не позволяйте заниматься ерундой. Тогда суета исчезнет сама собой.2) научите их определять приоритетность задач, тогда они последуют вашему примеру

Старший консультант, Москва

Использование системы 'окон' дает НЕОСПОРИМЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА ВО ВРЕМЕНИ ВСЕМ, КТО ЕЕ ИСПОЛЬЗУЕТ.(Эта таблица Эйзенхауэра в действии). Покажите Вашим сотрудникам. что используя эту систему, они САМИ СМОГУТ РАБОТАТЬ ПРОДУКТИВНЕЕ и БОЛЬШЕ УСПЕВАТЬ, ДЕЛАТЬ СВОЮ РАБОТУ КАЧЕСТВЕННЕЕ, ЛУЧШЕ (а тогда- в нормальной компании- и больше зарабатывать -иначе -зачем им больше успевать?)либо раньше уходить домой, сделав свою работу (там, где график свободный) - и они (если люди разумные) не приминут ей воспользоваться. Грамотный ТМ- несомненно рожденный в прошлом веке, очень помогает и в веке нынешнем. Просто задайте СЕБЕ ВОПРОС: я пришел на встречу,а контрагент не пришел- и не предупредил. Ваши действия? Что Вы делали на пути на встречу, что будете делать после несостоявшейся встречи? (Если мысленно, а то и устно:) поливать проклятиями у отнявшего у Вас время контрагента -у Вас ОЧЕНЬ ПЛОХОЙ ТМ и неверное жизненное мировосприятие:) Человек использующий 'систему окон'- ни на йоту не пострадает от этого 'не шмогла так не шмогла'- и до и после и вместо встречи- (если она у Вас в офисе была запланирована)- ему есть что делать, ибо это АПРИОРИ БЫЛО У НЕГО ПРОПИСАНО. (Если Вы на встречу едете на личном транспорте - это все равно Ваше время- планируйте: что будете делать в пути (думать о чем-то важном, слушать аудиокнигу, просто отдыхать- хотя на московских дорогах- это отнюдь не всегда можно, потому я к примеру- либо еду с водителем, либо на метро:)- ибо пробка может просто не дать возможности приехать вовремя на назначенную встречу). Так что- противники грамотного ТМ- Вы его просто НИКОГДА НЕ ИСПОЛЬЗОВАЛИ (грамотный ТМ)- попробуйте (если Вы в принципе заинтересованы успевать делать больше дел)- и 'будет Вам счастье'. Повторюсь: не надо читать лекций 'о вреде самогоноварения' -дайте попробовать образцы (кто помнит Райкина- понимает о чем я:)) Расскажите ВЫГОДЫ СВОИМ ПОДЧИНЕННЫМ от грамотного ТМ, покажите: как планировать их ТМ по системе окон- и они САМИ внедрят его...если, повторюсь ЗАИНТЕРЕСОВАНЫ В ЭФФЕКТИВНОМ ИСПОЛЬЗОВАНИИ СВОЕГО РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ. если они в этом не заинтересованы, либо ПРИНЦИПИАЛЬНО не хотят его планировать -внедряй не внедряй- хоть увольняй их- не будут они выполнять Ваши рекомендации. Смиритесь с этим..если они ценны для Вас как сотрудники. Пусть выполняют свою работу, как умеют- лишь бы в сроки укладывались. Если же они работают сами на себя- то их дело- если у них есть план продаж (например)- главное, чтоб его выполняли, а если нету- что сделают- то и хорошо- ну. что поделать - они сами себе ваги ибо работают не столь эффективно, как могли бы- Ваше дело предложить- их отказаться.:)

Директор по маркетингу, Санкт-Петербург

Интересно было бы услышать о ТМ для представителей творческих специальностей, таких как дизайнер или копирайтер. Кроме 'Deadline' они ничего не знают.

Директор по маркетингу, Санкт-Петербург

Сейчас очень много систем учета рабочего времени. Несколько сотен зарубежных программных продуктов, с десяток отечественных разработок. Можно подобрать по функциям под специфику любого бизнеса. У нас в небольшой фирме (занимаемся разработкой программного обеспечения) мы используем [URL=https://www.primaerp.com/ru_ru/timetracking/]time tracking[/URL] разработанный компанией primaERP для учета рабочего времени по проектам, задачам, клиентам.

Нач. отдела, зам. руководителя, Нижний Новгород
Федор Нестеров пишет:В их изложении тайм-менеджмент - это способность сделать больше дел в единицу времени. Поэтому жизнь превращается в борьбу за то, чтобы заполнить делом каждую свою минуту.В моем понимании управление своим временем - это делать только важные дела, а остальные вообще не делать.
Полностью согласна с Федором Нестеровым.Большое количество кофе-пауз - это не неумение сотрудника себя организовать, а отсутствие мотивации на работу. Логичнее разобраться с мотивацией.Также полностью поддерживаю мнение Федора относительно раздела дел на важные и неважные. Это ключ успеха любых руководителей в первую очередь. У многих в этом большая беда. Углубляясь в мелочи, не умея делегировать второстепенное, не успевают сделать основное, причем тормозят процесс и себе, и подчиненным.что касается инструментов - у кого-то ЛУРВ (учет раб времени), у кого-то 'картинка рабочего дня' - называйте как хотите... Написание отчетов отнимает иногда больше времени, чем сама работа. Многих тоже демотивирует.кстати, еще противоречивая тенденция крупных компаний на злобу дня. Не совсем в тему, но все же: при глобальной автоматизации каждый должен уметь делать 'ВСЁ'. Предполагается, что когда сотрудник сам многое делает в различных системах, можно сократить ряд обслуживающего персонала, а сотрудник выполнит 'левые' задачи (как например, забронировать себе командировку вместо секретаря полностью самостоятельно) после своего рабочего дня. по факту ничего подобного. Непрофильные задачи а) занимают массу времени, т.к. они не профильные и вызывают массу вопросов, как что сделать; б) в попытке справиться с задачей сотрудник будет отрывать тех.поддержку или еще мало ли кого, причастного к реализации, тем самым потратив их время (что в итоге сэкономим-то?), в) скорее всего сотрудник будет заниматься этой задачей отнюдь не вечером.В общем, в очередной раз убеждаюсь, что не надо отходить от правильного и веками доказанного принципа разделения труда.
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии