Алексей Никифоров: Одно из решений, как сократить расходы на корпоративный автопарк

Алексей Никофоров

В современных реалиях корпоративный автопарк является умелым инструментом для расширения бизнеса в любой области присутствия компании как по товарному, так и территориальному делению. К сожалению , у этой стороны медали есть и другая сторона: транспортное обеспечение предприятия являются одной из основных статей расходов и требует серьезного внимания с соответствующим структурным подразделением.

Вашему вниманию предлагается решение по оптимизации расходов на владение корпоративным автопарком - транспортный аутсорсинг.

В целях сокращения расходования средств предлагается передать спектр задач, связанных с эксплуатацией и техническим обслуживанием автотранспорта независимой управляющей компании (УК). В задачи УК будет входить организация технического обслуживания автомобилей на специализированных станциях сервисного обслуживания (СТО).

Привлечение независимой УК позволяет решить весь комплекс возникающих вопросов, включающий согласование условий и заключение соответствующих договоров на обслуживание, организацию взаимодействия с водителями, использующими автомобили, а также обеспечение необходимой отчетности и исключение возможных злоупотреблений. Независимая УК за счет процесса централизованного управления позволит профессионально организовать эффективное обслуживание автомобилей и оптимизировать расходование средств. Кроме того, разделение водителей и СТО в процессе согласования работ позволит полностью исключить коррупционную составляющую, как в отношении водителей, так и в части согласования условий и заключения договоров с СТО.

В соответствии с предлагаемой схемой работы, УК берет на себя согласование необходимых условий (с учетом достижения максимальных скидок) обслуживания и заключение договоров с СТО и топливными компаниями. УК выполняет прием и обработку запросов водителей на техническое обслуживание и ремонт автомобилей, а также обеспечивает всех водителей топливными картами (ТК) в соответствии с утвержденными лимитами расхода и территориальным покрытием. Также УК производит оплату, консолидацию расходов в единый счет по итогам месяца и подготовку необходимой отчетности с исчерпывающей детализацией по всем позициям.

При необходимости обслуживания автомобиля, водитель удобным способом обращается с заявкой в УК (по телефону, либо электронной почте) с указанием желаемой СТО, времени и даты заезда автомобиля на обслуживание. Специалист УК, принявший заявку, производит запись автомобиля на обслуживание в указанную СТО и, по итогам, информирует водителя. После подачи автомобиля на СТО, все необходимые согласования и уточнения работ производятся напрямую специалистом УК с мастером СТО. После выполнения работ, водитель принимает автомобиль, расписывается в документах СТО (заказ-наряде) и уезжает. УК самостоятельно производит расчет с СТО за произведенные работы, получает оригиналы расчетных документов и консолидирует их в единый итоговый счет, который предоставляется Заказчику по итогам месяца.

Аналогично устроено решение по топливному обслуживанию. В зависимости от необходимого региона эксплуатации автомобиля, водитель получает топливные карты.

В данном случае основным преимуществом является то, что заправка может быть ни как не привязана к определенной сети АЗС. По итогам месяца Заказчику предоставляется консолидированный счет с подробной калькуляцией по всем произведенным заправкам, с разбивкой в разрезе закрепления автомобилей по подразделениям / департаментам и другим дополнительным параметрам. В дополнение к счету возможна подготовка и предоставление путевых листов утвержденного формата.

Основное преимущество схемы – удобство и оперативность обслуживания, эффективный контроль и полная прозрачность отчетности.

Для водителей:

Для обслуживания автомобиля достаточно просто позвонить в УК или написать e-mail.

Не требуется ехать в определенную СТО – специалист УК предложит выбор ближайшей удобной СТО, даты и времени обслуживания, что избавит от ожидания в очереди, а при необходимости – вызовет эвакуатор.

Специалист УК оперативно согласует все необходимые работы необходимые работы, которые могут быть выявлены в ходе осмотра автомобиля.

Никаких лишних бумаг – после выполнения работ достаточно расписаться в заказ-наряде и можно ехать дальше! Все документы передаются напрямую между СТО и УК.

Для заказчика:

Широчайшее покрытие услуги : в Вашем распоряжении более 600 СТО, дилеров всех ведущих марок автомобилей, а действие услуги распространяется на все регионы РФ от Калининграда до Южно-Сахалинска.

Все расчеты производятся в отчетный период по факту выполнения работ на основании единого счета, включающего подробную детализацию всех расходов.

Четкое исполнение бюджета и внутренних процедур – все работы проверяются специалистами УК на соответствие утвержденным регламентам, лимитам расходов и внутренним процедурам Заказчика. Гибкий алгоритм работы позволяет реализовать практически любые внутренние регламенты, процедуры и согласования, необходимые заказчику.

Водители не получают на руки никаких финансовых документов, а все согласования производятся мастером СТО напрямую с УК. К ежемесячному счету прилагается подробная калькуляция расходов, а также копии оригиналов всех расчетных документов с поставщиками услуг, что позволяет четко контролировать все расходы и исключить любые приписки и злоупотребления!

Описанная схема работы существенно снижает стоимость владения корпоративным автопарком, позволяет сосредоточиться на развитии основного бизнеса.

С удовольствием отвечу на интересующие вопросы и буду признателен за любое мнение по поднятой проблеме.

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Участники дискуссии: Ярослав Советкин, Алексей Никифоров
Нач. отдела, зам. руководителя, Москва

Бизнес в России начинает идти дорогой, которую уже давно освоили западные компании, передавая всевозможные бизнес-процессы специализированным компаниям, которые обладают достаточными навыками и резервами для того, чтобы создавать наиболее оптимальное соотношение цены и качества. В этой связи тематика передачи ТО автомобилей сторонним организациям является весьма актуальной!

Управляющий директор, Москва

Ярослав, полностью с Вами согласен.
В большинстве компаний в настоящий момент все преимущества, возможности и удобство современных технологий и решений в области транспортного обеспечения предприятия вообще не применяются.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Бывшая сеть Starbucks в России открылась под брендом Stars Coffee

На логотипе сети вместо русалки — девушка в кокошнике с пятиконечной звездой.

Собрать школьника к учебному году стало дороже в среднем на 11,4%

Основа «продуктовой корзины» школьника на маркетплейсах подорожала за год.

Как профессии влияют на состояние здоровья россиян

Чаще всего влияние профессии на здоровье отмечают HR-ы, юристы и IT-специалисты.

Половина родителей школьников берут отпуск в августе, чтобы собрать ребенка в школу

Затраты на расходы для подготовки к школе в этом году начинаются от 15 тыс. руб.