Денис Скирневский: Организация труда отдела маркетинга для подготовки эффективного участия в выставках - 2

Денис Скирневский

Одним из эффективных инструментов по продвижению продукции и услуг любого промышленного предприятия является участие в отраслевых выставках. Довольно часто одно удачно подготовленное участие в выставке дает возможность привлечь несколько крупных заказчиков, тем самым, позволяя увеличить общий объем сбыта до 50% на уже освоенном рынке и в десятки или даже сотни раз на новых перспективных направлениях.

Нужно отметить, что организация выставки является весьма сложным организационным мероприятием, которое вовлекает практически все структурные подразделения предприятия, координатором действий которых является отдел маркетинга. От четкого плана работы и грамотной работы отдела маркетинга, нацеленного на конечный результат, а так же продуманного вливания финансовых средств зависит тактические и стратегические успехи предприятия в целом. Поэтому плохо организованная работа отдела маркетинга и не непродуманная система финансирования при подготовке участия в выставке – это непозволительная роскошь, которая может стоить несколько сотен тысяч или миллионов рублей для бюджета предприятия.

Многолетний опыт крупных российских компаний и предприятий по успешной организации и участию в различных выставках неоднократно подтвердил, что отделу маркетинга предприятия для эффективной организации участия в выставках необходимо последовательно пройти следующие этапы:

1) выбор выставки для участия,

2) заказ выставочной площади,

3) изготовление выставочного стенда,

4) изготовление рекламных материалов,

5) размещение информации о предприятии в выставочном сборнике,

6) организация приглашения на выставочный стенд потенциальных заказчиков,

7) обучение персонала работе на выставочном стенде.

Выбор выставки для участия является ключевым этапом, от успешной реализации которого зависит 60% процентов всей эффективности выставки. Для успешного выбора необходимо провести тщательный анализ потенциальных выставок по материалам СМИ, Интернета и опыта отдела маркетинга за всю историю работы предприятия. Важным элементом является анализ статистических данных, включающих информацию:

  • об основных участниках и посетителях выставки,
  • об известности места,
  • о времени проведения,
  • о площади, занимаемой выставкой.

Но ключевым критерием для окончательного принятия решения об участии в выставке является совмещение потенциальных посетителей выставки с работой по поиску крупных заказчиков, заранее проделанной отделом маркетинга. Зачастую сотрудники отдел маркетинга уже провели серьезную работу с крупными заказчиками, и посещение выставочного стенда предприятия представителями заказчика в ближайшей отраслевой выставке является кульминационным моментом в заключение крупного долгосрочного договора. Стоит так же иметь в виду долгосрочную периодичность участия в выставках, так как несистематическое участие в выставках или снижение выставочной активности в виде уменьшения выставочной площади может быть расценено потенциальными заказчиками как сигнал о нестабильности предприятия, и данные сомнения тут же будут подогреты конкурентами. Поэтому отделу маркетинга при выборе выставки необходимо рассматривать это событие не как разовое мероприятие, а как ежегодное с обязательным увеличением площади выставочного стенда и изменениями концепции, функционала и дизайна стенда.

Заказ выставочной площади для выбора наиболее оптимального месторасположения, по возможности, необходимо осуществлять заблаговременно. Как правило, заказ выставочной площади следует сделать за 3 - 4 месяца до начала выставки. Для этого нужно получить у организаторов план выставки с обозначением забронированных и свободных стендов, затем сориентироваться по расположению основного входа и рассчитать наиболее вероятные маршруты движения большинства посетителей выставки. Самыми удачными с точки зрения размещения и работы на выставке являются угловые стенды на пересечении одной из открытых сторон стенда с проходом, берущим свое начало от центрального входа. Средняя стоимость квадратного метра на крупных выставках составляет от 220 долларов США за один квадратный метр незастроенной выставочной площади. За угловые стенды придется дополнительно заплатить на 30% больше и эта стоимость еще не включает стоимость розетки, стола, стульев и прочего необходимого в активной деятельности участников выставки вспомогательного оборудования. Поэтому, для организации эффективного участия в выставочном процессе и оптимизации денежных вложений целесообразно заказать угловой выставочный стенд с застройкой, включающей две закрытые стороны и две открытые, две фризовые панели для размещения рекламы, кабинет-раздевалку в угловой закрытой части стенда, два стула, стол и стойку для размещения рекламных материалов.

Любая разработка, изготовление или модернизация выставочного стенда начинается, прежде всего, с разработки концепции. Наиболее удачные современные концепции базируются на универсальности и неординарности стенда, резко отличающего предприятие от всех остальных участников выставки. С этой точки зрения самыми жизненными показали себя стенды модульной конструкции, изготовленные из облегченного материала, например сотового поликарбоната, закрепленного на легко сборной «джокерной» раме. Такие стенды легко собираются и разбираются, транспортируются практически любым видом транспорта, имеют весьма малый вес и габариты, а так же не требуют монтажников высокой квалификации. Стандартно габариты одного модуля стенда выполняются с учетом размеров типовой стеновой панели стенда высотой 2,4 метра и шириной 0,9 метра. Применение модульного выставочного стенда, изготовленного при участии производственного и конструкторского отделов предприятия, избавит предприятие от необходимости в затратной застройке выставочной площади условно одноразовым стендом. Это позволит сэкономить значительные средства при серийном участии в выставках.

Изготовление печатных рекламных материалов не рекомендуется откладывать «в долгий ящик», так как зачастую загруженные до отказа проверенные на качество типографии могут не оправдать ваших ожиданий по срокам изготовления. И тогда придется в срочном порядке изготавливать авангард маркетинговой артиллерии у непроверенной, малоизвестной типографии с сомнительным качеством типографских услуг.

Стандартный набор рекламных материалов должен включать:

  • именные визитки на всех стендистов предприятия,
  • общую визитку предприятия,
  • полный рекламный каталог предприятия и СД диск,
  • краткий буклет о продукции предприятия для посетителей, не желающих носить по выставке габаритную рекламу.

Заказ любых других рекламных материалов, включая «представительскую» продукцию, пакеты с фирменной символикой и прочее является индивидуальным, исходя из тактических и стратегических задач маркетинга предприятия.

Информация, размещаемая в выставочном сборнике, должна содержать: логотип и наименование предприятия, фамилию имя и отчество генерального директора, общий телефон и факс, корпоративный e-mail, адрес Интернет сайта, изображения основной продукции, а так же краткую, в объеме не более 300 символов, информацию о деятельности предприятия и преимуществах производимой продукции. Вышеуказанная информация обязательно должна быть представлена на русском и английском языках, чтобы расширить перспективу потенциальных заказчиков на англоязычных посетителей выставки. Кроме размещения информации в сборнике, необходимо разместить информацию о планируемом участии в выставке в новостном разделе сайта предприятия, а так же произвести рассылку новости на электронные адреса всех партнеров и заказчиков предприятия. Для повышения эффективности работы на выставке следует организовать участие продукции предприятия в одном из конкурсов, проводимых в рамках выставки. Как правило, данные конкурсы позволяют получить заслуженную награду для заявленной в конкурсе продукции предприятия и привлечь внимание крупных заказчиков к характеристикам продукции, а так же в последующем использовать награду как дополнительный инструмент для конкурентной борьбы.

При организации приглашения на выставочный стенд потенциальных заказчиков необходимо помнить, что работают не организации и предприятия друг с другом, а взаимодействуют люди и единые интересы их связывающие. Поэтому помимо массовой рассылки условно обезличенных приглашений, необходимо ряду ключевых заказчиков, ради которых собственно и принято решение об участии в участие в выставке, направить официальные приглашения, отправив по факсу именное приглашение на фирменном бланке предприятия с указанием фамилии и должности. Для увеличения эффективности необходимо отправить оригиналы именных приглашений почтовым отправлением. После отправки нужно обязательно в течении 3-х или 5-ти дней созвониться с адресатом, удостовериться в получении приглашения и заручиться твердыми намерениями представителей заказчика посетить выставочный стенд предприятия на выставке. Стоит так же отметить, что обязательным атрибутом крупной ежегодной выставки является рассылка огромного количества пригласительных билетов организаторами выставки в адрес предприятий и организаций, представители которых когда-либо были зарегистрированы как посетители или участники выставки. Для предприятия - участника организаторами выставки в обязательном порядке предоставляется некоторое количество пригласительных билетов, как правило, не более 10 – 30 обычных билетов и 3 - 5 VIP билетов для посещения церемоний официального открытия и закрытия выставки. После получения комплекта пригласительных билетов для участников выставки сотрудникам отдела маркетинга предприятия необходимо посетить офис потенциального крупного заказчика и вручить пригласительные билеты лично представителю крупного заказчика. Такой визит вежливости рассчитан на укрепление, прежде всего, симпатий со стороны команды потенциального крупного заказчика и позволяет укрепить, так называемые, личные деловые связи.

Обучение персонала необходимо производить не позднее, чем за месяц до начала выставки по специально разработанной методике. Методика должна содержать:

  • расписание участия,
  • распределение стендистов по категориям,
  • концепцию проведения презентации продукции предприятия.

Расписание участия должно быть составлено таким образом, чтобы большинство стендистов смогло поработать не более 2-х дней на выставке из 3-х или 4-х возможных, в противном случае общее качество работы на стенде может резко упасть из-за морально-психологической перегрузки сотрудников предприятия. Как правило, персонал, работающий на стенде, функционально делится на следующие категории: «зазывалы» - для привлечения проходящих мимо стенда посетителей выставки, переговорщики - для проведения презентации и ответов на технические вопросы посетителям стенда и ресепшен - для записи и систематизации контактной информации, оставленной посетителями стенда для осуществления обратной связи и отправки запрошенной информации. При распределении этих функций необходимо четко закрепить роли за каждым сотрудником отдела маркетинга и прочими стендистами, привлеченными для участия в выставке из других отделов предприятия. Должны быть разработаны различные модели проведения презентации продукции в зависимости от категории посетителя и «разыграны» не менее 5-ти «сценариев» вероятного посещения стенда. Все стендисты должны быть способны подменить друг друга в любой момент.

Этапы работы отдела маркетинга по организации эффективного участия в выставке, приведенные в данной статье, являются базовыми и могут быть расширены или изменены в зависимости от требований конкретного предприятия, а так же его тактических и стратегических маркетинговых планов. Применение описанных методов позволит отделу маркетинга, без сомнения, повысить эффективность участия предприятия в выставке, увеличить общий объем сбыта и получить дополнительные конкурентные преимущества.

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Менеджер, Москва

Инетресно, но чего-то сверх-нового я и не вижу.
Хотя, систематизировали всё.
Спасибо.
_____________________-

Конева Ирина Игоревна в рабочее время (практически с утра и до 17-00)сидит в интернете на социальных сайтах в Одноклассниках и ''Мой мир''
ЕР-Трейдинг, г. Москва
Описание деятельности компании: Оптовая реализация нефтепродуктов на территории РФ.
Должностные обязанности: Реализация нефтепродуктов, привлечение новых поставщиков и конечных потребителей, подготовка конкурсной документации для участия в тендерах, участие в тендерах, ведение клиентской базы, текущая работа с крупными нефтяными компаниями.

Менеджер по маркетингу, Москва

Еще сюда же желательно отнести такие пункты как отчетность менеджеров о работе на выставке и возникших в период участия контактах с клиентами (первичных и вторичных). И проведение отделом маркетинга аналитической работы после окончания выставки.

Аудитор, Москва

Менеджер по продажам
75 000 руб
полный рабочий день
на территории работодателя
33 года (родилась 2 мая 1979), женский, высшее образование, замужем, детей нет
Москва
Просмотреть контактную информацию
Работала
январь 2012 — н.в.
1 год и 2 месяца

Менеджер по работе с клиентами (Полная занятость)
ООО ''Компания ''Юникон-Ойл'', г. Москва. Переработка на НПЗ и реализация нефтепродуктов на внутреннем рынке.
Должностные обязанности и достижения:
Ведение переговоров с партнерами, заключение договоров с поставщиками и покупателями продукции и услуг, оформление всей необходимой документации (договоры, спецификации, протоколы, счета на оплату); контроль за поступлением денежных средств, отгрузкой готовой продукции с завода; отслеживание дебиторской задолженности; тщательный контроль и проведение проверки оказываемых перевозчиком транспортных услуг (в т.ч. штрафы, простои на станциях погрузки/выгрузки).
сентябрь 2010 — декабрь 2011
1 год и 3 месяца

Менеджер по реализации нефтепродуктов (Полная занятость)
ООО ''ДиЛ-Нафта'', г. Москва. Переработка нефти и ГКс на НПЗ, реализация готовой продукции; Оптовая реализация нефтепродуктов с заводов-производителей.
Должностные обязанности и достижения:
Заключение и полное сопровождение договоров с поставщиками, покупателями;
Оформление всей документации (договоры, спецификации, счета, акты и проч.);
Активный поиск и привлечение новых покупателей из сегмента ''конечных потребителей'';
Переговоры с поставщиками сырья на уровне первых лиц;
Командировки в разные города по РФ с целью заключения договоров с потребителями готовой продукции.
май 2010 — сентябрь 2010
4 месяца

Коммерческий директор (Полная занятость)
ООО ''НК ''АльфаОйл'', г. Москва. Оптовая и розничная реализация нефтепродуктов.
Должностные обязанности и достижения:
Поиск новых клиентов,
Активная работа с существующими клиентами
Организация и проведение встреч на уровне первых лиц
Заключение договоров с нефтеперерабатывающими заводами, мини НПЗ и крупными трейдерами
Контроль отгрузок и оплат
Ведение работы на различных досках объявлений
сентябрь 2009 — май 2010
8 месяцев

Менеджер по рекламе и продвижению (Полная занятость)
Конгломерат, ООО, г. Москва. Производство нетканых материалов в ОЭЗ ''Алабуга'' (республика Татарстан), продвижение на рынок, реализация крупным оптом на территории РФ.
Должностные обязанности и достижения:
Продвижение нового вида продукции, мониторинг рынка, поиск и разработка клиентов с ''нуля'', ведение телефонных переговоров, организация личных встреч, участие в выставках, заключение договоров, выставление счетов, контроль за оплатой и отгрузкой, расчет логистических схем
январь 2009 — сентябрь 2009
8 месяцев

Менеджер по оптовым продажам (Полная занятость)
ЗАО ''ТПК ''Эль-порт'', г. Москва. Оптовые поставки светлых и темных нефтепродуктов, а также продуктов нефтехимии по всей территории Российской Федерации. Экспорт леса и пиломатериалов в страны ближнего зарубежья.
Должностные обязанности и достижения:
Реализация нефтепродуктов оптом по всей территории Российской федерации, поиск и привлечение новых клиентов, поддержание существующей клиентской базы
сентябрь 2006 — декабрь 2008
2 года и 3 месяца

Менеджер по реализации нефтепродуктов (Полная занятость)
ООО ''ЕР-Трейдинг'', г. Москва. Оптовая реализация нефтепродуктов на территории РФ.
Должностные обязанности и достижения:
Реализация нефтепродуктов по всей территории Российской Федерации, привлечение новых поставщиков и конечных потребителей, подготовка конкурсной документации для участия в тендерах, участие в тендерах, ведение клиентской базы, текущая работа с крупными нефтяными компаниями. Ведение дебиторской и кредиторской задолженности.
март 2002 — сентябрь 2006
4 года и 6 месяцев

Менеджер по реализации светлых нефтепродуктов (Полная занятость)
ОМХАС, г. Москва. Производство и продажа масел завода, находящегося в собственности компании, трейдерская деятельность по реализации светлых нефтепродуктов.
Должностные обязанности и достижения:
Продажа нефтепродуктов, анализ баз клиентов и привлечение новых потенциальных потребителей нефтепродуктов, заключение и ведение договоров, ценовая аналитика рынка нефтепродуктов по России, мониторинг цен, подготовка коммерческих предложений, уставов и регламентов. Переговоры как с российскими, так и с зарубежными партнерами. Разработка и ведение проектов, в том числе ВЭД.
январь 2001 — февраль 2002
1 год и 1 месяц

Экономист (Полная занятость)
ООО ''ТФК'', г. Москва. ООО ''ТФК'' - является дилером ООО ''ТФК КамАЗ'' г. Набережные Челны, на протяжении нескольких десятков лет занимается реализацией автомобилей КамАЗ и запасных частей к ним. На предприятии развита ремонтная деятельность, в том числе предпродажное обслуживание автомобилей, гарантийное обслуживание автомобилей и капитальный ремонт.
Должностные обязанности и достижения:
Анализ производственно-хозяйственной деятельности предприятия, оптимизация процессов реализации продукции, расчет главных экономических показателей.
Навыки и достижения
Поиск новых (альтернативных) поставщиков; активное привлечение новых клиентов; умение провести переговоры на уровне первых лиц; подготовка и участие в выставках (МАКС 2003, Текстильлегпром 2009), постоянное совершенствование знаний в своей сфере (чтение специальной литературы, посещение нефтебаз и миниНПЗ); заключение договоров на долгосрочную перспективу
Училась
по 2001

Сибирская государственная автомобильно-дорожная академия, г. Омск. Уровень образования: Высшее. Факультет: Экономический. Специальность: Экономика и управление на предприятии. Форма обучения: Дневная/Очная.
Курсы и тренинги
2006
6 месяцев

Таможенный менеджмент. НОУ ''Центр профессионального обучения ''КАРЬЕРА'', г. Москва

Знает и умеет

Уверенный пользователь компьютера
Умение работать в базовых программах: Microsoft Office Word 2007, Excel 2007
1С:Предприятие Торговля+Склад

Английский язык разговорный

Водительские права категории B
О себе
Ответственность, аккуратность, умение самостоятельно принимать решения, стрессоустойчивость, готовность к изучению и освоению новых направлений деятельности
Чтение научной литературы, посещение тематических выставок, просмотр документальных исторических фильмов, занятия спортом

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Производитель бумаги «Снегурочка» продал свой российский завод

Сумма сделки составит 95 млрд рублей.

Microsoft сокращает расходы на сотрудников, обучение и корпоративы

Компания пытается сократить расходы всеми доступными способами.

Самые странные корпоративные правила: итоги опроса россиян

Общий поход на обед отделом, пение корпоративного гимна и кормление животных в офисе – попали в топ странных офисных правил и традиций.

Россияне назвали самые престижные и доходные профессии

В лидерах – работники сферы IT и государственные служащие.