Денис Анохин: Стандартизация справочника товаров

Денис Анохин

На сегодняшний день, практически в каждой АПТЕКЕ или аптечной сети, существует проблемма, что один и тотже товар заносится по-разному.

н/п можно завести так: прокладки БЭЛЛА или так: БЭЛЛА прокладки

н/п Анальгин 500мг №10 таб. или Таблетки анальгина 500мг №10

Однако это одно и тоже наименование. И что же получается, что в аптеке всегда нужно искать наименование по контексту или словосочетанию? Почему фармацевты на кассе сталкиваются с такой пустяковой проблеммой как поиск наименования на кассе, то оно заведено на английском языке, что приходится переключать раскладку клавиатуры, то начинается со слова мазь, таб. или др., тем самым уменьшая скорость обслуживания покупателей? Почему при формировании аналитических отчетов нет четкой уверенности об их достоверности, что где нибудь в конце или начале списка не найдется похожее наименование?

Задайте себе вопрос: «зачем в аптеке нужен маркетолог, если нет порядка в справочнике товаров? Как он проводит анализ? Может он помнит, как все товары заведены наизусть?»

Если аптека небольшая, и специалистов не хватает, то как справиться заведующей (директору) с остатками, планированием, заказами и, в конце концов, с анализом предприятия? Дни, когда был суммовой учет уже ушли. Невозможно конкурировать, не имея подробной картины происходящего в аптеке.

Казалось бы, всего лишь справочник товаров, а столько трудностей приходится преодолевать. Для того что бы решить все эти вопросы необходима стандартизация этого справочника!

Стандартизация справочника ТМЦ— это установление правил формирования справочника товарно-материальных ценностей в целях обеспечения информационной совместимости и грамотного управления товарными запасами

На сегодняшний день стандартизация всех процессов – это современное требование к А или А/О.

Собственно нужен стандарт, с помощью которого, аптека сможет решить следующие задачи:

• быстро искать нужное наименование;
• сократить кол-во ошибок при сопоставлении товара (электронные накладные, выгрузка в справочные системы);
• Разбивка товаров на всевозможные группы и фармгруппы для облегчения проведения анализа с различной степенью детализации (н/п ABC анализ по группам, фармгруппам; оборотная ведомость по группам, фармгруппам – для поиска приоретентых категорий и др.), а также формирования заказа по расходу;
• правильно проставить ТН на группы товаров;
• признак «рецептурный» поможет на кассе фармацевту потребовать рецепт
• признак «ЖНВЛС» обратит Ваше внимание на формирование цены (если ценообразование это учитывает)
• «место храниения» поможет быстро отискать товар на полке
• Проставление «группы заказа – объединение однотипного товара разных производителей» позволит не только сократить излишки, связанные с наличием одного товара разных производителей, но и увеличит адекватность заказа, упростит данные в аналитических отчетах
• Проставление «делителя упаковки» позволит безошибочно делить товар на кассе и увеличит скорость работы
• Ставка НДС, позволит правильно считать налоги
• Привязка к справочнику РЛС, позволит быстро находить аналоги с остатками и ценами в аптеке

Такой стандарт разрабатывается конкретно для каждого предприятия, и зависит это от необходимости детализации аналитических отчетов и возможностей программы.

Собственно вот некоторые правила формирования справочника на лекарственные средства:

1. Все позиции вводить с большой буквы используя русский алфавит
2. Сначала вводится торговое наименование препарата с заглавной буквы, после которого ставится пробел
3. Цифровое значение дозировки (пробел не ставится);
4. Размерность дозировки, сокращенно: г, мг, мкг (прописать все размерности);
5. Объем или масса
6. Лекарственная форма выпуска обозначается сокращенно: тб. тб.шип. тб.жеват. (перчисляются все формы выпуска с кратким обозначением)
7. В конце указать вид емкости: туба, банка, флакон
8. Если лекарственное средство имеет два и более названий широко распространенных в быту (в прайсах поставщиков), то использовать следует только основное торговое название (Витаон или Бальзам Караваева)

Надеюсь, эти простые правила помогут Вам решить задачи по управлению ассортиментом и предприятием в целом.