Денис Анохин: Стандартизация справочника товаров

Денис Анохин

На сегодняшний день, практически в каждой АПТЕКЕ или аптечной сети, существует проблемма, что один и тотже товар заносится по-разному.

н/п можно завести так: прокладки БЭЛЛА или так: БЭЛЛА прокладки

н/п Анальгин 500мг №10 таб. или Таблетки анальгина 500мг №10

Однако это одно и тоже наименование. И что же получается, что в аптеке всегда нужно искать наименование по контексту или словосочетанию? Почему фармацевты на кассе сталкиваются с такой пустяковой проблеммой как поиск наименования на кассе, то оно заведено на английском языке, что приходится переключать раскладку клавиатуры, то начинается со слова мазь, таб. или др., тем самым уменьшая скорость обслуживания покупателей? Почему при формировании аналитических отчетов нет четкой уверенности об их достоверности, что где нибудь в конце или начале списка не найдется похожее наименование?

Задайте себе вопрос: «зачем в аптеке нужен маркетолог, если нет порядка в справочнике товаров? Как он проводит анализ? Может он помнит, как все товары заведены наизусть?»

Если аптека небольшая, и специалистов не хватает, то как справиться заведующей (директору) с остатками, планированием, заказами и, в конце концов, с анализом предприятия? Дни, когда был суммовой учет уже ушли. Невозможно конкурировать, не имея подробной картины происходящего в аптеке.

Казалось бы, всего лишь справочник товаров, а столько трудностей приходится преодолевать. Для того что бы решить все эти вопросы необходима стандартизация этого справочника!

Стандартизация справочника ТМЦ— это установление правил формирования справочника товарно-материальных ценностей в целях обеспечения информационной совместимости и грамотного управления товарными запасами

На сегодняшний день стандартизация всех процессов – это современное требование к А или А/О.

Собственно нужен стандарт, с помощью которого, аптека сможет решить следующие задачи:

  • быстро искать нужное наименование;
  • сократить кол-во ошибок при сопоставлении товара (электронные накладные, выгрузка в справочные системы);
  • Разбивка товаров на всевозможные группы и фармгруппы для облегчения проведения анализа с различной степенью детализации (н/п ABC анализ по группам, фармгруппам; оборотная ведомость по группам, фармгруппам – для поиска приоретентых категорий и др.), а также формирования заказа по расходу;
  • правильно проставить ТН на группы товаров;
  • признак «рецептурный» поможет на кассе фармацевту потребовать рецепт
  • признак «ЖНВЛС» обратит Ваше внимание на формирование цены (если ценообразование это учитывает)
  • «место храниения» поможет быстро отискать товар на полке
  • Проставление «группы заказа – объединение однотипного товара разных производителей» позволит не только сократить излишки, связанные с наличием одного товара разных производителей, но и увеличит адекватность заказа, упростит данные в аналитических отчетах
  • Проставление «делителя упаковки» позволит безошибочно делить товар на кассе и увеличит скорость работы
  • Ставка НДС, позволит правильно считать налоги
  • Привязка к справочнику РЛС, позволит быстро находить аналоги с остатками и ценами в аптеке

Такой стандарт разрабатывается конкретно для каждого предприятия, и зависит это от необходимости детализации аналитических отчетов и возможностей программы.

Собственно вот некоторые правила формирования справочника на лекарственные средства:

  1. Все позиции вводить с большой буквы используя русский алфавит
  2. Сначала вводится торговое наименование препарата с заглавной буквы, после которого ставится пробел
  3. Цифровое значение дозировки (пробел не ставится);
  4. Размерность дозировки, сокращенно: г, мг, мкг (прописать все размерности);
  5. Объем или масса
  6. Лекарственная форма выпуска обозначается сокращенно: тб. тб.шип. тб.жеват. (перчисляются все формы выпуска с кратким обозначением)
  7. В конце указать вид емкости: туба, банка, флакон
  8. Если лекарственное средство имеет два и более названий широко распространенных в быту (в прайсах поставщиков), то использовать следует только основное торговое название (Витаон или Бальзам Караваева)

Надеюсь, эти простые правила помогут Вам решить задачи по управлению ассортиментом и предприятием в целом.

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Исполнительный директор, Москва

И получаются названия типа СС пр.Тул.дж.мал..0,33

Директор по развитию, Москва
Пензин Василий пишет: И получаются названия типа СС пр.Тул.дж.мал..0,33
Этоже из немецкой шифровки о наступлении на Тулу. Для танковой пригады СС ''мертвая голова''. Причем тут эта цитата?
Исполнительный директор, Москва
Михаил Кузнецов пишет: Причем тут эта цитата?
Это название из стандартизованного ''специалистами'' справочника товаров ОАО ''Хлебный дом''. Есть такой магазинчик. Расшифровывается просто - Сдоба Сладкая Пряник Тульский с джемом малиновым 0,33 кг.
Директор по развитию, Москва
Василий Пензин пишет: Это название из стандартизованного ''специалистами'' справочника товаров ОАО ''Хлебный дом''.
Нет это немецкая шифровка! Означает следущее. СС мертвая голова, Продвижение в район Тулы, экипажи немецкие, малыми группами, начало выступления 0час 33 мин. Какие нафик, пряники!!?
Консультант по корп. финансам, Москва

Стандартизация наименований в справочниках — тема вообще актуальная для справочника с большим количеством элементов, не только для справочника товаров. Текстовое поле наименования является важнейшим (а иногда единственным) полем, доступным для сортировки справочника в списке и для ручной идентификации элемента пользователем. Инструкции по вводу наименования помогают, но требуют от пользователя, вводящего новый элемент в справочник, внимательности и дисциплины, причем, конечно, не гарантируют от ошибок.

(Помню, был у меня случай, когда в карточке контрагента вместо букв ООО одна сотрудница вводила три нуля: 000. Ей, по ее словам так было быстрее. Соответствующие контрагенты попадали в начало списка, и я не сразу понял, в чем дело: шрифт не позволял отличить ноль от буквы О.)

Несложным и весьма эффективным решением может стать незначительная доработка базы данных, которая автоматически конструирует наименование из других полей справочника.

Приведу пример из своей практики. Требовалось обеспечить стандартный шаблон наименования контрагента, чтобы сначала шло его название (имя собственное), затем форма собственности (при наличии):

[COLOR=gray=gray]Юнико-фарм, ООО
Ковальчук Андрей Францевич, ИП
Анохин Денис Александрович
Росспиртпром, ФГУП[/COLOR]

Для решения задачи в справочник контрагентов было введены два дополнительных поля: текстовое поле «Название» и поле «Форма собственности», привязанное к дополнительно созданному соответствующему справочнику. В форме элемента справочника поле «Наименование» было защищено от редактирования и заполнялось автоматически.

Это сняло часть проблем, но, конечно, не все. Так, если в наименовании контрагента присутствуют другие аббревиатуры кроме формы собственности, осталась возможность путаницы:

[COLOR=gray=gray]УК ''Арктические пляжи'', ОАО
УК Арктические пляжи, ОАО
Управляющая компания Арктические пляжи, ОАО[/COLOR]

Эта неоднозначность устранялась уже инструкцией, которая обеспечила однообразие ввода:

[COLOR=gray=gray]Арктические пляжи УК, ОАО[/COLOR]

Но, поскольку подобные наименования встречаются не слишком часто, количество ошибок снизилось радикально.

Для справочника товаров мне тоже приходилось делать нечто подобное, но там для конструирования наименования задействовалось больше полей.

Исполнительный директор, Москва

В сетевых аптечных структурах эта проблема давно уже решена. А самый простой вариант ее избежать - доверить ведение номенклатурного справочника одному конкретному сотруднику ( группе сотрудников), предварительно согласовав основные принципы классификации. Тогда и наименования будут вводиться в едином стандарте.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Россияне рассказали, что хотели бы получить в качестве корпоративного подарка

Какие подарки получают россияне от своих работодателей на Новый год и что они хотели бы на самом деле?

Большинство россиян готовы доверить найм и увольнение искусственному интеллекту

Россия попала в топ-5 стран, которые россияне считают продвинутыми в разработке искусственного интеллекта.

Подведены итоги премии IT HR AWARDS 2021

Сообщество IT HR AWARDS объединяет профессионалов, для которых важна созидательная среда, креатив, обмен идеями и желание развивать индустрию.

Каждый пятый россиянин надеется получить 13-ю зарплату в 2021 году

Более 40% опрошенных получают стимулирующую выплату ежегодно независимо от успехов по работе.