Административный директор. Управляющий делами. Профессиональная переподготовка.

1. Требования профессиональных стандартов «Специалист административно-хозяйственной деятельности», «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Административный директор/Управляющий делами: основные задачи и должностные функции и компетенции. Знания, умения и навыки. Что поменялось в требованиях?

2. Система управления и административного обеспечения в организации. Основные элементы системы управления. Роль и место административного обеспечения в системе управления компанией. Цели и задачи административного обеспечения. Объекты и инструменты управления Административного директора/Управляющего делами. Типовое положение административной службы. Матрица ответственности.

3. Формирование бюджета.  Классификация затрат для целей принятия управленческих решений. Планирование состава работ. Планирование частоты работ. Бюджетирование административной деятельности.

4. Контроль и анализ бизнес-процессов. Понятие бизнес-процессов, находящихся в зоне ответственности в зоне Административного директора/Управляющего делами. Технологии оптимизации бизнес-процессов. Оптимизация с помощью технологии SIPOC

5. Оценка эффективности деятельности АХО и выявление резервов ее повышения. Анализ эффективного использования бюджета в АХО. Варианты сокращения затрат для подразделений АХО. Целесообразность и возможности использования услуг сторонних организаций в деятельности АХО.

6. Организация работы административной службы. Организационная структура подразделения. Организация коммуникаций и взаимодействия. Распределение полномочий и ответственности за выполнение задач. Контроль и оценка деятельности службы. Определение критериев для оценки эффективности деятельности административных работников. Организация оперативного контроля качества выполненных работ. Отчетность служб и руководителя АХО. Сбор и обработка рекламаций

7. Управление мотивацией персонала. Принципы разработки мотивационных схем персонала. Система KPI для руководителя и персонала административной службы.

8. Социально-психологические аспекты работы Административного директора/Управляющего делами. Влияние психологических и физиологических факторов на поведение работников. Способы предупреждения конфликта. Управление конфликтом. Этапы разрешения конфликтных ситуаций. Разрешение производственных конфликтов.

9. Минимизация потерь в офисе и Бережливый офис (система 5С). Поток создания ценности. Определение ценности деятельности. Виды и источники потерь в офисе. Способы борьбы с факторами, отнимающими время. 5С – Бережливый офис.

10. Здоровый офис. Требования к организации и обустройству инфраструктуры для отдыха и здоровья на предприятии. Безопасная работа в условиях форс-мажора.

11. Организация офисных поставок. Управление запасами. Определение потребности в товаре. Планирование офисных поставок. Матрицы АВС и XYZ. Расчет страхового запаса. Плюсы и минусы разных методов закупок.

12. Инвентаризация: порядок проведения, сложные вопросы. Ответственность должностных лиц за повреждение или утерю материальных ценностей.

13. Выбор поставщиков и сервисных компаний. Как повысить качество поставляемых товаров и предоставляемых услуг. Выбор надежного поставщика.  Привлечь стороннего подрядчика или выполнить работы своими силами: что выгоднее? Методики подсчета. Критерий оценки поставщиков. Проведение переговоров.

14. Договорное право и рекомендации при составлении и заключении договоров. Стороны договора. Типы и виды сторон по договору как субъектов гражданско-правовых отношений. Понятие и виды договоров. Обязательные условия договоров. Структура и содержание договора. Содержание преамбулы договора. Обязательные условия договоров. Дата подписания договора и дата вступления договора в силу. Исполнение договора. Форма и способ исполнения договора. Приложения к договору. Изменение и расторжение договора. Типичные ошибки при составлении договоров.

15. Клининг: организация эффективной работы. Выбор клининговой компании. Что важно учесть в договоре на оказание клининговых услуг? Стандарты и технологии проведения санитарно-гигиенических мероприятий, необходимые ресурсы. Мониторинг процессов уборки, критерии и методы контроля эффективности. Благоустройство территории.

16. Законы и нормы, регламентирующие раздельный сбор мусора. С чего начать? Пошаговый алгоритм организации раздельного сбора мусора. Затраты и доходы от раздельного сбора мусора.

17. Организация транспортного обеспечения. Закрепление автотранспорта за руководителями, структурными подразделениями (жесткое/гибкое). Критерий выбора автотранспортных средств. Контроль деятельности и отчетность автотранспортного подразделения. Особенности работы водителя VIP. Оплата труда и стимулирование водителей. Материальная ответственность водителей. Режим труда и отдыха водителей. Прохождение медицинского осмотра.

18. Организация ремонтных работ. Организация и контроль проведения технического обслуживания офиса/здания. Подготовка ремонтных площадок и прилегающей территории. Контроль и качество выполняемых работ.

19. Хозяйственное обслуживание зданий, помещений. Автоматизация контроля работы инженерных систем. Внедрение технических средств экономии ресурсов.

20. Организация работы приемной. Оформление приемной и рабочих мест секретарей и персональных ассистентов. Профессиональный прием посетителей. Особенности приема делегаций. Основы делового гостеприимства.

21. Организация деловых и специальных мероприятий (совещаний, переговоров, конференций). Подготовка информационно-справочных документов и помещения к мероприятию. Документирование деловых мероприятий. Организация сервисного обслуживания (фуршет, бизнес-ланч, ужин). Организация культурной программы

22. Организация документооборота в компании. Государственные и локальные нормативные акты по делопроизводству. Понятие и состав реквизитов документов по ГОСТ 7.0.97-2016. Требования к оформлению бланков. Состав и виды документов. Построение документооборота организации. Принципы организации построения документооборота. Движение документопотоков. Оптимизация схем движения документов. Централизованная и децентралированная обработка документов. Построение электронного документооборота. Сроки исполнения и контроль исполнения документов. Ответственности за исполнение документов и поручений.

23. Систематизация и хранение документов. Нормативное регулирование в области работы с архивными документами. Сроки хранения документов. Разработка и внедрение номенклатуры дел. Формирование и оформление дел. Подготовка документов к архивному хранению. Экспертиза ценности документов. Выделение дел и документов к уничтожению. Выбор способа уничтожения документов. Документирование процесса уничтожения документов.

24. Организация работы архива предприятия. Место архива в организационной структуре предприятия и задачи архива. Основные понятия и определения. Ответственность работодателя за несоблюдение требований законодательства об обеспечении сохранности документов. Требования к помещению архива. Расчет площадей под размещение архива. Правила размещения документов в архиве.

25. Автоматизация документооборота и архива. Нормативное регулирование в области работы с электронными документами. Управление документами предприятия в условиях СЭД. Программа «Цифровая экономика Российской Федерации», какое влияние она может оказать на работу с документами.  Особенности создания, подписания, согласования, учета и хранения электронных документов. Основные возможности и проблемы с внедрением электронных систем. Создание электронного архива. Форматы хранения электронных документов. Правила использования и уничтожения электронных документов.

26. Составление организационно-распорядительных документов (ОРД). Составление должностных инструкций и положений. Документы справочно-информационные. Составление и оформление актов. Составление и оформление протоколов. Распорядительные документы

27. Эффективная деловая переписка. Классификация деловых писем. Структура и композиция делового письма. Особенности переписки с государственными органами власти и управления. Особенности электронной переписки. Внутрикорпоративная переписка.

28. Основы делового этикета и деловой коммуникации. Деловой этикет и имидж компании. Субординация и этика делового общения. Рабочий день в офисе. Внешний имидж сотрудников компании. Речевой и телефонный этикет. Невербальное общение в деловой сфере.

29. Особенности проведения проверок контролирующими (надзорными) организациями. Основные законодательные нормы и требования. Перечень и полномочия органов исполнительной власти и подведомственных им организаций, уполномоченных на проведение государственного контроля (надзора).