Большинство мероприятий для партнеров, заказчиков и клиентов рассматривают и воплощают в жизнь как один из элементов комплекса маркетинга. Исходя из определения «маркетинга», цели мероприятия можно свести к тому, чтобы сделать усилия по сбыту менее затратными, в том числе, максимально хорошо познать и понять клиента, так, что товар или услуги будут точно подходить последнему и продавать себя сами.
Для того чтобы мероприятие получилось качественным необходимо учесть, продумать и подготовить огромное количество этапов. Очень важно, чтобы концепция была реализована в точности с подготовленным планом и сметой, строго соблюдался тайминг, и конечно, самое главное, чтобы мероприятие было проведено с душой и все участники надолго сохранили хорошее послевкусие. Эту работу, как правило, берут на себя агентства и некоторые из них в этом очень преуспевают. Но правильно ли, если на следующий день после мероприятия кроме ощущения вчерашнего праздника и дополнительных счетов больше ни чего не осталось? В таком случае понимаешь, что потенциал инвестиций в мероприятие раскрыт не полностью. Именно поэтому, еще раз вернемся и проанализируем некоторые этапы подготовки специальных событий.
Итак, принято рассматривать два участника процесса подготовки мероприятия: организатор, определяющий цели и задачи мероприятия и агент, выполняющий работы по реализации согласованного концепта. Для выполнения задания агент ведет работу с поставщиками, подрядчиками, арендаторами. В чем же заключается подготовка мероприятия со стороны организатора? Очевидно, что если работа сводится к постановке задачи агентству шансов на достижение целей остается значительно меньше. В этой статье мы предлагаем подробнее рассмотреть некоторые из этапов подготовки мероприятия со стороны инициатора.
Основным этапом подготовки является составление списка участников мероприятия. Гости -целевая аудитория, на которую предполагается воздействие посредством организации специального события. Включайте в список гостей только лиц, для которых предоставляемая на событии информация и круг общения представляют ценность. Если мероприятие носит деловой характер, не пытайтесь совместить аудитории, работающие на разных рынках, например, ваших поставщиков и клиентов. Такие совмещения опасны не только не плодотворным общением гостей с точки зрения бизнеса, но и могут принести коммерческие потери.
По возможности следите затем, что бы соотношение мужской и женской аудитории был сопоставимо, и на мероприятии не возникало межличностной конкуренции. Также, если аудитория будет однородна по другим демографическим признакам, то с большей вероятностью будет интересно общение гостей между собой и тем более подходящей для аудитории можно проработать все пункты программы события.
Точность списка приглашенных гостей это не только возможность сделать мероприятие более «личностным» и от этого более запоминающимся, но и значительная оптимизация стоимости мероприятия. Качественно проработанный список гостей – залог эффективности мероприятия.
Важное место в списке приглашенных занимают сотрудники организатора. Как определить достаточное количество сотрудников, присутствие которых необходимо на событии? Предлагаем воспользоваться одним из правил успешного мероприятия - ни кто из гостей не должен остаться без внимания.
При подготовке списка приглашенных обязательно согласуйте список гостей с отделом, который инициировал мероприятие для того, чтобы каждый из менеджеров имел возможность определить, кого из гостей он хотел и мог бы приветствовать лично и уделить ему необходимый минимум времени.
Условно разделите всех гостей на группы, назначьте ответственных за каждую группу одного из менеджеров и в качестве одного из заданий на мероприятие поручите менеджеру пообщаться с заранее определенными гостями.
Обязательно пригласите на событие коллег из смежных департаментов: сервисная, финансовая службы, бухгалтерия, логистика итд. Так ваши коллеги получать возможность получить ответы экспертов непосредственно на мероприятии.
Если планируется устроить банкет для участников, проследите, чтобы за каждым столиком гостей присутствовали один или два сотрудника компании. Это необходимо для того, чтобы общение за столом велось вокруг интересов компании и соответствовало целям мероприятия.
Если количество сотрудников в компании организатора значительно меньше количества возможных гостей, например, такое часто встречается в представительствах иностранных компаний, имеет смысл прибегнуть к найму временного персонала, например для встречи гостей у входа, для вручения именных сувениров или программ, для организации стола информации, бюро находок итд.
Заранее проинформируйте сотрудников своей компании, участвующих в мероприятии, о программе и расписании мероприятия. Пусть каждый из приглашенных сотрудников будет гостеприимным хозяином.
Подготовьте свод правил поведения для сотрудников на мероприятии, напомните о правилах делового этикета. Можно включить следующие пункты:
- Будьте гостеприимными хозяевами: представьте друг другу незнакомых людей, предложите тему для разговора за столом, проинформируйте о программе и расписании мероприятия, предложите скучающему гостю свое общество;
- С одним гостем проводите не более 1/2 часа, если другого не требует дело;
- Обсуждайте бизнес вопросы не навязчиво, не препятствуя посещению анонсированных пунктов программы;
- Не требуйте принятия решений непосредственно на мероприятии;
- Не злоупотребляйте алкоголем, если чувствуете что «перебрали», немедленно покиньте мероприятие, предупредив об этом своих коллег;
- Не участвуйте в конфликтах между гостями, пригласите сотрудника агентства или службу безопасности;
- Оказывайте посильную помощь гостям, не ждите помощь агента, именно ваше внимание даст клиенту понять, что он самая большая ценность компании; итд.
- Ни при каких обстоятельствах не покидайте мероприятие раньше приглашенных гостей.
Подготовьте для каждого менеджера задание на мероприятие и проинформируйте о форме последующего отчета. Задание не должно содержать поручений по организации праздника, возложите все обязанности на агента. Включите в задание только пункты, влияющие на выполнение менеджером его рабочего плана.
Одной из важнейших возможностей при проведении мероприятия является сбор информации. В настоящее время, информация является самым ценным активом любой компании. Компании тратят десятки и сотни тысяч денежных единиц на приобретении обзоров рынков, информации о конкурентах и продуктах, в то время как мероприятие дает возможность получить оперативную информацию в течение короткого времени. Заранее подготовьте список интересующих компанию вопросов. Включите сбор информации в задание для приглашенных сотрудников. Также сбор информации можно использовать для оценки качества мероприятия. Но это отдельная тема требующая обсуждения.
При подготовке поощрительного, мотивационного или командообразующего мероприятия, как правило, требования к сотрудникам ограничивается гласными и негласными правилами корпоративной культуры и целями мероприятия.
После окончания мероприятия, в первую очередь, поблагодарите гостей за присутствие. Далее соберите и проанализируйте информацию от сотрудников и агента, рекомендуем сделать это не позднее чем через 1-3 дня. Оцените качество проведения мероприятия и зафиксируйте полученные идеи, цели, договоренности. Постарайтесь определить долгосрочный эффект мероприятия на основании данных ваших сотрудников через 1-3 мес.
Используйте всю полученную информацию при организации следующего мероприятия.
Надеюсь, что предложенная информация поможет вам в работе.
Пустая статья. К сожалению просто истины. Не отражены сложные вопросы, варианты их решения.