Олеся Сильченко: «Праздник на пороге» - event для начинающих

Олеся Сильченко

EVENT – новое направление
в рекламе/маркетинге.
Информации в учебниках почти
нет. Кто-то выделяет
event в
самостоятельную область, кто-то
считает, что он входит в
BTL.
Много статей на сайтах: мнения,
размышления и т.п….
А для начинающих «ивент-манагеров»
нужно что-то более конкретное,
что я и хочу предложить
Вашему вниманию.

EVENT MARKETING – Событийный маркетинг – это специальные мероприятия, проводимые с определенными целями.

Это могут быть презентации, церемонии открытия, ярмарки, конференции, шоу и т.д., связанные, например, с выходом на рынок нового продукта или с желанием повысить узнаваемость бренда. А может целью организаторов является укрепление отношений внутри коллектива или повышение лояльности сотрудников, улучшение репутации компании перед клиентами и конкурентами. Тогда специальными мероприятиями могут быть годовщины каких либо событий компании, юбилеи или просто дни рождения сотрудников, новый год или восьмое марта.

При проведении специальных мероприятий возможна PR-поддержка.

Итак! Вы приняли решение организовать специальное мероприятие. С чего же начать? Предлагаю план, который поможет сконцентрировать мысли и не упустить важные мелочи в суматохе подготовки eventa.

Стадия 1 – Концепция.

«Принимаясь за дело, соберись с духом» Козьма Прутков. Плоды раздумья.

Задайте себе вопрос – Что является причиной по которой вы решили организовать данное мероприятие? Ответив на него, вы сможете определить тип мероприятия, что безусловно будет важно при подготовке к этому событию. Знание типа мероприятия облегчит разработку креатива, сценария и сметы мероприятия.

Согласитесь, клоуны будут не уместны на бизнес – конференции (Хотя как «обрадуются» приглашенные участники!!!), а свадьба без тамады будет скучноватой.

Не определив цели и тип мероприятия, вы не сможете донести желаемую информацию до гостей, клиентов/потребителей. Представьте: Прошла уже половина презентации вашего нового продукта/услуги, а гости все еще не знают, что вы предлагаете, или что еще хуже, кто вы такой…

В этом случае будьте уверены – у вас большие нерпиятности!

Стадия 2 – Планирование.

«Не шагу без плана!!!»

Важные детали, которые вы должны продумать и проработать:

  • Дата мероприятия – достаточно ли у вас времени на подготовку? Или наоборот, к Новому году вы готовитесь в апреле? Тогда составление точного бюджета бессмысленно – за пол года цены могут сильно измениться.
  • Бюджет – есть два варианта: а) у вас есть сумма, под которую вы подгоняете расходы, б) составляется смета, на которую выделяются необходимые средства.

Многие согласятся со мной, что 2-й вариант намного удобнее. При формировании бюджета, необходимо вспомнить каков масштаб события, и каковы его цели. Может ради «Дня Бухгалтера» не стоит арендовывать красную площадь или тратить всю годовую прибыль на надпись в небе, распыленную цветным дымом с истребителя:

« С днем рождения, уважаемый Иван Иванович!!!» (Хотя возможно, при утверждении такой сметы, Иван Иванович прослезится и повысит вас в должности вместе с окладом!).

Имейте план на случай непредвиденных обстоятельств, который должен будет вступить в действие, если что-то пойдет не так, как надо.

Стадия 3 – (Самая утомительная.) Подбор подрядчиков.

Возможно, все необходимое есть у Вашей компании, возможно, нет ничего. В любом случае стоит обратить внимание на нижеперечисленное:

1. Место проведения мероприятия – собственный офис или арендованное помещение (вспомни о типе и цели мероприятия). Обязательно учти такие факторы, как количество приглашенных (все должны поместиться), длительность мероприятия, а соответственно его территориальная отдаленность. Можно арендовать пансионат, но если праздник закончится в 22-00, а заселение гостей на ночь не предусмотрено, и Вы не позаботились об обратной доставке приглашенных, то как бы весело им не было на Вашем юбилее/фестивале/презентации, веселье сойдет на «нет», когда они будут топать в вечерних платьях по проселочной дороге до МКАДа и ловить попутки. Но одной цели, в этом случае, Вы добьетесь точно – этот день они не скоро забудут, а реклама (читай антиреклама) Вашей компании будет обеспечена.

Местом проведения могут быть:

  • Ресторан, кафе, ночной клуб
  • Конференц-зал
  • Пансионат, гостиница
  • Лужайка на природе (под шатром)
  • Теплоход
  • И др.

2. Подумайте о доставке-встрече гостей – это может быть лимузин, автобус, катер, самолет… голубоглазые лайки, запряженные в сани с колокольчиками…

3. Обеспечение питания – возможны варианты: кофе-брейк, шведский стол, фуршет, банкет и т.д. Данная услуга может быть предложена арендодателями (например, отелем, в котором вы сняли конференц-зал). Если нет, то вы можете обратиться в Кейтеринговые компании, обеспечивающие выездное ресторанное обслуживание.

4. Техническое обеспечение – занимает не последнее место в проведении ивента. Обратитесь к специалистам (таких компаний в Интернете множество), объясните, что за мероприятие у Вас планируется, покажите им помещение и предложат Вам необходимую технику: конференц – систему, микшеры, плазменные панели, звуковые колонки, приемники синхронного перевода и многое другое. Они же помогут заснять Ваше событие на профессиональную видеокамеру и создадут памятный или рекламный видеоролик.

5. Озаботьтесь культурной программой, что бы Ваши гости не умерли от скуки или просто почувствовали себя V.I.P. гостями, слушая органы во время кофе-брейка. А на прощание сыграйте гостям Гагаку – традиционную музыку, исполняемую на церемониях и праздничных мероприятиях императорского двора Японии. Обратитесь в концертное агентство. Там Вам предложат любых артистов, от шоу-звезд, до мужского стриптиза (!Еще раз вспомните по какому поводу проводится мероприятие, и кто на него приглашен!). Подумайте, нужен ли Вам ведущий.

6. Приятные мелочи. Они не являются обязательными. Это просто создает настроение и улучшает имидж компании, которая устраивает событие:

  • Оформление помещения воздушными шарами и цветами
  • Фейерверк в честь гостей
  • Лазерное шоу
  • А может тема Вашего праздника «Второе нашествие марсиан» (да простят меня братья Стругацкие) тогда – скафандры на официантах, луна под потолком и черная икра в тюбиках…Неземное мероприятие!

7. PR – поддержка – приглашение СМИ уместно лишь тогда, когда Вы действительно хотите, что бы о Вашем событии узнали Все. Если да, то выделите для этого специального сотрудника – это занятие долгое, трудное, утомительное и требует профессионализма: составление пресс-релизов, обзвон СМИ, приглашение журналистов, их аккредитация и т.д.

8. Охрана. Тут все просто. Либо это охраняемая территория, либо обратитесь в ЧОП.

9. Переводчики – Личный для V.I.P. гостя, либо переводчик для всех. Он может переводить прямо со сцены, а можно заказать специальную будку и приемники синхронного перевода. (см. техническое обеспечение).

Стадия 4 – Пиетет.

«Мерси за комплиман»

  • Озаботьтесь (это будет не лишним) официальными приглашениями. Текст приглашения может звучать примерно так:

Компания «S.O.M.»
от лица Генерального директора Сильченко Олеси Михайловны
Рада пригласить Вас на открытие 10-го филиала компании в г.Москве.
Мы будем рады если Вы найдете время посетить наше мероприятие и порадоваться вместе с нами успехам нашей компании!
Праздничное мероприятие состоится по адресу:
Улица/дом/этаж/…
Дата мероприятия: 00.00.0000.
Время начала/время окончания.
Необходимо подтвердить согласие на посещение мероприятия до 00.00.0000
по телефону /факсу/
e-mail
Контактное лицо: Ф.И.О.
Возможно указание стиля одежды – повседневный, деловой, вечерний.

  • Разложите таблички с Ф.И.О./должностью на места за столом или в зрительном зале, если хотите, что бы важные персоны чувствовали себя таковыми и были в нужным момент именно там, где Вы хотите их найти. Например, во время приглашения на сцену, для вручения подарков. Такое распределение (таблички), поможет избежать путаницы.
  • Кстати, о подарках. Если позволяет бюджет, порадуйте приглашенных подарками/сувенирами. Это могут быть блокноты и ручки с фирменным логотипом и координатами. Вашим гостям будет удобно записывать нужную информацию, к тому же это не плохой рекламный ход, ведь этими ручками/блокнотами они будут пользоваться еще какое то время, а на блокнотах название Вашей компании и ее координаты…
  • Позаботьтесь о том, что бы обслуживающий персонал имел возможность сложить свои вещи в специально отведенную для этого комнату. Не забудьте о питании приглашенных специалистов, ведь зачастую они приезжают на мероприятие задолго до его начала и уезжают позже всех, после сбора аппаратура и уборки помещения. Ваша репутация должна не только повыситься в глазах Ваших гостей, Нои не ухудшиться в глазах наемных специалистов, ведь именно они помогают Вам достичь изначально поставленной цели.

Стадия 5- Внимание!

«Мне сверху видно все, ты так и знай!»

Назначьте ответственных или проследите сами: весь технический персонал должен быть в нужном месте в нужное время.

Например, видеооператоры – своеобразные люди…-… Фестиваль в курортном городе. Поезд из Москвы отправляется в 7-00 утра. Билет заказан и торжественно вручен видеогению. Все хорошо, но его забыли разбудить!

Он опаздывает на поезд, вместе с камерой и полной сумкой видеороликов, без которых открытие фестиваля не возможно…Поезд отходит. Ответственные за проведение фестиваля рвут на себе волосы и выбрасывают их в окно отходящего состава!!! Мобильный телефон виновника этого сумасшествия не отвечает. Ему некогда отвечать на звонки – он ловит такси и догоняет поезд!!! На первой остановке в вагоне появляется проспавший…

Да, его оштрафовали на крупную сумму, НО! Он гений в своем деле, а к гениям нужен особый подход. Его просто надо было разбудить!!!

Стадия 6 – Анкетирование.

В завершении мероприятия и для оценки оного, Вы можете предложить участникам/гостям заполнить анкету, в которой они смогут оценить качество Вашего мероприятия. (Подробно об анкетировании в следующей статье)

Стадия 7 – Обмен документами 

Оплата услуг (если не было предоплаты), подписание актов сдачи-приемки работ, счета-фактуры, отчеты и т.п.

События «придуманные» и проведенные с разными целями могут быть абсолютно разными. Подобные мероприятия, не смотря на их многообразие, имеют общую черту – расходы и труды по их организации можно взвалить на спонсора. Вы можете найти его для своего мероприятия, а можете стать спонсором чужого события.

Спонсоринг – инвестирование средств в специальное мероприятие. Это может быть, например, спонсорство конкретной спортивной команды (спортивный маркетинг).

Надеюсь, что мероприятие, которое устроите Вы, будет лучшим из всех возможных. Помните только, что у Вас не будет второго шанса произвести первое впечатление!!!

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Участники дискуссии: Иван Подлубный, Виктория Шешенина
Нач. отдела, зам. руководителя, Москва

Олеся Михайловна, спасибо за хорошую статью. Кратко, но в то же время, настолько глубоко изложены все возможные трудности (и их преодоление) при организации события. Как говорится, от А до Я. Статья - действительно ПЛАН! Читая - понимаешь, насколько серьезного, внимательного и аккуратного отношения требует каждый этап организации и, особенно, самого проведения мероприятия. Для организаторов, событие – это тяжелый труд. Хочу выразить надежду, что другие читатели тоже осознают, что ивенторы – это не «лабухи» на свадьбах, а специалисты, которые работают на реализацию заранее проработанного плана.

Event manager, Москва

Олеся, очень интересная статья, но отсутствует самый первый и важный пункт: Определение целей и задач мероприятия. Именно исходя из целей и задач создается концепция мероприятия, которая позволит ему не превратиться в веселый междусобойчик, а сделает его действенным инструментом маркетинга или корпоративной политики.
/отредактировано модератором/

Нач. отдела, зам. руководителя, Москва

Олеся Михайловна,
спасибо за хорошую статью. Кратко, но в то же время, настолько глубоко изложены все возможные трудности (и их преодоление) при организации события. Как говорится, от А до Я. Статья - действительно ПЛАН! Читая - понимаешь, насколько серьезного, внимательного и аккуратного отношения требует каждый этап организации и, особенно, самого проведения мероприятия. Для организаторов, событие – это тяжелый труд. Хочу выразить надежду, что другие читатели тоже осознают, что ивенторы – это не «лабухи» на свадьбах, а специалисты, которые работают на реализацию заранее проработанного плана.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Владелец «Л’Этуаль» полностью выкупил сеть магазинов косметики «Подружка»

В России работает 287 магазинов сети «Подружка».

Стать предпринимателем пробовал каждый третий в мире

Доля заинтересованных в развитии своего бизнеса выше в странах Латинской Америки и в Индии, ниже — в Японии, Нидерландах, Бельгии, Швеции.

Названы самые дефицитные профессии в промышленности

Спрос на представителей некоторых специальностей за полгода вырос на 58%.

Пожар на складе Ozon: ущерб в 10 млрд рублей, компания выплатит компенсации продавцам

Основная версия пожара – поджог. Склад в Подмосковье уже не спасти.