Александр Кудряшов: Бережливое производство для совершенствования офисной деятельности

Александр Кудряшов

Проблематика повышения эффективности совещаний обычно рассматривается с точки зрения улучшения организационных основ, применения современных технических средств и личной подготовленности руководителей и участников совещаний. Такой подход, позволяющий снять ограничения, лежащие на поверхности, безусловно, полезен и необходим в качестве первоочередного шага. При этом дальнейший рост эффективности совещаний следует обеспечивать за счет более глубокого анализа совещательных процессов, поиска скрытых источников потерь и систематического совершенствования менеджерской деятельности. Для этого целесообразно рассмотреть вопросы использования методов бережливого (lean) производства, хорошо зарекомендовавших себя в промышленности, применительно к офисной работе, в том числе, с целью повышения эффективности служебных совещаний.

Бережливое производство характеризуются тем, что в его бизнес-процессах осуществляется постоянное устранение потерь. Потери появляются в выполнении тех операций, которые требуют затрат рабочего времени и других ресурсов, но не повышают ценность итогового товара или услуги. Экономика бережливого производства выражается как «Цена – себестоимость = прибыль», тогда как в традиционной экономике «Себестоимость + прибыль = цена». Здесь уменьшение себестоимости продуктов и услуг за счет систематического устранения потерь и есть путь увеличения прибыли и снижения цен. Изначально методология бережливого производства возникла в автомобильной индустрии Японии, на заводах фирмы «Тойота».

В применении к офисной работе, вопросы бережливого производства были представлены, например, в книге «Бережливый офис» (Дон Тэппинг, Энн Данн, М.: «Альпина Бизнес Букс», 2009 год). Здесь были определены основные виды потерь, характерных для любого вида деятельности в любой организации, включая офисную работу. К ним относятся:

1. Перепроизводство (лишняя работа)

2. Потери времени на ожидание в различных очередях

3. Движения, которые необходимо минимизировать

4. Перемещения, которые необходимо устранить

5. Излишняя обработка, которая не создает дополнительной ценности

6. Излишние запасы (материальных и электронных объектов)

7. Брак, который влечет за собой потери времени и ресурсов на его устранение

8. Нерациональное использование рабочей силы (как восьмой вид потерь)

В приведенной ниже таблице представлены указанные виды потерь и типовые методы устранения этих потерь.

Типовые потери и методы их устранения

№пп

Вид потерь

Содержание потерь

Методы устранения

1

Перепроизводство

Выполнение работы до того, как это потребуется (излишняя работа)

Стандартизация работ, Ритмичность работ, Планирование работ, Равномерная загрузка, Анализ работ, Автоматизация работ, Мониторинг и контроль работ

2

Ожидание

Потери времени на ожидание в различных очередях (за ресурсами, людьми, документами,…)

Планирование работ, Автоматизация работ, Стандартизация работ, Ритмичность работ, Равномерная загрузка, Анализ работ, Мониторинг и контроль работ

3

Движение

Любые передвижения материальных объектов, людей, документов, в т.ч., электронных, которые не создают ценности

Стандартизация работ, Ритмичность работ, Планирование работ, Автоматизация работ, Мониторинг и контроль работ

4

Перемещение

Избыточные (бесполезные, не создающие ценности) перемещения материальных объектов, людей, документов и т.д.

Стандартизация работ, Ритмичность работ, Планирование и учет работ, Равномерная загрузка, Анализ работ, Автоматизация работ, Мониторинг и контроль работ

5

Обработка

Выполнение работы, которая не создает ценности и не требуется ни внешним, ни внутренним потребителям

Планирование и учет работ, Анализ работ, Автоматизация работ, Мониторинг и контроль работ

6

Запасы

Поддержка не требующихся (излишних) ресурсов, не создающих ценности и занимающих место и время

Стандартизация работ, Ритмичность работ, Планирование и учет работ, Равномерная загрузка, Анализ работ, Автоматизация работ, Мониторинг и контроль работ

7

Брак

Брак, который влечет за собой потери времени и ресурсов на его устранение, не увеличивающие ценности продуктов или услуг

Стандартизация работ, Ритмичность работ, Анализ работ, Автоматизация работ, Мониторинг и контроль работ Обучение персонала

8

Труд людей

Нерациональное использование рабочей силы, недостаток или избыток компетенций для данных работ, недозагрузка или перегрузка сотрудников, плохая организация работ

Стандартизация работ, Ритмичность работ, Планирование и учет работ, Анализ работ, Автоматизация работ, Мониторинг и контроль работ Обучение персонала

Процессы и этапы совещаний

Большинство авторов, рассматривая совещания, делают упор на подготовке и проведении этих мероприятий, при этом лишь касаются вопросов контроля исполнения решений, не затрагивая других важных составляющих.

Мы предлагаем для служебных совещаний установить более четкое и детальное структурирование. На основании анализа повесток дня, протоколов совещаний и других материалов, и с учетом литературных источников мы выделили следующие 6 процессов или этапов совещаний:

1. Этап №1организация совещаний — определение круга участников, формирование плана совещаний на период, выбор тематики и разработка регламента совещаний.

2. Этап №2 - подготовка совещаний — рассылка уведомлений, напоминаний и материалов к совещанию, уточнение сроков, повестки дня и списка приглашенных, проверка готовности помещений и т.д.

3. Этап №3 — проведение совещаний — обсуждение тем и вопросов совещания, выработка решений, выдача поручений исполнителям по повестке дня.

4. Этап №4завершение совещаний – принятие решений и оформление протокола совещания, включая подготовку, согласование, утверждение и рассылку протокола.

5. Этап №5 — контроль исполнения решений совещаний — мониторинг исполнения поручений совещания, фиксация результатов исполнения поручений, оценка исполнительской дисциплины, подготовка вопросов для следующего совещания.

6. Этап №6анализ материалов совещаний — анализ истории вопросов, поиск прецедентов в протоколах, получение статистики затрат времени и трудозатрат, просмотр материалов совещаний, оценка качества и совершенствование совещаний.

Такая последовательность этапов в большей мере отражает реальности, существующие при организации и проведении совещаний, а также обеспечивает всестороннее описание процессов служебных совещаний на уровне, необходимом как для разработки регламентов, так и для автоматизации управления ими.

Источники потерь по бизнес-процессам совещаний

Полагая, что совещания являются одним из видов офисной деятельности, теперь интересной становится возможность привязать типовые виды офисных потерь к этапам и процессам совещаний. При этом появляется полезная для анализа и повышения эффективности совещаний информация, представленная в приведенной ниже матрице.
Здесь каждому типовому виду потерь сопоставлены конкретные формулировки источников потерь, отнесенных к основным бизнес-процессам совещаний. По существу, в этой таблице представлены типовые виды недостатков совещаний, но в структурированном виде и концентрированной форме, что позволяет привлечь внимание руководителей и других заинтересованных лиц к тем потерям, которые свойственны именно их совещаниям с очевидными выводами по совершенствованию совещаний.

Источники потерь по бизнес-процессам совещаний

proc_sov1_exe.jpg

Чтобы увидеть таблицу в увеличенном масштабе, кликните по картинке

Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
ЦБ накажет за имитацию

Мошенники положили на счет в одном из банков «сувенирные» купюры почти на 600 тыс. руб.

В Японии отказываются от Huawei

Ведущие японские операторы мобильной связи объявили о приостановке предзаказов и продаж новых смартфонов Huawei.

Сжиженный газ в приоритете

Нефтяная компания Saudi Aramco планирует начать закупку сжиженного природного газа у калифорнийской компании.

Минфин снижает темпы заимствования

«Мы перевыполняем план, занимаем с опережением графика», – говорят в ведомстве.