В любой организации обязательно ведется кадровый учет и начисляется заработная плата. Иногда расчет зарплаты даже в небольшой компании может превратиться в настоящее стихийное бедствие, отнимающее время у множества сотрудников вплоть до руководителя и полностью парализующее работу бухгалтерии один или два раза в месяц. Рабочее время стоит денег, и рано или поздно у руководства возникает вопрос: как оптимизировать затраты?
Можно использовать, например, такие способы:
1. Найти более квалифицированного бухгалтера. Плюс: вся бухгалтерская работа будет выполнена быстро и в срок. Минус: выше квалификация ― выше зарплата.
2. Нанять на работу расчетчика, который будет заниматься только зарплатой. Плюс: вы разгрузите других квалифицированных специалистов. Минус: дополнительные расходы.
3. Упростить структуру начисления зарплаты, упразднив всевозможные надбавки и коэффициенты. Плюс: проблем с расчетом зарплаты не будет — у всех один оклад. Минус: вы теряете один из важнейших способов стимулирования сотрудников.
4. Перейти на нематериальные способы поощрения сотрудников. Плюс: внимание к сотрудникам положительно влияет на эффективность работы. Минус: почетная грамота не заменит премий и бонусов.
5. Передать расчет заработной платы внештатному бухгалтеру — на аутсорсинг. Плюс: экономия собственных ресурсов. Минусы: риски, связанные с сохранностью вашей финансовой информации, зависимость от аутсорсера и предлагаемых им условий.
Но существует еще один способ: правильно организовать бизнес-процесс расчета зарплаты. Это обернется экономией рабочего времени и, следовательно, сократит ненужные финансовые потери. Ключевую роль в этом бизнес-процессе играет автоматизация.
Работа над ошибками
С какими проблемами обычно сталкивается организация при начислении заработной платы? Почему, казалось бы, стандартная процедура может обернуться головной болью для многих специалистов, отнимая у них драгоценное рабочее время?
1. Нет четкой схемы взаимодействия: руководитель подразделения ― кадровик ― бухгалтер-расчетчик. Иногда фактически расчетом зарплаты заняты руководители подразделений, особенно если вознаграждение сотрудника зависит от объема выполненной работы.
2. Не хватает оперативности. Работа бухгалтера зависит от многих людей, которые должны вовремя предоставить ему необходимые данные. Это огромный объем бумажной работы, быстро справиться с которым зачастую физически невозможно. Бухгалтер долго ждет заполненный табель, оформленные больничные, приказы на отпуск и другие документы, а потом работает в авральном режиме.
3. Нет прозрачности. Информация о структуре начисления заработной платы необходима и рядовым сотрудникам, и главному бухгалтеру, и руководителю. Сколько времени тратят сотрудники на разбирательства — откуда взялась такая сумма? Сколько времени тратит главный бухгалтер на то, чтобы проконтролировать процесс начисления зарплаты и расчета налогов? А руководитель организации нередко и вовсе ставится перед фактом, точнее, перед начисленными суммами зарплаты и налогов, не имея возможности разобраться, из чего они складываются.
Решение проблемы — автоматизация расчета и начисления заработной платы, обеспечивающая разделение функций, оперативность взаимодействия и прозрачность схем при существенной экономии времени.
Как должно быть
Предлагаю вашему вниманию пример. Посчитаем затраты на расчет зарплаты в компании ООО «Ромашка».
Итак, условия задачи. Восемьдесят сотрудников, работающих в восьми подразделениях, получают зарплату еженедельно. Вопрос: сколько человеко-часов в месяц тратится на начисление зарплаты в ООО «Ромашка»?
Восемь руководителей подразделений ведут в программе Табель учета рабочего времени на своих сотрудников. Каждый из них тратит на это 5 минут еженедельно, всего за месяц — около 2,5 человеко-часа. На расчет премий и бонусных выплат у всех руководителей уходит еще 6 часов раз в месяц. Итого: 8,5 человеко-часа.
Кадровик работает с приказами, больничными листами и другими документами всего 2 часа в месяц.
Бухгалтер каждую среду перечисляет ¼ месячного оклада сотрудников на зарплатные карточки. Это занимает 2 часа еженедельно, всего за месяц — 8 часов. Окончательный расчет зарплаты — еще 4 часа в месяц. Итого: один бухгалтер тратит на расчет зарплаты 12 часов в месяц.
Вот мы и получили ответ: всего за месяц в ООО «Ромашка» на расчет еженедельной заработной платы восьмидесяти сотрудников затрачивается 22,5 человеко-часа рабочего времени.
А как обстоят дела в вашей организации? Сколько времени вы тратите на расчет зарплаты? А сколько стоит это время в деньгах?
