Елена Тихомирова: Можно ли организовать конференцию на 700 человек втроем и за 30 тыс. руб.?

Елена Тихомирова

Конференции – важный инструмент корпоративного обучения и управления знаниями. Причем едва ли не единственный, где идет такой активный обмен знаниями неформальными. Хороша конференция и внешняя, куда сотрудники компании отправились докладчиками и слушателями, хороша и внутренняя - где вы собрали специалистов какого-то направления и организовали для них все необходимое, чтобы они пообщались и знаниями обменялись.

Штука хорошая, но уж больно дорого. И залы арендовать, и питание организовать и сотрудников из регионов привезти и поселить. Не меньшую трудность конференция представляет для тех, кто не располагает бюджетом для всех первоначальных платежей. Именно они – самые крупные и пока участники и спонсоры ее оплачивают счета, и уже нужно сделать.

У меня была задача провести конференцию для членов нашего сообщества специалистов по e-learning. Членство там бесплатно и вообще дело совсем некоммерческое. Как быть? Запланировав мероприятие на 2-ое июня, мы начали подготовку.

1-ого июня у меня было самое необычное ощущение, которое я могу вспомнить за последнее время: нервничаю, переживаю, все как в ожидании большого события, но только вот завтра утром ехать никуда не нужно, сумок, пакетов и коробок с раздаточным материалом нет и даже нет особого повода не спать всю ночь, как положено организаторам крупного события.

А 2-ого июня прошло eLearning Tools Show, где мы собрали более 20 докладчиков и более 700 участников. Докладчики представили самые передовые решения на рынке электронного обучения, а участники все внимательно изучили, задачи свои вопросы, пообщались друг с другом. И все это онлайн. Мы не снимали помещения, никто к нам не приезжал и мы никуда из офиса не уходили. А мероприятие все равно состоялось, причем очень яркое и очень интересное.

Описывать кто и что представил не будем, потому как это лучше всего посмотреть в записи, а вот про организацию и проведение такого события напишу с большим удовольствием - все-таки опыт первый.

Итак, сама идея eLearning Tools Show появилась в начале апреля 2011 года, мы с коллегами обсуждали организацию очной выставки для участников сообщества. По опросам участников eLearning PRO многие хотели бы посмотреть на все доступные на рынке решение, потому как есть и потребность в новых инструментах и желание что-то заменить. Мы обзвонили все выставочные залы, придумали концепцию и стали искать совета у коллег, которые выставками занимаются. Оказалось, что залов в Москве мало (по крайней мере таких, которые легко трансформируются, до которых не очень трудно добраться, не говоря уже о тех, где цена хотя бы средняя). Интересную концепцию, которая сделала бы eLTS чем-то особенным, мы нашли, только вот реализация при текущих ценах на разные услуги - слишком дорога. Последней каплей стали разговоры с коллегами, которые рассказали о том, что такое проведение выставки, застройка, пожарная безопасность и все такое прочее...

И тут появилась идея - сделать все тоже самое, только онлайн. Сначала посмеялись, а потом подумали - это удобно для всех и пользы будет немало. Вот посмотрите:

- затрат минимум, а потому поставщикам не нужно будет платить огромные деньги представление своей компании и продуктов, а нам как сообществу да еще и с очень маленькой администрацией, это еще более актуально;
- прямое общение с потенциальными клиентами: вопросы в чате задают даже самые стеснительные, история всех вопросов сохраняется, можно потом внимательно проанализировать;
- зона покрытия - все страна и еще и соседи: попадают на выставку те, кто не поехал бы в столицу ради 1 дня прогулки между стендами;
- инструменты можно показать в действии: демонстрация рабочего стола, каждый зритель все отлично видит на своем экране;
- поставщикам тоже никуда ехать не нужно, рассказать можно из удобного кресла в офисе, и сразу после вернуться к своим делам.

Есть, конечно, и условия, без которых хорошее онлайн мероприятие не сделать.

- Нужен хороший партнер, у которого есть инструмент для организации вебинаров. В нашем случае это был Adobe Connect. Тут у нас было и общее лобби, место, где все собрались и где мы провели открытие, были комнаты - для каждой секции и для каждого доклада. Посетители комнат для отдельных докладчиков не видели, но для организаторов это было очень удобно. Самое главное, что Adobe Connect имеет возможности для трансляции рабочего стола, причем эта функция там работает отлично. В целом для онлайн мероприятия инструмент, с помощью которого будет все проводиться, также важен, как помещение для очного события.
- С каждым докладчиком нужно провести репетицию. Даже если докладчик представляет компанию, которая производит вебинары. Кнопки и принцип работы все равно отличаются, а времени, чтобы разбираться по ходу - нет. На каждую репетицию нужно закладывать около часа на одного докладчика - с учетом опозданий и всех прочих ньюансов. Поэтому подготовку нужно начинать заранее.
- Презентации всех выступающих должны быть у организаторов заранее, чтобы при создании комнат их можно было сразу загрузить и проверить работоспособность.

Еще можно сделать несколько выводов:

- на каждую секцию нужно иметь одного модератора, а лучше двух - иначе человек просто отойти от компьютера не сможет, даже за чаем.
- чем больше у вас участников, тем подробнее и детальнее должны быть инструкции по входу и работе с инструментов - вопросов все равно будет очень много, стоит их хоть чуть-чуть сократить.

Ошибки у нас были, некоторые вещи мы поняли не сразу, но самое главное, что это не помешало мероприятие провести и провести без накладок. В результате у нас 700 участников получили возможность пообщаться с поставщиками решений, причем общение это было качественное и комфортное.

Кстати, проводить демонстрацию решений в таком виде получается более продуктивное, чем на выставке:

- никто не мешает и все видно;
- можно сразу сделать скриншоты, если что-то особенно интересно или нужно запомнить. Картинку можно и коллегам сразу отправить, чтобы, к примеру, лишний раз аргументировать свою позицию;
- можно смотреть вместе с коллегами, обсуждать и принимать решения.

А еще из записей у вас сразу получится база знаний, которую потом можно использовать и для обучения и для информирования. Видео можно легко встроить в электронный курс.

При всем при этом у всех минимальные затраты на участие и посещение мероприятие, а эффективность - высокая. Кроме снижения расходов на логистику и организацию появляется возможность привлечения экспертов. Их, конечно, и на очное событи привлечь можно, но это дорого (надо ж привозить, если он западный) и еще в его график попасть нужно. А онлайн - все проще: час-два времени найти проще, чем пару дней на поездку, стоит дешевле, если вообще стоит. У нас выступал коллега из Великобритании, который в жт время был на конференции в Сингапуре и нашел для нас часик.

Редкий случай - при простоте реализации и низкой стоимости минусов и трудностей очень мало.

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Бывшая сеть Starbucks в России открылась под брендом Stars Coffee

На логотипе сети вместо русалки — девушка в кокошнике с пятиконечной звездой.

Собрать школьника к учебному году стало дороже в среднем на 11,4%

Основа «продуктовой корзины» школьника на маркетплейсах подорожала за год.

Как профессии влияют на состояние здоровья россиян

Чаще всего влияние профессии на здоровье отмечают HR-ы, юристы и IT-специалисты.

Половина родителей школьников берут отпуск в августе, чтобы собрать ребенка в школу

Затраты на расходы для подготовки к школе в этом году начинаются от 15 тыс. руб.