Правильный баланс: как делегировать бизнес-ассистенту 80% своей работы

Для многих предпринимателей и топ-менеджеров делегирование — сложный процесс, который иногда лучше не запускать. Руководители опасаются поручить кому-то часть задач, потому что уверены: никто не выполнит работу так же быстро и качественно, как они сами. На самом деле, это не так — конечно, если все делать правильно.

Итак, вот пять шагов к эффективному делегированию.

1. Составьте полный список дел

Для начала просто вспомните и зафиксируйте все задачи, которые вам нужно выполнить за неделю. Список должен включать в себя все — от покупки кофемашины в офис до запуска нового проекта. Если вы готовы принять на работу ассистента высокого класса, который будет на связи в режиме 24/7, вы можете внести в перечень даже организацию вашего отдыха или занятий спортом.

И самое важное: напротив каждого пункта напишите примерное время, которое уйдет на его выполнение, а потом суммируйте все цифры. Скорее всего, вы удивитесь, сколько часов вам приходится тратить на вещи, не соответствующие вашей должности.

2. Разделите все задачи на три группы

Распределите пункты по трем колонкам, чтобы понять, какие вещи вы можете поручить ассистенту, а какие нет. В первой группе будут те задачи, которые действительно способны решить только вы (в основном, это стратегические вопросы). Вторая категория — повторяющиеся и обыденные дела (например, проверка электронной почты и организация совещаний). А в третьем разделе будут задачи, которые стоит поручить тому, кто выполнит их лучше вас. К примеру, личный помощник с блестящим знанием английского языка сможет собрать полную информацию об иностранных партнерах.

3. Подготовьте четкие инструкции и установите сроки

Первое время ассистент, скорее всего, будет выполнять задачи медленнее, чем вы. Но, во-первых, вы все равно станете свободнее, а во-вторых, адаптацию можно ускорить с помощью подробных инструкций.  Если вы знаете самый быстрый способ сделать работу, поделитесь им. Возможно, в будущем ваш ассистент найдет еще более эффективное решение, но, благодаря вашей подсказке, он сможет действовать быстро уже сейчас. Не забудьте сообщить о том, как должен выглядеть результат и в какие сроки его нужно достичь.

4. Определите инструменты, необходимые для совместной работы

Чтобы использовать потенциал бизнес-ассистента, вы должны быть всегда на связи. Сегодня это просто: существует множество инструментов для обмена идеями и файлами, постановки задач и контроля их выполнения — от Trello до продвинутых CRM-систем.

5. Организуйте обратную связь

Без обратной связи процесс делегирования никогда не станет совершенным, причем она должна быть двусторонней. Когда ассистент выполнит задачу, обязательно отметьте все плюсы и минусы его работы. А затем предложите сотруднику поделиться мнением о качестве постановки задачи, инструкциях и сроках. Так вы сможете найти слабые стороны вашего партнерства и улучшить результаты.

Что поручить ассистенту, чтобы бизнес начал расти?

Уметь правильно делегировать — это еще не все. Чтобы сотрудничество с бизнес-ассистентом было максимально продуктивным, вы должны четко понимать, что стоит ему поручить. Конечно, речь идет не об очевидных вещах вроде организации встреч и сортировки электронной почты, а о таких задачах, которые могут просто не прийти вам в голову. Поэтому я составила список дел, которые может взять на себя бизнес-ассистент, чтобы помочь компании выйти на новый уровень.

  1. Ведение аккаунтов руководителя в соцсетях. Вы спросите: почему этим не может заниматься сотрудник отдела маркетинга? Может, только он не знает о вас так много, как бизнес-ассистент, который планирует ваше рабочее и личное время, посещает все совещания и встречи. Поэтому грамотный помощник сможет находить интересные темы и писать посты в вашем стиле.
  2. Подготовка презентаций (или курирование их создания). Не все презентации может сделать служба маркетинга. К примеру, если вам нужно выступить на закрытом совещании с потенциальными партнерами, будет лучше, если презентацию подготовит бизнес-ассистент, который знает о целях и планах компании так же хорошо, как вы сами.
  3. Распределение задач между исполнителями. Бизнес-ассистенту можно поручить постановку задач разным отделам компании и мониторинг их исполнения. Более того, он сможет готовить доклады о том, как идет работа, и представлять их на совещаниях.
  4. Поиск подрядчиков и взаимодействие с ними. Если компания отдает часть функций на аутсорсинг, бизнес-ассистент сможет найти лучших подрядчиков и проконтролировать их эффективность. К примеру, он может курировать работу HR-агентства или SЕО-специалистов. Зная ваши предпочтения и цели компании, он будет сам принимать большинство решений.
  5. Поиск системных ошибок и их устранение. Опытный ассистент способен помочь в оптимизации бизнес-процессов и решении проблем, которые мешают компании развиваться. Например, он может прослушивать телефонные разговоры менеджеров с клиентами, находить ошибки и вносить предложения по их устранению.
  6. Отслеживание мероприятий, в которых стоит принять участие руководителю. Личный помощник будет искать все полезные события — от тренингов по личностному росту до конференций, на которых вы сможете выступить в качестве эксперта.
  7. Помощь в подготовке к любым коммуникациям. Бизнес-ассистент поможет вывести переговоры на новую ступень, занимаясь поиском информации обо всех участниках встреч: чем больше вы знаете о своих собеседниках, тем проще найти с ними контакт. Можно составить список вопросов, чтобы ваш помощник предоставлял только нужные сведения.
  8. Поиск и систематизация любой информации. Грамотный ассистент может найти не только данные о людях, но и более серьезную информацию — например, исследования рынков (в том числе зарубежных). Изучив разные источники, он сумеет подготовить аналитический доклад, который поможет вам получить представление о трендах и перспективах.
  9. Исследование новых направлений деятельности. Если в компании нет директора по развитию, хороший бизнес-ассистент вполне способен взять на себя часть его функций. А если он есть, то личный помощник может поискать для него интересные ниши, чтобы он смог оценить их и выбрать подходящий вектор движения.

Мой опыт показывает, что, выстроив эффективное делегирование, вы сможете освободить себя от выполнения 80% дел и сосредоточиться только на 20% самых важных задач, которые двигают компанию вперед. Более того, бизнес-ассистент поможет вам и здесь, взяв на себя поиск и систематизацию нужной информации,  подготовку к переговорам и даже вопросы вашего личностного роста. Так вы сэкономите время для стратегических решений, которые приведут компанию к новым вершинам.

Фото: pixabay.com

Комментарии
Директор по маркетингу, Москва

Без личного помощника сейчас руководителю никуда. 

Статья то правильная, а вот про полномочия такого ассистента ничего, практически. 

А ведь через него могут поступать указания топам, смежникам и реакция клиентам и партнерам. И это направление требует огромного внимания к менеджменту в компании, госструктуре... Везде. 

Генеральный директор, Нижний Новгород

Цитата - 3. Подготовьте четкие инструкции и установите сроки... Если вы знаете самый быстрый способ сделать работу, поделитесь им.

У меня был один такой кейс. Гендир (клиент) в короткий период после ухода старого своего помощника со страшной скоростью менял своих помощников (кто бы рассказал принципиальную разницу,  кроме названия должности,  секретаря и помощника) - никто не справлялся в испытательный срок.  Когда пришел очередной новый помощник, мы быстро нашли общий язык (моя слабость - быстро находить общий язык с секретарями клиентов - без них я куда). Узнав о проблеме, я рекомендовал пообщаться с помощником, который долго работал на этом месте, но ушел внутри фирмы на повышение. Назовем его Елена. 

Через некоторый период я снова был у клиента и удивился, что последний помощник не уволен.  - Ну как дела, пообщались с Еленой?

 - Пообщалась, дела нормально, но я еще не всех различаю звонящих.

 - О чем речь? Выяснилось, что Елена подсказала кого как быстро соединять с гендиром (или вообще отправлять вежливо лесом), а новая помощница почти всех звонящих (а это очень большой круг) уже научилась распознавать по голосу. Очевидно, что всех предыдущих кандидатов в помощники гендир уволил напрасно.  

Консультант, Иваново

Зачем это называть "делегированием"? Вы нанимаете помощника и обсуждаете его сферу ответственности. Делегированное - это временно принятое чужое. Своя сфера ответственности это своя сфера ответственности. 

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Эксперты: 4-дневная рабочая неделя приведет к снижению зарплат

Закон не препятствует пропорциональному снижению ФОТ при переходе на четырехдневную рабочую неделю.

75% россиян не верят в пенсии

Три четверти россиян не верят в пенсии, показал опрос Райффайзенбанка. А те кто верят, полагают, что она составит всего 10-20 тыс. руб.

Японцы доказали, что при четырехдневной рабочей неделе производительность растет. В Microsoft сообщили о росте на 40%

Японское подразделение Microsoft подвело положительные итоги месячного эксперимента по переходу на четырехдневную рабочую неделю.

 
Кто счастлив в России?

Самыми счастливыми оказались - медики, госслужащие и HR-ы. Об этом сообщается в исследовании Headhunter.