Способ снизить расходы без ущерба для компании

Кризис в экономике так или иначе затрагивает все сферы бизнеса. Прямо или косвенно, но все компании замечают влияние актуальных событий на свои бизнес-процессы. Во множестве отраслей уменьшатся доходы, так как конечный потребитель перераспределят свои расходы и уменьшает количество приобретаемых им товаров и услуг. И выигрывают в этой ситуации те участники бизнес-сообщества, которые первыми сумели адаптироваться к происходящим изменениям. При этом очень важно помнить, что чем меньше внимания к вопросам управления информации, тем выше потери компании в период кризиса, когда идет конкурентная борьба за каждого клиента.

Три основных механизма по предотвращению и преодолению финансового кризиса внутри компании это:

  • Уменьшение затратных статей расходов
  • Увеличение поступления денежных средств
  • Более эффективное развитие компании

Давайте подробно остановимся на каждом из этих пунктов, и посмотрим, каким образом корпоративные аутсорс-услуги обеспечивают превосходство вашего бизнеса даже в условиях нарастания экономического кризиса. И из чего может состоять комплекс методов в различных подсистемах менеджмента, позволяющий перенаправить финансовые потоки так, чтобы оптимизировать расходную часть бюджета и увеличить доходы.

Уменьшение затратных статей бюджета

В среднем расходы на документооборот могут достигать до 50% всех затрат на ведение дела. Но практически силами внутреннего персонала достаточно сложно подсчитать, сколько именно бизнес тратит на управление и хранение документов. Это связано в первую очередь с тем, что с документами работают сотрудники различных подразделений, и свести «воедино» всю имеющуюся информацию о категориях документов и их движениях, может оказаться проблематично.

В данном случае, удобнее использовать аутсорсинг документооборота и, таким образом, получить полную и профессиональную оценку каждого движения документов, реальных издержек на их обработку и возможностей для оптимизации затрат в данном направлении. Кроме того, любые документоемкие бизнес-процессы требуют привлечение как человеческих, так и материальных ресурсов. И, как показывают независимые исследования, в среднем за счет передачи процесса обработки документации на аутсорсинг, затраты на организацию документационного обеспечения снижаются минимум на 25%. Соответственно, организация, которые заинтересована в снижении затратных статей расходов вообще, и издержек на обработку документации в частности, может значительно сэкономить путем передачи этой задачи на аутсорсинг.

Важно! Работать с сокращением бюджета можно только по тем расходным статьями, которые поддаются реальной экономии. Создавать, управлять и хранить документы придется в любом случае. Попустительское отношение к ведению документации компании чревато административными или даже судебными издержками, а также упущенной выгодой и недополученной прибылью.

Эффект от перевода архива на аутсорсинг не мгновенный, но ощутимый и долгосрочный. Это системная экономия, которая поможет вашей компании укрепить свои позиции и получить конкурентные преимущества в период кризиса.

Увеличение доходности

Уменьшение затратных статей бюджета – это только одно из экономических преимуществ аутсорс-управления документацией. Также благодаря передаче документов на внеофисное хранение, происходит значительное повышение качества и прозрачности всех бизнес-процессов, а значит сокращаются сроки закрытия сделок, общая оперативность и эффективность работы. При этом повышается качество оказываемых вашей компаний услуг, и таким образом, вы получаете дополнительные конкурентные преимущества в условиях жесткой конкуренции, которая особенно обостряется в периоды экономических кризисов.

Внеофисное хранение документов обеспечивает:

  • Высвобождение человеческих ресурсов
  • Простоту управления документами

Таким образом, у сотрудников компании появляются возможности для более эффективной и плодотворной работы. А значит высвобождаются ресурсы для получения дополнительных прибылей и обеспечиваются конкурентные и стабильные преимущества.

Важно! Наиболее ощутим экономический эффект от внеофисного управления документами в том случае, если обработка и хранение информации передается на аутсорсинг полностью. Так обеспечивается полная оптимизация и автоматизация всех процессов управления документацией, а значит и создает больше возможностей для получения дополнительных прибылей.

Более эффективное и стабильное развитие

Антикризисное управление компанией требует принятия сложных управленческих решений, в том числе и в условиях ограниченности финансовых средств, состоянии высоких рисков, при отсутствии определенности и ясности перспектив. И, учитывая высокий уровень ответственности, и цену ошибки, очень важно иметь уверенность в том, что все документы компании хранятся в условиях повышенной надежности, с полной гарантией соблюдения действующего законодательства. Ведь малейшее нарушение в сроках или конфиденциальности хранения документов может нести в себе риски дополнительных финансовых издержек или упущенной прибыли.

Передача управления и хранения документов на аутсорсинг позволяет перестать беспокоиться о таких процессах управления документацией, как:

  • Научно-техническая обработка документации
  • Определение сроков хранения
  • Подготовка и передача документов в Госархив
  • Гарантия сохранности и защищенности данных;
  • Конфиденциальное уничтожение

Важно! При передаче документов на внеофисное хранение, ваша компания перестает зависеть от личной дисциплины и лояльности сотрудников. Теперь документы гарантированно и надежно сохраняются даже в том случае, если лояльность сотрудников снизилась по каким-либо экономическим или социальным причинам, что вполне вероятно в условиях кризиса.

Оптимизация управления документами как механизм преодоления кризиса

Затраты на управление и хранение документов – это та часть бюджета, которая не может быть урезана без ущерба для конкурентоспособности и эффективности компании. И пока экономика находится в условиях дестабилизации, важно сохранять свои преимущества, и иметь возможность перенаправить финансовые потоки так, чтобы, с одной стороны, максимально оптимизировать издержки, а с другой – обеспечить компании возможности для стабильного роста и развития.

Важно! Реализация проекта оптимизация и автоматизации внеофисной работы с документами не требует больших инвестиционных вложений, что особенно существенно в условиях экономической напряженности.

Преимущества аутсорсинга документооборота оценит любая компания, от самых больших до самых маленьких. Ведь экономический эффект пропорционален общему размеру бюджета, затрачиваемого на управление документами.

Впервые статья была опубликована на Executive.ru 23 февраля 2015 года в рубрике «Творчество без купюр». Реанонсирована в контентном блоке в рамках специального проекта редакции.

Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Нач. отдела, зам. руководителя, Ярославль

Ольга Егорова: и свести «воедино» всю имеющуюся информацию о категориях документов и их движениях, может оказаться проблематично.

вообще то должна быть номенклатура дел по подразделению и сводная по организации. что еще нужно?

Ольга Егорова: В данном случае, удобнее использовать аутсорсинг документооборота.

ничего себе. слить всю информацию постороннему юр. лицу.. вы в своем уме?

Нач. отдела, зам. руководителя, Ярославль

и еще.. все документы имеют срок хранения, далее они должны быть направлены в архив города.

Директор по логистике, Ростов-на-Дону

Да полная ерунда такой способ для снижения расходов. Может быть интересен только для сокрытия информации при ее последующей "утере" такой компанией - аутсорсером.

А это мне понравилось: "......Важно! При передаче документов на внеофисное хранение, ваша компания перестает зависеть от личной дисциплины и лояльности сотрудников. Теперь документы гарантированно и надежно сохраняются....."

Интересненко, значит, в моей компании есть риск зависимости от личной дисциплины и лояльности сотрудников, а в компании - аутсорсере нету такого риска! Здорррово!

Менеджер, Санкт-Петербург
Ольга Виниченко пишет:
Интересненко, значит, в моей компании есть риск зависимости от личной дисциплины и лояльности сотрудников, а в компании - аутсорсере нету такого риска! Здорррово!

В подобной ситуации в компании-аутсорсере такой риск есть, но это их риск а не риск Вашей компании... И управлять им должны они, а не Вы...Причем ВЫ имеете полное право требовать надлежащего управления такими рисками, да и не только такими рисками от компании-аутсорсера.

ИМХО ситуация, описанная в статье очень утрирована:
1) последующему хранению подлежат далеко не все документы, находящиеся на архивном хранении в компании (порядок селекции)...
2) собственный архив компании рассматривается как составная часть государственной системы архивного хранения...
3) не факт что в компании чисто собственный архив, госархив может передать на архивное хранение в компанию архив другой компании, особенно если она банкротится или ликвидируется...
любые изменения как архивного хранения, так и порядка его селекции надо будет согласовывать с госархивом, равно как и порядок архивного хранения на аутсорсинге еще и с аутсорсером...

Не уверен, что затраты при переводе деятельности на аутсорсинг снижаются...;)


Директор по развитию, Москва

Интересно. Никогда не задумывался о выделении документооборота на аутсорсинг.

Очень грамотное решение. Во первых появляется юридическая ответственность за сохранность как самих документов, так и процесса докоборота (при желании). Что невозможно сделать в случае с "собственными" сотрудниками. А во вторых повышается производительность основного процесса, "очищенного" от вспомогательных.

Все эти раcщепления и отшелушивания вспомогательных процессов на аутсорсинг от ключевых, крайне полезная тенденция (если она конечно наметилась). Это просто прорыв в сторону управленческой производительности.

Этап истеричной критики видимо нужно пережить.

Нач. отдела, зам. руководителя, Ярославль

Михаил Кузнецов : идея с аутсорсингом документов плоха.
- не подкреплена ФЗ, по которому любое предприятие хранит в своем архиве подлинники всех дел ,а потом передает в архив города
- в случае выявления брака, отзывов продукции с места эксплуатации необходимо проанализировать "дело изделия" или его аналог, и для этого нужно ехать за ним к аутсорсеру
- ряд документов должен хранится столько, сколько равен срок эксплуатации изделия-у нас еесть такие - 50 лет, за это время аутсорсер "помрет" и его документы по банкротству нужно будет искать в архиве города
- нужно контролировать аутсорсера, по условиям хранения (температура, влажность, свет, пыль)- затраты

да и те кто по веяниям моды вдруг решил хранить всё делопроизводство на облаке или яндекс диске рискуют потерять эти данные или их обнародование в сети, перестраховываются и хранят бумагу..

Менеджер, Санкт-Петербург
Михаил Кузнецов пишет:
Интересно. Никогда не задумывался о выделении документооборота на аутсорсинг.

Выводят же бухучет (бухгалтерский документооборот) и/или кадровый учет (кадровый документооборот) на аутсорсинг...
Если ЛВС на аутсорсинге, то вполне возможно и электронный документооборот тоже на аутсорсинге... Так что перевод бумажного документооборота на аутсорсинг не проблем, особенно если частные случаи его на аутсорсинге...


При всем прорыве в сторону управленческой производительности, как правило, себестоимость одной транзакция для организации ниже цены приобретения ее у аутсорсера. Т.е. надо провести определенный реинжиниринг, чтобы это было экономически выгодно...

Директор по развитию, Москва

Виталий все это вопрос категорий. Для каких то документов имеет смысл арендовать ячейку в сбербанке, а каие то можно и в моем ящике письменного стола - привозите.

Нач. отдела, зам. руководителя, Москва
Автор пишет в статье: Преимущества аутсорсинга документооборота оценит любая компания, от самых больших до самых маленьких. Ведь экономический эффект пропорционален общему размеру бюджета, затрачиваемого на управление документами.

Здесь какая-то ограниченность во взгляде на документооборот .... Это может быть поток заданий к выполнению, распределение работ, отчёты о выполнении заданий/работ и пр. И всё это привязано к инициализируещему работу, документу /заданию. Какой тут аутсорсинг? :) - если только всех уволить ... Обычно используется специализированная программа. Подобным образом работает службв одного окна, например, когда кто- то запрашивает в этой службе нужный ему документ.

Нач. отдела, зам. руководителя, Ярославль

по крайне мере я не видел положительной (да и отрицательной) практики аутсорсинга документооборота..

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
Цифры и факты
$67,5 млрд: отток капитала из России

Цифра дня: Чистый отток капитала в 2,7 раза и достиг $67,5 млрд.

​США готовы идти на уступки Китаю

Тренд дня: Чиновники обсуждают вопрос об отмене импортных пошлин на китайские товары.

Кук: следите за личными данными!

Персона дня: Генеральный директор Apple Тим Кук призвал реформировать законодательство США в области защиты данных.

​В «Ангаре» найден дефект

Факт дня: Конструктивный дефект в двигателях ракеты «Ангара» РД-191 может разрушить ее при старте.