Ирина Толмачева: Как приручить электронную почту

Ирина Толмачева

Сколько новых сообщений вы находите в своем почтовом ящике, когда утром в понедельник включаете рабочий компьютер – 50, 100? А сколько важных писем остается без ответа, потому что они просто теряются в общем потоке? Как эффективно управлять своей электронной почтой?

Электронная почта может быть нашим помощником, а может быть – злейшим врагом, когда мы с утра глотаем третью чашку кофе или выкуриваем третью сигарету, оттягивая ужасающий момент разбора накопившейся почты. Знаете, чего мы больше всего боимся? Мы боимся в самом конце списка найти срочное и важное сообщение, посланное нам неделю назад! Можно ли с этим что-то поделать? Можно и нужно!

Как проверять электронную почту?

Для того, чтобы поддерживать число новых писем на управляемом уровне, надо проверять почту не один, а несколько раз в течение дня. Однако в науке об управлении временем существует понятие «многозадачности» - когда вы слишком часто перескакиваете с одного дела на другое, эффективность вашей работы резко снижается. Что же делать? Разумнее всего определить фиксированные часы в течение дня, специально отведенные для проверки почты. Можно даже поставить себе будильник на компьютере или в телефоне с напоминанием. А также можно настроить свой почтовый ящик, чтобы он принимал почту только в определенное время. Тогда новые сообщения не будут отвлекать вас от работы. В любом случае, надо отключать на компьютере звуковые сигналы о поступлении почты. Такие сигналы сильно отвлекают и сбивают темп работы.

Какое время лучше всего выбрать для проверки почты?

  • Естественные интервалы в работе. Например, можно проверять почту первым делом по приходе на работу, перед уходом на обед и в самом конце рабочего дня.
  • Моменты, когда у вас меньше всего энергии в соответствии с вашими биоритмами. Например, «жаворонку» лучше чаще проверять почту во второй половине дня, а «сове» – в первой.
  • Проверка почты для отдыха и перерыва в длительной однообразной работе.

Если ваших сослуживцев раздражает то, что вы сразу не отвечаете на их письма, расскажите им про эффект «многозадачности» и сообщите им время, когда вы проверяете почту. Они вполне могут подстроиться под ваш график. По-настоящему срочные сообщения можно посылать через «аську» или подобные программы.

Как читать почту?

Без научного подхода можно потратить часы и не просмотреть всей почты. В чем же заключается научный подход к чтению электронной почты?

Я рекомендую, прежде всего, пользоваться «Правилом двух минут» Дэвида Аллена (David Allen). Если чтение и ответ на письмо займет не более двух минут, сделайте это сразу, даже если это письмо не является важным и срочным. Смысл этого правила заключается в том, что если вы отложите ответ на короткое простое письмо, повторное его прочтение удвоит время обработки такого письма.

Для писем, чтение и ответ на которые займет более двух минут, надо выделять специальное время в списке дел и заносить их в такой список в письменном виде. Таким образом, вы можете:

  • расставить приоритеты в работе,
  • не забыть о письме,
  • просмотреть всю почту до конца (А вдруг там есть еще более приоритетные письма?).

Как организовывать почту?

Большинство почтовых программ позволяют выделять письма, ставить флажки или иные пометки напротив них. Обязательно пользуйтесь этими инструментами для приоритезации просмотренных сообщений.

Обязательно создайте в своем почтовом ящике тематические папки, а также папку «важно» и папку «для информации». Если в письме ваше имя стоит не в графе «кому», а в графе «СС», то, скорее всего, это – ознакомительное письмо, и оно пойдет в папку «для информации».

В идеале в папке «Входящие» должны лежать только непрочитанные письма. Вся прочитанная почта должна распределяться по тематическим и приоритетным папкам.

Возможные папки:

  • Срочно
  • Не срочно
  • Архив
  • Для информации
  • Личное
  • Папки для каждого клиента
  • Папки для каждого проекта
  • Босс

Систематизация почты позволяет значительно быстрее находить письма, присланные вам даже несколько лет назад. Чем рыться в многостраничном едином списке, вы просто открываете нужную папку.

Как использовать потенциал почтовых программ?

Большинство почтовых программ позволяет не только ставить метки напротив писем, но и автоматически определять письма в определенные папки по определенным словам в названии. Например, можно задать почтовой программе правило, что все письма со словом «накладная» в названии будут автоматически попадать в папку «накладные».

Как отвечать на письма?

Приучите себя обязательно менять название письма при ответе на чужое письмо. Иначе у вас скопятся десятки одноименных писем с бесконечным количеством «Re:». Ваш адресат, скорее всего, при ответе не изменит название. Не страшно. Вам будет даже легче находить ответ на каждое из ваших писем по одноименному названию.

Резюме:

Только от нас зависит, будет ли посещение почтового ящика отдыхом от работы или предметом серьезного стресса. Чтобы сделать работу с почтой приятным занятием:

  • Проверяйте почту в определенные часы несколько раз в день.
  • Сразу отвечайте на простые и короткие письма.
  • Отводите специальное время для работы со сложными письмами.
  • Организуйте свой почтовый ящик, держите как можно меньше писем в общей папке «входящие».
  • Пользуйтесь инструментами, которые имеются в почтовых программах.

Удачи!

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Руководитель проекта, Хабаровск

Хорошая тема, на как только прочитал ''Однако в науке об управлении временем существует понятие «многозадачности» - когда вы слишком часто перескакиваете с одного дела на другое, эффективность вашей работы резко снижается'' - дальше изучать, что вырастает из лживых базовых посылок не хочется... PS Почитайте соционику, там 50% людей могут работать только в режиме многозадачности. И кому верить? - Я верю соционике.

Программист, США

Странная на мой взгляд статья, как будто реликт из прошлого века... Электронная почта - основной метод общения на работе. Если я буду проверять её всего несколько раз в день, как советует автор, довольно быстро уволят. Все документы, все уведомления о предстоящих совещаниях, вся текучка, вопросы-ответы - по email.

Менеджер, Москва

Ирина, спасибо! Хорошая статья!
каждый видит лишь то, что хочет видеть ;)
Полезное можно найти везде. Конечно коллеги правы, кое-кто не может проверять почту несколько раз в день, но это только вносит определенные поправки. И не более того.

Борис, ты не прав! Точнее соционика :)
Есть постулат. Когда человек думает над решением определенной задачи, достаточно один раз за 15 минут задавать ему (отвлекать) совершенно безобидный вопрос (например, который час) и он не достигнет необходимой концентрации.
На мой взгляд, режим многозадачности - Юлий Цезарь (писать и читать одновременно). таких у нас явно не 50% :)) врёт соционика.

С уважением, Владимир.

Руководитель управления, Ростов-на-Дону

''PS Почитайте соционику, там 50% людей могут работать только в режиме многозадачности.''
Дайте линк плиз.

Насчет почты,знать бы как сделать рассылку так,чтобы члены рассылки не видели адреса друг друга.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Треть россиян проваливаются на стресс-интервью при трудоустройстве

Такую методику при отборе кандидатов использует почти каждый пятый работодатель. 

Компания Admitad раздаст 15% акций ключевым сотрудникам

Владелец компании рассчитывает, что это дополнительно усилит мотивацию команды работать с высокой эффективностью и поможет привлечь новых перспективных сотрудников.

Треть россиян работают удаленно из дома с детьми

При этом женщины остаются дома с детьми чаще мужчин – 76% против 24%.

Forbes опубликовал рейтинг лучших работодателей России

Forbes учитывал не только соцпакет, средние зарплаты и условия труда, но и экологический след компаний и их влияние на общество.