Управление активами предприятия: как перейти от разрозненных данных к системе

Предположим, что у вашей компании 350 ноутбуков, 200 лицензий Microsoft и десятки серверов. Но если копнуть глубже − это еще сетевое оборудование, принтеры, телефоны, виртуальные машины, облачные подписки. Плюс целый склад комплектующих для ремонта: жесткие диски, планки памяти, блоки питания. И расходные материалы: картриджи, кабели, батареи для ИБП.  Сможете ли вы прямо сейчас ответить: сколько из них не используется? Когда заканчиваются гарантии? Какие комплектующие требуются и достаточно ли их на складе? Где физически находится каждый актив − в головном офисе, филиале или у удаленного сотрудника? Почему расходы на обслуживание выросли на 30% за год?

Для большинства компаний это проблема: данные об активах разбросаны по Excel-таблицам и разным системам, решения о закупках принимаются без связи с реальными потребностями, а судьба оборудования после поставки не ясна − непонятно, где оно, используется ли или стоит на складе, а если используется, то насколько эффективно. В результате значительно усложняется обоснование IT-бюджета перед руководством и объяснение неконтролируемого роста затрат.

В этой статье разберу, чем учет активов отличается от управления. Когда компании пора переходить от Excel к специализированным системам? Какие измеримые результаты это дает бизнесу?

Учет ≠ управление: в чем разница

Большинство компаний начинают именно с учета активов, а не с управления. Это естественный первый шаг: составить перечень оборудования, зафиксировать его в системе, провести инвентаризацию. Учет отвечает на базовый вопрос «что у нас есть?» и помогает контролировать наличие активов.

Учет активов − это процесс регистрации и актуализации информации о том, какими IT-ресурсами располагает организация. По сути, это своеобразная инвентаризация, которая дает представление о количестве и составе IT-инфраструктуры.

Учет активов бывает двух видов:

• Бухгалтерский учет необходим для корректной внешней отчетности, соблюдения требований законодательства и взаимодействия с налоговыми органами.
• Управленческий учет − это внутренняя система, которая помогает руководству анализировать состояние активов и принимать обоснованные решения по развитию компании. Он не имеет строгой формы и используется исключительно для внутренних задач: контроля затрат, планирования закупок, оценки эффективности использования оборудования, снижения рисков и разработки стратегии развития IT-инфраструктуры.

Например, в Excel-таблице или ERP-системе зафиксировано, что у компании есть 350 ноутбуков, 45 серверов и 200 лицензий Microsoft Office. Раз в полгода проводится инвентаризация, обновляются данные о количестве − это статичная картина на момент проверки. Управление активами − это более широкое понятие. Это скоординированная деятельность организации для получения ценности от активов на протяжении всего их жизненного цикла: от планирования потребностей до утилизации.

Управление активами решает задачи, которые выходят за рамки простого учета: оптимизация использования ресурсов, снижение совокупной стоимости владения, планирование замены оборудования до критических отказов, предотвращение избыточных закупок и перераспределение неиспользуемых активов. Цель − не просто знать, что у компании есть, а извлекать максимальную бизнес-ценность из каждого актива при минимальных затратах.

Компания уже не просто знает, что у нее 350 ноутбуков, но и отслеживает: кому каждый выдан, когда была закупка, сколько раз устройство ремонтировалось, когда заканчивается гарантия, какова совокупная стоимость владения. Система автоматически напоминает о необходимости замены оборудования, которое эксплуатируется более 4 лет, и показывает, что 15 ноутбуков не используются − их можно перераспределить вместо новых закупок.

Признаки, что учета уже недостаточно

Средний и крупный бизнес рано или поздно сталкивается с характерными проблемами:

• Избыток Excel-таблиц и проблемы с синхронизацией данных. Информация об активах хранится в нескольких системах, данные не синхронизируются, сверка занимает несколько дней. При этом достаточно трудно наполнять данные и повышается риск ошибок при ручном вводе.
• Отсутствие прозрачности затрат на жизненный цикл активов. Невозможно точно определить, сколько стоит владение конкретным активом от закупки до утилизации.
• Невозможность планировать закупки на основе данных. Решения о покупке нового оборудования принимаются в аварийном порядке, без понимания реальных потребностей и остаточного ресурса существующих активов.
• Затраты на обслуживание растут непредсказуемо. Расходы на ремонт и поддержку увеличиваются, но причины не очевидны из-за отсутствия истории эксплуатации.
• Финансовые последствия. Избыточные закупки, потери от простоев оборудования, невозможность оптимизировать бюджет.

Если вы заметили эти проблемы, возможно, что простого учета уже недостаточно, и ваши активы нуждаются в управлении.

Среди всех активов компании − от офисной мебели до производственного оборудования − IT-активы занимают особое место. К ним относятся как материальные ресурсы (серверы, ноутбуки, сетевое оборудование, периферийные устройства, комплектующие), так и нематериальные: программное обеспечение, лицензии, облачные подписки. IT-активы требуют специфического подхода к управлению − они быстро устаревают, напрямую влияют на работу бизнеса и имеют сложные модели лицензирования. Именно для эффективного управления такими активами были разработаны специализированные методологии и инструменты. Рассмотрим их подбронее.

ITAM: управление IT-активами

IT Asset Management (ITAM) − это комплексный подход к управлению IT-активами организации, набор процессов, методов и инструментов для учета и получения ценности от активов на протяжении всего их жизненного цикла.

К IT-активам относят как материальные (аппаратное обеспечение, сетевое оборудование), так и нематериальные: программное обеспечение, лицензии, облачные сервисы.

Основная цель ITAM − оптимизировать использование IT-ресурсов компании, минимизировать риски и обеспечить максимальную отдачу от инвестиций в IT-инфраструктуру.

ITAM позволяет управлять IT-активами с учетом их особенностей. IT-активы требуют особого внимания по сравнению с обычным имуществом компании − столами, стульями или автомобилями. Вот в чем их специфика:

• Быстро устаревают. Серверы морально устаревают за 3-4 года, программы требуют обновлений каждые полгода. Нужно постоянно отслеживать, когда оборудование начинает чаще ломаться и пора планировать замену.
• Напрямую влияют на работу бизнеса. Сломанный стул − неприятность. Сломанный сервер − остановка продаж или производства. ITAM помогает понимать, какие системы зависят от каких активов, чтобы правильно расставлять приоритеты в обслуживании.
• Требуют технического контроля. Для стола достаточно знать инвентарный номер и место. Для сервера нужно отслеживать количество процессорных ядер, объем памяти, загрузку, температуру − десятки технических параметров, которые влияют на работоспособность.
• Данные можно собирать автоматически. Вместо ручных опросов «сколько у вас памяти на сервере?» специализированные системы сами подключаются к оборудованию и собирают актуальную информацию о конфигурациях.
• Лицензии − отдельная сложность. Программное обеспечение имеет десятки моделей лицензирования: на пользователя, на устройство, по подписке, бессрочные. Нужно контролировать, какие версии куплены, куда установлены, когда истекают сроки − ошибки приводят к штрафам или переплатам.

ITAM разбивается на две составляющие:

EAM: управление активами предприятия

Enterprise Asset Management (EAM) − это более широкая концепция управления всеми активами предприятия на всех этапах жизненного цикла.

EAM охватывает:

• IT-активы − управление которыми осуществляется через ITAM.
• Административно-хозяйственные активы (мебель, офисное оборудование, технические средства).
• Производственные активы (промышленное оборудование, транспорт).

EAM включает в себя ITAM. Если организации требуется контроль над всеми корпоративными активами, она движется в сторону EAM. Если задача сосредоточена на IT-инфраструктуре − начинают с внедрения ITAM как логичного первого шага.

Когда компании переходят от простого учета к управлению активами, они не просто меняют одно технологическое решение на другое: в этом случае нужно полностью менять управленческий подход, когда актив становится инструментом для принятия бизнес-решений.

Как внедрение системы управления IT-активами влияет на бизнес

Компании получают измеримые результаты в трех ключевых областях: финансах, операционной эффективности и управленческой прозрачности.

1. Финансовый эффект:

• Оптимизация расходов на 15-30%. Достигается за счет контроля запасов, планирования закупок на основе реальных данных, а не экстренных решений. Компании начинают контролировать свои запасы и тратят меньше денег на избыточные закупки.
• Контроль совокупной стоимости владения (TCO). Прозрачное планирование и контроль финансовых потоков относительно активов на протяжении всего их жизненного цикла позволяют снизить финансовые риски и оптимизировать бюджеты.
• Прогнозирование затрат. Автоматизация управления позволяет получать данные для обоснования перед руководством необходимости инвестиций в IT-инфраструктуру на основе фактического состояния активов, истории ремонтов и рисков для бизнеса.

2. Операционная эффективность:

• Снижение трудозатрат на учет. Автоматизация рутинных процессов − регистрации, перемещения, инвентаризации − освобождает ресурсы для стратегических задач. Сотрудники, связанные с управлением активами, тратят меньше времени на рутину и могут сосредоточиться на более продуктивной работе.
• Актуальность данных в режиме реального времени. Централизованный доступ к информации об активах с возможностью детализации по различным параметрам: как распределено использование по подразделениям, какой объем доступен, каково текущее состояние.
• Автоматизация процессов. Системы управления активами позволяют автоматизировать процессы согласно потребностям компании: планирование закупок, контроль контрактных обязательств, учет и распределение затрат, отчетность и анализ.

3. Управленческая прозрачность:

• Данные для принятия управленческих решений. Понимание того, чем компания владеет, становится более прозрачным. Это не загадочный хаос с примерными оценками количества оборудования, а точная картина с возможностью прогнозирования.
• Более точное планирование закупок. Системное снижение рисков и значительная оптимизация расходов за счет выявления неиспользуемого оборудования и других скрытых резервов.
• Своевременная модернизация и замена активов. Отслеживание сроков полезного использования, гарантийных обязательств, технического состояния позволяет планировать замену до критических отказов и обосновывать необходимость обновления инфраструктуры конкретными данными.

Как внедрить ITAM: кейс

Компания ITGLOBAL.COM − международный системный интегратор и облачный провайдер, входящий в корпорацию ITG − столкнулась с классической проблемой растущего бизнеса. При наличии Service Desk для обработки заявок и 1С-бухгалтерии для учета основных средств отсутствовала целостная картина: где находятся активы, в каком состоянии, кто за них отвечает.

До внедрения специализированной системы учет велся фрагментарно:

• Информация об активах хранилась в разных источниках.
• Отсутствовала единая точка контроля за жизненным циклом оборудования.
• Невозможно было быстро получить актуальные данные для принятия решений.
• Планирование закупок строилось на экспертных оценках, а не на фактических данных.

Внедрение системы управления IT-активами SimpleOne ITAM позволило компании перейти от реактивного режима работы к проактивному управлению.

• Централизация данных. Создана единая информационная среда, где собрана вся информация об активах: от технических характеристик до истории перемещений и ремонтов. Теперь не нужно обращаться к разным системам − все данные доступны в одной точке.
• Автоматизация процессов. Рутинные операции − регистрация нового оборудования, выдача сотрудникам, перемещение между офисами, планирование закупок − автоматизированы с настроенными маршрутами согласования.
• Прозрачность затрат. Появилась возможность отслеживать не только стоимость приобретения, но и расходы на обслуживание, ремонт, модернизацию каждого актива. Это позволило перейти к управлению на основе показателя совокупной стоимости владения (TCO).
• Аналитика для решений. Система предоставляет данные в различных разрезах: по подразделениям, типам оборудования, срокам эксплуатации, частоте отказов. На основе этой информации можно обоснованно планировать замену или модернизацию.

Важно понимать: компания не просто установила программное обеспечение. Она перестроила процессы управления активами, используя систему как технологическую основу для трансформации подхода к работе с ресурсами.

Проект показал, что переход от учета к управлению − это не IT-задача, а управленческое решение, которое приносит измеримую ценность бизнесу.

Интерфейс SimpleOne ITAM  (нажмите на картинку, чтобы увеличить)

Переход от учета к управлению − показатель зрелости

Большинство российских организаций пока находятся на начальном уровне: согласно исследованию ITAM-комитета itSMF России, учет ведется фрагментарно − в Excel или разрозненных системах, без единой методологии и процессного подхода. Компании фиксируют, чем владеют, но не выстраивают системный контроль жизненного цикла активов.

Для некоторых организаций текущий уровень контроля IT-парка достаточен для того, чтобы они не теряли на этом деньги. Если компания не очень большая, IT-парк не обширный, или налажен эффективный учет в существующих системах, внедрение специализированных решений может быть просто избыточным.

Однако когда IT-парк растет, становится территориально распределенным, когда усложняются процессы эксплуатации − компания сама дозревает до понимания, что существующих механизмов недостаточно. Это момент, когда к вопросу «что у нас есть?» добавляется вопрос «как нам это лучше всего использовать?».

Инвентаризация активов в SimpleOne ITAM (нажмите на картинку, чтобы увеличить)

Системы класса EAM и ITAM − это не затрата, а инвестиция в управляемость и прозрачность бизнеса. Они превращают активы из статичных объектов учета в динамически управляемые ресурсы, которые приносят измеримую ценность.

Среди решений на российском рынке существуют различные подходы к реализации концепции управления активами. Один из примеров − SimpleOne ITAM, система управления IT-активами, созданная на Low-code платформе и ориентированная на средний и крупный бизнес. Решение позволяет автоматизировать процессы управления активами на протяжении всего жизненного цикла в соответствии с международными стандартами и адаптировать их под специфику конкретной организации.

Заключение

По мере роста и усложнения IT-инфраструктуры традиционные методы учета и управления активами перестают справляться с возрастающими потребностями организаций. Переход от электронных таблиц и разрозненных систем к комплексным решениям класса ITAM становится логичным шагом в развитии компаний.

Вопрос для руководителя сегодня не «внедрять ли систему управления активами?», а «когда начать и как выбрать подходящее решение?».

Если ваша компания сталкивается с проблемами прозрачности затрат на активы, сложностями планирования закупок, непредсказуемым ростом расходов на обслуживание − это сигналы к тому, что пора переходить от учета к управлению.

ITAM-системы становятся неотъемлемой частью цифровой трансформации бизнеса. Они не только помогают оптимизировать расходы и повысить эффективность использования IT-ресурсов, но и создают фундамент для дальнейшего развития компании в условиях все более сложной и динамичной технологической среды.

Совместно с ведущими экспертами из K2Тех, ICL Soft, Системный софт и Инфосистемы Джет мы подготовили гайдбук, в котором собрали практические кейсы внедрения современных ITAM-решений. Скачать материал можно по ссылке.

Партнерский материал

Реклама. Рекламодатель ООО «Симпл 1» ИНН 9725013892 erid 2SDnjdABxau

Читайте также: