Тендеры и закупки в коммерческих организациях – процесс отбора оптимальных поставщиков товаров/работ/услуг с целью снижения стоимости, повышения качества и соблюдения сроков поставок товаров/работ/услуг.
Целевая аудитория: ТОП-менеджеры (Коммерческий директор, Исполнительный директор), руководители отделов и подразделений (отдел тендеров и закупок, тендерно-договорной отдел, отдел снабжения), ключевые специалисты компании (специалисты по тендерам, специалисты по закупкам, снабженцы), владельцы и руководители небольших компаний, индивидуальные предприниматели.
Данный семинар предназначен для повышения эффективности закупочной деятельности организаций, внедрения системного подхода в выборе партнеров компании и снижения затрат при реализации проектов как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективах.
ЦЕЛЬ
Повышение прибыли компании за счет:
- системного подхода в вопросах выбора партнеров компании;
- повышения лояльности поставщиков товаров/работ/услуг, установления более доверительных взаимоотношений с партнерами;
- снижения затрат при закупочной деятельности компании;
- оптимизации трудозатрат тендерного отдела, специалистов по закупкам и снабжению;
- получения организационных и коммуникативных технологий и методов, необходимых для решения задач закупочной деятельности организации;
- профилактики типичных ошибок в процессе закупки товаров/работ/услуг;
- повышения имиджа компании;
- выявление индивидуальных проблем и ошибок в коммуникациях с партнерами, их устранение;
- возможности получения практических навыков и теоретических знаний;
- возможности обменяться опытом с другими участниками тренинга, посмотреть на стиль работы других успешных закупщиков; сравнить, что работает, а что можно дополнительно развивать для улучшения закупочной деятельности организации.
ПРОГРАММА
1. Организация закупочной деятельности. Общие положения
- Прогнозирование и планирование закупок
- Виды закупок, типы поставщиков, структура рынка
- Определение подходов к закупочной деятельности, варианты организации процесса
- Основные бизнес-процессы закупочной деятельности организации, распределение зон ответственности, возможные схемы взаимодействия вовлеченных сотрудников и взаимодействия с участниками тендера
- Определение и нивелирование рисков в процессе выполнения закупочной деятельности
- Определение и распределение ресурсов
- Определения рисков в процессе исполнения закупок, корректировка закупочной деятельности с учетом данных рисков
- Тендерная комиссия: основные положения при выборе состава тендерной комиссии
Упражнение
«Составление календарного плана-графика закупок предприятия. Определение основных бизнес-процессов. Выбор подхода к выполнению закупочной деятельности»
Разбор кейсов от участников
2. Регламентация закупочной деятельности
- Составление регламента тендеров и закупок: основные положения и требования законодательства применительно к коммерческим закупкам, необходимые приказы
- Типы регламентов, преимущества и недостатки
- Различные методологии определения победителя тендера
- Корректировки и изменения регламента
3. Организация отдела тендера и закупок
- Подбор персонала
- Мотивационные факторы
- Возможные системы премирования: преимущества и недостатки
- Организация контроля и проверки деятельности персонала в процессе проведения закупочной деятельности
- Распределение зон ответственности сотрудников внутри одела, самостоятельной работы сотрудников, взаимодействия сотрудников внутри отдела, определение вопросов к вовлечению руководителя, сохранение информированности руководителя отдела
- Тайм-менеджмент руководителя и сотрудников отдела
- Основные методы повышения эффективности и снижения трудозатрат сотрудников отдела
Упражнение
«Описание, структуры, зон ответственности и основных бизнес-процессов отдела тендеров и закупок»
Разбор кейсов от участников
4. Организация взаимодействия отдела со смежными подразделениями
- Основные схемы взаимодействия со смежными подразделениями компании
- Вопросы привлечения специалистов сторонних отделов без ущерба для их основной деятельности
- Взаимодействие с участниками тендерной комиссии
- Утверждение и согласование результатов тендера
- Предупреждение и разрешение конфликтных ситуаций
5. Организация процесса отбора участников тендера
- Определение предмета запроса, ключевые моменты
- Организация мониторинга рынка, первичный отбор компаний
- Виды запросов рынка, определение формата запроса, возникающие обязательства
- Составление запроса, ключевые моменты
- Специфика и структура рынков
- Типы поставщиков и варианты взаимодействий
- Поиск и подбор пула участников, методология, основные ошибки и как их избежать
- Первичный отсев неблагонадежных участников
Упражнение
«Определение учебного предмета закупки. Описание ожидаемого поставщика. Определение основных критериев выбора поставщика»
6. Основные моменты запроса тендерных предложений и их проверки
- Пакет документации
- Финансовые и юридические показатели компаний участников, методы проверки, ключевые моменты
- Проверка репутации компании на рынке: возможные методики проверки и их фактическое значение
- Определение формы коммерческого предложения, как ключевой момент тендера; возможности данного этапа, основные ошибки
- Проверка коммерческих предложений, «подводные камни» коммерческих предложений
- Эффективные ценовые переговоры: возможности, варианты проведения, оценка результатов
- Выявление фактических потребностей и возможностей участников тендера: методы выявления и использование возникающих возможностей
- Построение партнерских отношений с участниками тендера в процессе отработки коммерческих предложений с параллельным снижением стоимости
- Как выявить и предотвратить дополнительные соглашения к договору в процессе проверки коммерческих предложений
- Взаимодействие по тексту договора с участниками тендера: общий подход, методы «жестких» переговоров
- Фиксация результатов, оценка эффективности тендерной работы
- Взаимодействие с недовольными: работа с претензиями участников и излишне настойчивыми сотрудниками поставщиков
Упражнение
«Формирование перечня основных рисков при отборе компаний на поставку учебного предмета закупки, определение и внедрение в структуру заявки методов их минимизации»
Ответы на вопросы. Практические рекомендации.
! Предварительная подготовка: Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на мероприятии. Это сэкономит время и сделает обучение более эффективным.
! Данное обучение можно заказать в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.
Методы и формы работы
Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия ведущего и участников. Используются работа в малых группах, мозговой штурм, наглядные материалы. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие тех же факторов, с которыми они сталкиваются или могут столкнуться на работе. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.
В СТОИМОСТЬ входят кофе-паузы, раздаточные материалы, сертификат, др. Бесплатно содействуем в бронировании гостиницы для иногородних участников.
По окончании обучения по программе выдается сертификат.
Для получения удостоверения о повышении квалификации (оплачивается дополнительно), Вам необходимо прислать на наш e-mail:
- скан-копию заявления (форму заявления предоставит менеджер), оригинал принести с собой;
- скан-копию паспорта (1-2 стр.);
- скан-копию документа (диплома) об образовании (без приложения); в случае получения диплома за пределами РФ необходимо предоставить заверенный перевод документа об образовании; для лиц, получающих среднее профессиональное или высшее образование (справку с места учебы);
- копию документа о смене фамилии (при несовпадении ФИО в дипломе);
- копию СНИЛС.