Специалист по организационному и документационному обеспечению управления

1. Обеспечение информационных, коммуникативных, управленческих процессов предприятия.

Схемы организационно-информационного взаимодействия внутри организации. Организация документационного обеспечения руководителя. Роль специалиста службы документационного обеспечения в управлении информационными потоками. Взаимодействие службы документационного обеспечения управления с другими структурными подразделениями организациями. Инструкция по делопроизводству: содержание, внедрение.

2. Современная нормативно-методическая база по делопроизводству.

Организационно-правовые основы документирования управленческой деятельности. Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004. «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» от 15.06.2009; «Положение о системе межведомственного электронного документооборота» от 22.09.2009; «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». 23.12.2009. ГОСТ Р ИСО 15489-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного управления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010.

3. Организация работы с документами в соответствии с нормативными требованиями.

Особенности оформления документов. Бланки документов. Юридическая сила документа. Согласование, подписание, утверждение документа. Организация работы с локальными документами.

4. Состав и правила оформления распорядительных документов организации.

Приказ по основной деятельности, распоряжение, решение, указание.

5. Требования к составлению информационно-справочных документов организации.

Акты, протоколы, справки, служебные записки, докладные записки, объяснительные записки, выписки из протоколов, выписки из приказов.

6. Составление и оформление организационных документов.

Устав, положения, инструкция, структура и штатная численность, штатное расписание.

7. Деловая переписка.

Виды бланков, используемых в деловой переписке. Реквизиты делового письма. Ведение переписки внутри организации. Докладные, служебные, объяснительные записки и т.д.: характеристика, особенности текста. Составление писем зарубежным партнерам в соответствии со стандартами ИСО.

8. Составление текста документов.

Особенности композиции делового письма. Требования к языку и стилю делового письма. Стандартные языковые формулы (клише) в деловой переписке. Употребление социальной лексики, сокращенных слов. Этикет делового письма.

Практикум по составлению деловых писем.

Редактирование текста письма, разбор вариантов, анализ типичных ошибок.

9. Документирование работы коллегиальных органов.

Особенности ведения и оформления протокола. Документационно – информационная организация и сопровождение совещаний.

10. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.

Перечень конфиденциальной информации в делопроизводстве. Порядок учета, хранения и уничтожения конфиденциальных документов. Организация работы по защите персональных данных (ПД) и обеспечение конфиденциальности. Перечень обрабатываемых ПД, Положение об обработке ПД. Обязательства о неразглашении ПД.

11. Организация документооборота.

Порядок приема и обработки входящих документов. Правила обработки исходящих документов организации. Регистрация служебных документов. Ведение журналов входящих, исходящих и внутренних документов. Формирование поисковой системы документов.

12. Текущее хранение документов.

Разработка и ведение номенклатуры дел. Формирование и оформление дел. Подготовка дел к передаче на архивное хранение.

13. Контроль исполнения документов и поручений.

Культура работы с документами на рабочих местах. Организация работы специалистов службы документационного обеспечения с ответственными исполнителями в структурных подразделениях. Этапы контроля исполнения документов: текущий, промежуточный, итоговый контроль. Составление отчета. Ответственность руководства организации за состояние документального фонда.

14. Система электронного документооборота – основа корпоративной информационной системы организации.

Основные требования к средствам и системам электронного документооборота. Нормативно-методическое регулирование работы с электронными документами и использования электронной подписи.

Процессы обработки, регистрации и согласования электронных документов. Схемы документооборота, технологии работы с документами. Особенности составления электронных документов. Автоматизация контроля над ходом исполнения документов. Организация электронного архива.

Обзор систем автоматизации делопроизводства и документооборота: Дело,Docs Vision, Кодекс-Документооборот, ГранДок, ЕВФРАТ-Документооборот, LanDocs, БОСС-Референт, 1С: Документооборот,Globus Professional, Оптима, Directum,DOCUMETR, Канцлер, Documentum, Open Text, Alfresco и др. Критерии выбора автоматизированных систем. Демонстрация демо-версий программ.

15. Материально-техническое обеспечение работ по делопроизводству.

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии.