Наталья Меликова

Организация и проведение за рубежом и в РФ конференций, круглых столов, обучающих семинаров, events, корпоративных праздников при участии высокопоставленных лиц и представителей иностранных государств.
• Взаимодействие с Органами государственной власти и депутатами (Госдума, Совет Федерации, Министерство).
•Планирование, бюджетирование, распределение ответственности и ресурсов, управление ходом проекта, учет возможных рисков, оперативное реагирование в случае непредвиденных ситуаций, контроль качества и сроков, подготовка отчетности и т.д.;
•Travel-поддержка: оформление виз, заказ авиа и ж/д билетов, бронирование отелей, организация трансфера, составление программы пребывания, планирование маршрута, информационная поддержка;
•Полный цикл работы по выбору подрядчиков, получение наилучших ценовых предложений от поставщиков услуг: транспортные компании, кейтеринг, рестораны, банкетные залы, артисты), подготовка технический заданий, согласование смет, заключение договоров.
• Разработка новых проектов: генерация идей, разработка концепции, подбор площадки, выбор страны и отеля, составление тайминга мероприятия, курирование контента веб-сайта мероприятия (подготовка и размещение материалов), подготовка проектов к выходу на рынок.
• Разработка тематики деловой части программы мероприятия: переговоры с экспертами, спикерами и модераторами. Общее курирование пленарных заседаний на мероприятии.
• Привлечение спонсоров (разработка спонсорских пакетов, переговоры, заключение договоров).
• Написание сценариев мероприятий, режиссура, подбор артистов, ведущих, ди-джеев, аниматоров, оформление зала под тематику корпоративных мероприятий.
• Техническое обеспечение мероприятий - звуковое, световое и видеопроекционное оборудование, сценические конструкции.
• Подготовка официальных писем, в т.ч. числе на английском языке и последующая рассылка.
• Работа со СМИ, написание анонсов, пресс-релизов.
• Полный цикл по изготовлению и запуску в печать официальной брошюры и баннеров мероприятия.
• Аналитика (мониторинг рынка, анализ и отчётность по результатам мероприятия)
• Наличие собственной клиентской и спонсорской базы: поддержание, расширение и поиск новых клиентов.
• Подбор сотрудников, обучение, мотивация, постановка задач перед группой, контроль выполнения поставленных задач.

Создание и руководство централизованного Управления делами, включая центр оперативного контроля (поручения, ОРД, протоколы), участие в проекте по внедрению электронного документооборота, создание единого архива, секретариата, курьерской службы в процессе реструктуризации подразделений Холдинга на выделенные ДЗО. Организация и проведение еженедельных оперативных совещаний, протоколирование и мониторинг контроля исполнения поручений. Регламентация деятельности компании в рамках компетенции Управления делами. Организация разработки и внедрение единых стандартов документооборота компаний Холдинга. Разработка методических рекомендаций по современным нормам делопроизводства. Ведение базы ОРД, нормативных документов и архива на внутреннем портале Компании. Организация поздравлений со знаменательными датами партнеров Компании. Руководитель проектов по подготовке Годового отчета Компании.
- Функции работы Ответственным секретарем Совета директоров:
• Административная подготовка заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, регистрация участников);
•Формирование повестки дня;
•Подготовка протоколов совещаний, заседаний, формулирование поставленных задач;
•Осуществление контроля за исполнением поручений, задач;
•Работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация.

Руководитель проектов 6-ти успешно проведенных Всероссийских конференций для РАО ЕЭС и Министерства энергетики РФ (Сардиния/Италия, Кипр, Мадейра/Португалия, Турция и Подмосковье).
Отличное знание технологии организации и проведения бизнес-мероприятий (конференций, круглых столов, семинаров, специализированных выставок) в области информационных технологий в энергетике. Полный цикл работы по привлечению спонсоров, работа с СМИ.
Обязанности:
• Разработка формата и концепции мероприятия;
•Планирование бюджета проекта, контроль за расходами и обеспечением эффективного использования ресурсов (проектное бюджетирование);
•Опыт привлечения спонсоров (разработка спонсорских пакетов, переговоры, заключение договоров);
•Разработка деловой программы конференции (тематика, доклады, спикеры);
•Привлечение участников мероприятия (ведение базы участников, заключение договоров, оформление виз, командировочных);
•Полный цикл от подготовки до запуска в печать официального буклета конференции;
•Анализ и отчётность по результатам мероприятия; •Подготовка пакета конкурсной документации, проведение тендера для выбора компаний подрядчиков;
•Полный цикл подготовки корпоративного фильма (сценарий, монтаж, написание текста для озвучивания фильма);
•Работа с полиграфическими предприятиями и сувенирной продукцией;
•Event-management – руководство организацией крупных корпоративных мероприятий, событий, в т.ч. банкеты, фуршеты с приглашением звезд шоу-бизнеса.

Постановка и контроль общего документооборота, ведение делопроизводства компании, создание номенклатуры дел и восстановление архива. Организация и проведение еженедельных оперативных совещаний, протоколирование и мониторинг контроля исполнения поручений.
Разработка методических рекомендаций, регламентов деятельности, должностных инструкций сотрудников Дирекции. Ведение базы ОРД, нормативных документов и архива на внутреннем портале Компании.

- Функции работы Ответственным секретарем Совета директоров:
• Административная подготовка заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, регистрация участников);
•Формирование повестки дня;
•Подготовка протоколов совещаний, заседаний, формулирование поставленных задач;
•Осуществление контроля за исполнением поручений, задач;
•Работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация.

Руководство проектами по организации и проведению конференций и семинаров, в т.ч. за рубежом. Исследование по определению актуальных тематик конференций, инициирование проектов, разработка программы мероприятия. Поиск и приглашение к участию докладчиков, формирование базы данных спикеров по различным тематикам. Привлечение спонсоров и делегатов. Разработка концепции рекламных макетов, наполнение сайта компании по проводимым мероприятиям.
Контроль бюджета конференций.