Современный архив для предприятий различных организационно-правовых форм

1. Новое в нормативно-правовой базе, регламентирующей организацию хранения документов в организации, особенности ее применения в организациях различных форм собственности. Основные положения Проекта Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года. Изменения в ФЗ № № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Примерное положение об архиве организации (приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42). Примерное положение об экспертной комиссии организации (приказ Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 43). «Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях». Приказ РосАрхива от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях». Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об электронной подписи".

2. Государственная политика в области расширения применения ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ. Программа «Цифровая экономика Российской Федерации». Нормативно-правовая база, регламентирующая вопросы организации архивного хранения документов в электронной форме. Вопросы хранения ЭД в Правилах хранения архивных документов в организациях (2015 г.). ГОСТ Р ИСО 30300–2015, ГОСТ Р 7.1.101-2018/ИСО 30301:2011 и другие российские и международные стандарты в области хранения ЭД). Вопросы дальнейшего развития нормативной базы в связи с задачами архивного хранения электронных документов. Рекомендации на что следует обратить внимание, и какая существует ответственность за нарушения законодательства. Тренды цифровизации в сфере документооборота и архивного хранения.

3. ТРЕБОВАНИЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ СТАНДАРТОВ. Приказ Минтруда от 19 апреля 2018 г. N 266н "Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по формированию электронного архива". Характеристика трудовых функций в зависимости от уровня квалификации (выполняемые трудовые действия, необходимые умения и знания). Требования к образованию и обучению, опыту практической работы. Основная цель профессиональной деятельности - создание и обеспечение эффективной системы графических образов документов электронного архива с использованием информационно-коммуникационных технологий. Профессиональный стандарт Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией, приказ Минтруда от 6 мая 2015 г. N 276н.

4. ТРАДИЦИОННЫЙ АРХИВ. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ: Номенклатура дел организации: виды дел и номенклатур, нормативное закрепление, общие требования к номенклатуре. Методика составления и оформления номенклатуры дел: правила оформления, заполнения граф, согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией. Особенности разработки номенклатуры дел для отдельного структурного подразделения организации. Порядок внесения изменений в номенклатуру дел. Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве, в т.ч., с указанием специфики формирования отдельных категорий дел. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения. Организация текущего хранения документов: формирование дел, подготовка и передача документов в архив организации. Экспертиза ценности документов. Сроки хранения документов: проверка сроков, штрафы. Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения. Техническая обработка и полное оформление дел. Правила оформления обложки в соответствии с требованиями государственных стандартов. Правила размещение дел в архивохранилище и условия их хранения. Систематизация документов внутри дела: составление описей дел, в т.ч., и для особо ценных документов, в соответствии с действующими нормативно-методическими документами. Обеспечение сохранности и защиты документов организации. Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения. Правила уничтожения документов с истекшими сроками хранения: составление и утверждение акта о выделении документов, не подлежащих хранению.

5.   ЭЛЕКТРОННЫЕ АРХИВЫ: ПРОБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ И ПЕРСПЕКТИВЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ. Особенности жизненного цикла электронных документов на стадии архивного хранения. Хранение в архиве ЭД на физически обособленных носителях записи и хранение ЭД в составе информационной системы электронного архива.

Внутренние документы организации, регламентирующие ведение электронного архива.

Организация электронного архива в организации. Рынок систем управления документами и электронных архивов. Наиболее распространённые решения, плюсы и минусы. Критерии выбора программных продуктов для создания электронного архива. Анализ цифровых платформ для создания и использования электронного архива. Этапы создания электронного архива: проблемы и возможные решения.

Технические требования к процессу оцифровки (сканирования). Вопросы приоритетов и последовательности перевода в цифровой формат архивных фондов, выбор методов оцифровки.

Как решать проблемы ветхости, угасающего текста, большого формата документов?

Рекомендации по созданию системы управления информационными массивами электронного архива организации.Комплектование электронного архива. Специфика учёта электронных документов.

Аутентичность и целостность электронных документов. Организация хранения электронных документов и обеспечение их долговременной сохранности. Требования к архивному хранению электронных документов. Стратегия обеспечения сохранности электронных документов. Технологии защиты целостности и аутентичности, технологии поддержки миграции, форматы хранения. Проблемы архивного хранения электронных документов и способы их решения.

Проблемы архивного хранения документов, подписанных электронной подписью при их создании. Понятие электронной подписи и краткий обзор законодательства в этой области. Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи» и статью 1 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Что поменяется с 1 июля 2020 года?

Новые полномочия федеральных органов исполнительной власти в сфере использования электронной подписи. Обязанности участников электронного взаимодействия при использовании усиленных электронных подписей. Аккредитованный удостоверяющий центр. Аккредитация удостоверяющего центра. Федеральный государственный надзор в сфере электронной подписи. Использование квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях физического лица. Использование квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях юридических лиц, лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, государственные должности субъектов Российской Федерации, должностных лиц государственных органов, органов местного самоуправления, их подведомственных организаций, а также нотариусов. Хранение документов, подписанных электронной подписью.

Функциональные требования к информационным системам электронного архива. Связь электронного архива с СЭД.

Формы хранения электронных документов в организациях в зависимости от масштаба их деятельности. Подходы к решению задач архивного хранения электронных документов в небольших организациях и в крупных сложно структурированных организациях. Использование «Облачных» технологий и SaaS для хранения электронных документов.

Электронный архив научно-технической документации как часть корпоративной информационной системы, особенности электронного архива НТД.

Номенклатура дел организации в условиях применения электронных документов.

Использование номенклатуры дел как одного из системных справочников системы электронного документооборота (СЭД). Реализация возможностей работы с номенклатурой дел в программных продуктах, используемых для создания СЭД. Гибридные дела и дела, ведущиеся в электронной форме. Вопросы их отображения в номенклатуре дел. Номенклатура дел и управление сроками хранения документов (бумажных и электронных). Экспертиза ценности электронных документов. Выделение к уничтожению электронных дел, документов с истекшим сроком хранения.

Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения. Подготовка акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Обязанности, задачи и права архивных работников. Оборудование архива, требования к оборудованию, помещениям. Оптимальные условия хранения документов. Организация размещения документов и ведение информационной работы по документам архива