Извините, регистрация на это мероприятия уже закончилась. Вы можете выбрать другое мероприятие из нашего каталога>>
Medium spbtpp logo romb with legend Центр делового и профессионального образования при Санкт-Петербургской торгово-промышленной палате

Организация архивного делопроизводства. Правила управления документацией, требования, предъявляемые к документообороту

17 апреля 2019 18 апреля 2019
СПЕЦИАЛИЗАЦИЯ:
Работа с персоналом
ОТРАСЛЬ:
Образование
ФОРМАТ:
Открытый

Слушатели семинара получат представление о современных требованиях хранения документов в архиве организации, познакомятся с порядком проведения экспертизы ценности документов и отбора их на хранение и уничтожение, подготовятся к проведению обработки документов архива, составлению описей дел, актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения, архивных справок, выписок и другой учетной архивной документации.

ПРОГРАММА

Программа семинара:

1 день:

  • Нормативно-методические документы по организации и ведению архива.
  • Закон «Об архивном деле в Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», с изменениями и дополнениями в Федеральном законе от 11.02.2013 № 10-ФЗ» Анализ последних изменений.
  • Архив организации.
  • Виды архивов. Правила оперативного хранения документов. Законодательное регулирование работы архива. Компьютерные технологии в архивах.
  • Положение об архиве: должностные инструкции, задачи, функции, права, обязанности. Планирование работы архива. Организация труда работников архива. Нормативы времени на работы в архиве.
  • Требования к помещению архива.
  • Требования к помещению, оборудованию и техническому оснащению архива. Создание и поддержание оптимальных условий хранения дел и документов. Режимы хранения документов: световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический, охранный. Размещение документов в архивохранилище, средства хранения, топографирование. Внеофисное хранение документов.
  • Комплектование архива документами структурных подразделений.
  • Комплект документов, необходимых для организации и функционирования архива, их виды и особенности. Классификация и учет документов в архиве. Организация поиска документов в архиве. Порядок выдачи дел из хранилища.
  • Проверка наличия и состояния документов в архиве.
  • Оформление результатов проверки. Ответственность за состояние документационного фонда. Система санкций за нарушение законодательства по архивному делу, гибель, незаконное уничтожение документов и др.
  • Экспертиза ценности документов: порядок проведения и оформление результатов.
  • Положение об экспертной комиссии: задачи, функции, состав и порядок работы экспертной комиссии. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов. Выделение документов с истекшими сроками хранения на уничтожение. Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Порядок уничтожения дел. Типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения. Изменения нормативной базы.
  • Основные учетные документы архива.
  • Подготовка документов к архивному хранению. Передача документов на архивное хранение. Особенности передачи дел в архив, хранение финансовых документов и документов по личному составу. Правила составления и оформления архивных описей. Систематизация дел в архивных описях. Составление предисловия к описи. Оформление титульного листа. Особенности составления описи и формирование дел. Редакция существующих описей дел. Составление паспорта архива организации.
  • Требования к формированию и оформлению дел.
  • Нумерация, лист-заверитель дела, обложка, переплет. Принципы формирования дел. Типичные ошибки и нарушения.
  • Номенклатура дел организации.
  • Виды, структура, правила составления и оформления. Систематизация, формирование дел и составные части номенклатуры, оформление итоговой записи. Определение сроков. Особенности составления номенклатуры дел для различных организаций. Типичные ошибки. Согласование номенклатуры дел с государственным архивом.
  • Подготовка дел к передаче на государственное хранение.
  • Взаимодействие с государственными архивами. Взаимоотношения архива организации (ведомственного архива) с учреждениями системы Федеральной архивной службы России. Право собственности организации на документы, передаваемые в государственный (муниципальный, частный) архив. Составление исторической справки к документам.
  • Использование документов архива.
  • Выдача документов во временное пользование. Составление и выдача архивных справок. Информационно-справочная работа с документами архива.
  • Технологии внеофисного и электронного хранения документов.
  • Постановка электронного документооборота в компании: введение и адаптация, технологии электронного документооборота. Перевод документов в электронную форму. Форматы хранения документов. Обеспечение сохранности документов в электронном виде.
  • Практическое занятие по составление номенклатуры дел организации.
  • На основании «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Изучение сроков хранения документов. Систематизация дел в номенклатуре. Оформление номенклатуры дел с учетом особенностей для различных организаций. Анализ допущенных ошибок.
  • 2 день:
  • Современный архив ー электронный архив.
  • Понятие и функции современной системы электронного архива. Проблемы и причины их возникновения, оценка рисков при работе с архивными документами. Функции и возможности системы современного архива электронных документов.
  • Нормативно-правовая база для создания системы электронного архива.
  • Обзор Федеральных законов, нормативно-правовых актов и рекомендаций, регулирующих деятельность организаций при создании и внедрении систем электронного архива.
  • Процессный подход к управлению документами в электронном архиве.
  • Управление бизнес-процессами и место электронного архивного документа в жизненном цикле документов организации. Классический и процессный подход к управлению электронными документами. Управление бизнес-процессами: понятие и примеры настройки. Движение электронного документа и его жизненный цикл.
  • Этапы создания электронного документа в архиве.
  • Организация сканирования документов. Распознавание. Идентификация и маркировка документов.
  • Обзор современных систем работы с электронным архивом.
  • Функциональный состав современных систем электронного архива (Documentum, Directum, Carabi, DocsVision, 1C и др.). Сравнение систем на реальных примерах. Принципы выбора системы для организации электронного архива.
  • Проектирование системы электронного архива.
  • Проблемы и решения. Подготовка технического задания на разработку и внедрение системы. Создание технического проекта: структура документа и практикум по созданию. Обоснование стоимости системы и способы сокращения затрат.
  • Придание юридической значимости электронному документу.
  • Понятие электронной цифровой подписи и обзор законодательства в этой области. Особенности подписания электронного документа. Обмен юридически значимыми документами между подразделениями и контрагентами; электронный архив документов с ЭЦП.
  • Подготовка к внедрению системы.
  • Методика внедрения системы электронного архива на предприятии. Приемка разработанной системы электронного архива. Создание команды внедрения. Пилотное тестирование. Перечень знаний для успешного внедрения.
  • Оцифровка бумажного архива.
  • Способы организации работы и оценка затрат. Особенности организации процесса оцифровки. Придание юридической значимости документам. Организация процесса передачи оцифрованных документов.
  • От электронного архива к созданию корпоративной информационной системы управления предприятием.
  • Дальнейшее развитие внедренной системы электронного архива. Оптимизация внутренних бизнес-процессов. Обзор примеров внедрений.
  • Участники семинара получают комплект раздаточных материалов и именной сертификат об участии.
СТОИМОСТЬ: 17200 руб.
Спецпредложение
Скидка 5%
КАК ДОБРАТЬСЯ
МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ:
Место проведения: Санкт-Петербургская торгово-промышленная палата, ул. Чайковского, д. 46-48
Контакты
КОНТАКТНОЕ ЛИЦО:
Джагаева Алёна Александровна
КОНТАКТНЫЙ EMAIL:
education@spbcci.ru
КОНТАКТНЫЙ ТЕЛЕФОН:
+78122737703