PR круглые сутки

Ирина Батуева

Оговорюсь сразу - это был необычный день. 7 октября 2002 г. газета «Работа для вас» отмечала 10-летие своей деятельности. Нашему отделу, как организатору данного мероприятия, пришлось потрудиться. А на меня, менеджера по продвижению газеты «Работа для вас», легла основная нагрузка. Поэтому мой рабочий день длился целые сутки! Но без помощи сотрудников отдела, четкой работы всех служб фирмы провести данное мероприятие было бы практически невозможно. В конце я привожу выводы, которые сделала для себя по результатам организации мероприятия.

03.25 утра. Глаза открылись сами собой. Когда же мобильник зазвонит?

03.30. …Вот и мелодия зазвучала… Быстро встаю, что там по плану? – Крепкий чай.

03.45. Играет «Авторадио», пью чай, есть неохота. В голове прокручивается основной план события. Понимаю, мало что можно изменить… Господи, только бы ничего не сорвалось!!!

04.30. Быстро - в ванную!

05.30. Та-а-ак… Посмотрим в зеркало: прическа, макияж, одежда… Нормально!

При нашей работе очень важно хорошо выглядеть.

Ведь как воспринимают мужчину, когда он весь помятый и с синяками под глазами? Устал - работал много! А женщина?

05.45. Хватит размышлять! Пора на выход! Темно. Хорошо, дождя нет!

06.00. Метро. Ого! И людей много, в основном рабочий люд. Сонные все.

06.45. Театр «Новая опера». Здесь будут проходить праздничный фуршет, концерт и фейерверк. В зале 800 мест. Обслуживающего персонала человек 400. Артистов и иже с ними – около 100. Кошмар! Как совладать с этой махиной?

Шоу будут снимать для телевизионной версии.

Главный администратор театра уже ждет. БОЛЬШЕ НИКОГО! Но это же телевизионщики настаивали на столь раннем часе заезда!? Начинаю звонить…

В процессе ожидания «раскидываем» гримерки для исполнителей: каждый артист приезжает ко времени своего выступления, работает номер, и его уже - нет, поэтому очень важно все распланировать.

07.50. Заезжают декорации. Рабочие распределяют коробки с оборудованием на сцене. Неторопливо их открывают…

09.30. На сцене - хаос.

09.40. Приехали телевизионщики на ПТС (передвижные телевизионные станции) – двух огромных автобусах. Кран для съемок решают не ставить (зал не очень позволяет), вместо этого будет – 10 камер.

Хаоса на сцене и в зале стало еще больше.

Устанавливают специальный телевизионный свет. Процесс идет!

10.00. Так, ресторан «Фигаро». 200 человек персонала на три этажа заносят столы, столовые приборы, еду.

Вкусно пахнет по всему театру!

12.00. В администраторской составляю окончательный список машин, которые должны пропускать через Сад Эрмитаж к «Новой Опере» на VIP- и обычную автостоянки.

Раздариваю последние пригласительные билеты.

Вношу изменения в списки, разрешающие проход через служебный вход, - право подписи только у меня! И улыбаюсь, улыбаюсь…

13.30. Прибыл экран для трансляции в зал увеличенного изображения исполнителей и имиджевого ролика газеты.

Где экран ставить на сцене? Выбираем место. Отдаю кассету. Ролик смотрится хорошо.

14.00. Телевизионный звук и «местный» никак не найдут общий язык. Приходится немножко «надавить» на режиссера-постановщика телеверсии: «А если звук не подойдет для ТВ, отвечать будете – Вы!» Сразу договариваются.

14.30. Уборщицы в зале подняли крик: кто-то из рабочих положил любовно пожаренный женой куриный окорочек на зрительское кресло… Обивку сидения срочно чистят…

15.00. Звонят журналисты по аккредитации на событие (пресс-релиз работает!): «Мы из … питерского журнала, хотели бы написать о вашем мероприятии! – Извините, прессу не аккредитуем! – А кого аккредитуете? – Только телевидение. – А о чем мероприятие? – Это концерт, посвященный 10-летию газеты «Работа для вас». – Так, куда нам приезжать? Таких звонков десятки…

15.30. Прибыли цветы. – В гримерку их, рядом со сценой. Туда же четырех манекенщиц, которые будут вручать букеты. Девушки просят кофе и бутерброды… – Буфет не работает, сегодня понедельник! – Мы хотим есть! – Я тоже!

15.45. Наша служба безопасности уже здесь. Охрана выставлена на всех выходах из театра и на подступах к столам с едой.

Выдают начальнику и мне рации…

Как там, говорите, ей пользоваться? Кнопочку нажал, кнопочку отпустил… Ничего не воспринимаю!

16.00. Приезжает Саша. Александр Ковалев – ведущий концерта и режиссер-постановщик шоу. Когда будет Анита?

16.30. Фуршетчики заканчивают сервировку столов. Пробегая мимо, пару раз заметила, как уронили виноград и еще что-то чем-то вниз…

Уборщицы опять скандалят, теперь в фойе: много народу носится туда-сюда - пол весь в следах.

17.00. Ну, вот и она! Анита Цой – ведущая концерта и всем известная певица. Так, в сценарии вроде бы изменений нет. Артисты все будут. Политические деятели тоже.

Саша и Анита репетируют в гримерке…

Анатолий Ломохов, фотограф, уже работает, умница! Все «протоколирует».

18.00. Ритм ускоряется. Скоро должен подъехать духовой оркестр пожарной охраны г. Москвы. В костюмах и золотых пожарных касках!!!

Как я их уговаривала прийти именно в этих прикольных касках! А дирижер сетовал на то, что они их в кино отдали сниматься…

18.30. Оркестр перед входом в театр. В КАСКАХ!!! Играют замечательно. Народ толпится, слушает, смеется, некоторые уже танцуют. Хорошо.

Запускаем народ в театр. Охрана отсекает «зайцев». Но два «синяка» все-таки пробрались на фуршет. Вывели их уже «никаких». J

Главное руководство прибыло.

Больших «втыков» вроде бы нет.

Угощение посетителями быстро съедается, запивается. Веселье растет на глазах…

Тем временем идет последний прогон на сцене. Ведущие репетируют «подводки». Программируется телевизионный свет.

Артисты будут выступать «экспромтом».

18.45. Александр Песков просит установить ступеньки со сцены.

Боковые ступеньки, блин (!), перекрыты ТВ-оборудованием.

«Вы понимаете, Ирочка, - говорит Песков, - я работаю со зрителем в зале, а на каблуках прыгать вниз опасно и назад на сцену влезать неэстетично…»

Решаем проблему.

18.55. Витас, оказывается, должен был петь и играть на рояле.

Рояль выкатить на сцену невозможно из-за установленных декораций. Спрашиваю: «А он не может спеть другую песню?» – «Нет, он же в костюме для песни с роялем!» Уговариваем Витаса петь без рояля.

19.15. Народ поглощает еду. Дали три звонка.

19.25. Пока не гаснет свет в фойе, люди в зал не идут.

19.30. Начинаем концерт. Ведущие выглядят прекрасно. Оборудование работает. Зрители веселы. Эксцессов нет.

19.45. Прибегает директор Михаила Вашукова, Николая Бандурина (они исполняют сатирические куплеты), говорит, что бальная пара, распределенная вместе с ними в гримерку, благополучно переодевшись, удалилась вместе с ключом! Выход дуэта через три номера. Ищем ключ.

20.00. Концерт вижу урывками из-за кулис или на мониторе. Устраняю нестыковки. Девушки из нашего отдела носятся с фонограммами мелодий к звукорежисеру.

Начальник решает оставшиеся финансовые вопросы, общается с высшим руководством.

20.15. Меня периодически вызывают на служебный вход – встречать гостей и вносить дополнения в списки…

Мурат Насыров, быстро проходя мимо поста охраны: «Сначала я в туалет, потом скажу свою фамилию!»

На служебный вход возвращается довольный Насыров. Лениво ругает пробки на дорогах.

Фотограф снимает его, потом меня. Я с ужасом успеваю подумать о будущем фото…

20.30. Одна из исполнительниц группы «Блестящие» повздорила с охранником театра. Обидела его за то, что он не узнал ее в лицо…

Дарим шампанское всей службе безопасности театра…

20.45. Никак не приедет Алексей Глызин… Опять пробки!

Из-за этого второй раз запускаем шоу-балет «Звездный экспресс».

…Вот и Глызин! В гримерку!

Жанна из «Блестящих» не успела накраситься… «Вы прекрасны всегда!» Благосклонно улыбается. Номер работают профессионально.

21.15. Завершает концерт Анита Цой.

21.20. Фейервек. Кругом грохочет так, что мне жаль людей, которые живут рядом. Но все о-очень красиво!

21.40. Довольное высшее и мое руководство убывает в клуб-ресторан “Луксор”.

Сотрудники “Новой оперы”, уже почти родные (!), говорят, что это у них первая “аренда”, которая прошла так спокойно и весело (?!).

Отвечаю, что рада, если со стороны это выглядело именно так.

22.00. Вот и я в “Луксоре”. Скоро будет выступать Елена Воробей – замечательная пародистка и очень хороший человек. Молодые артисты – победители конкурса журнала “Ваш Досуг” и казино “Кристалл” – Марина Войтюк (г. Рига) и группа “Волшебники двора”.

23.00. Слава Богу, здесь я могу немножко отдохнуть…

24.00. Откуда берется энергия танцевать? Очень весело, особенно нашему отделу, - такую махину провернули! Общаемся с артистами, договариваемся о сотрудничестве на будущее.

02.45. Уже восьмое октября. Пора домой.

03.00. Ловлю машину. Называю адрес. Всю дорогу сплю, подъезжаем к подъезду, и мобильник начинает свою побудную песенку, значит, уже 03.30!

План и выводы по организации мероприятия.

Время на подготовку – 2 месяца.

O Сформировать идею мероприятия.

O Составить и утвердить смету.

O Создать основной костяк команды. Лучше, если это будут люди одного возраста, им легче будет найти общий язык:

O продюсер,

O режиссер-постановщик шоу,

O режиссер-постановщик ТВ-версии,

O оператор-постановщик,

O художник-постановщик.

O Провести собрание организационного комитета на месте события.

O Учитывать технические требования специалистов к телевизионному звуку, свету, ни в коем случае на этом не экономить, иначе ТВ-версии может и не случиться J.

O Составить план выполнения работ.

O Заключить договоры. Здесь я рассматриваю нюансы договора с ТВ-каналом, про хозяйственные и так все имеют представление:

O в ТВ-договоре должно быть четко прописано время и дата выхода в эфир,

O если в мероприятии будут присутствовать спонсоры и вы намерены упомянуть их в титрах, обязательно впишите этот пункт,

O если вы планируете включить рекламный ролик вашей фирмы в ТВ-версию, данный пункт также должен иметь место быть.

O Провести переговоры с директорами артистов, согласовать гарантийные обязательства между сторонами. Предварительные переговоры имеет смысл провести как минимум за месяц-полтора до события.

O Написать сценарный план. Утвердить окончательный список артистов. В зависимости от сценария концерта получить от них необходимую информацию для «подводок».

O Сформировать «резерв» исполнителей.

O При организации мероприятий с большим сосредоточением людей присутствие службы безопасности совершенно необходимо. На мероприятии работали две службы безопасности - театра и нашей фирмы.

O Обеспечить организаторов мероприятия переговорными устройствами (рациями).

O Согласовать, иногда настоять, на присутствии представителя заказчика на монтаже ТВ-версии. Надо понимать, что для работников телевидения ваш проект «один из…», и четко контролировать процесс, качество выполнения работ.

O Написать титры, отнестись серьезно к этому вопросу и упомянуть всех, кто для вас важен и кому вы благодарны. Это своего рода документ.

O Просмотреть готовый материал, иметь как минимум недельный запас времени, чтобы внести коррективы. На отговорки по поводу завершенности технологического процесса и недостатка времени не обращать внимания.

Фото: freeimages.com

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Mini dsc 0050 3 sq 2
Сергей Средний
Забейте тогда.А я научился, понял и оценил концепцию. И просто кайфую от качества ресурса и возм...
Все дискуссии
HR-новости
Самые странные корпоративные правила: итоги опроса россиян

Общий поход на обед отделом, пение корпоративного гимна и кормление животных в офисе – попали в топ странных офисных правил и традиций.

Россияне назвали самые престижные и доходные профессии

В лидерах – работники сферы IT и государственные служащие. 

Владелец «Л’Этуаль» полностью выкупил сеть магазинов косметики «Подружка»

В России работает 287 магазинов сети «Подружка».

Стать предпринимателем пробовал каждый третий в мире

Доля заинтересованных в развитии своего бизнеса выше в странах Латинской Америки и в Индии, ниже — в Японии, Нидерландах, Бельгии, Швеции.