Цифровизация трудовых отношений: новые правила работы кадровика в 2020 году, сложные вопросы.

• Трудовые отношения в электронном виде: к чему готовиться в 2020 году (экспертный обзор). Пошаговый алгоритм перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) 2020-2027. Использование электронных кадровых документов: практические вопросы, выявленные в ходе первого этапа эксперимента (Приказ Минтруда от 26.03.2018 №194); проект ФЗ «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных ТЗ, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей» (2020-2022): выбор кадровых документов для перевода в электронный вид, выбор электронной подписи (ЭЦП), ситуации, когда применяется усиленная квалифицированная ЭЦП. Юридически значимые сообщения сторон ТД (проект ФЗ № 736455-7). Новые правила ст. 67 ТК РФ. «Жизненный цикл» кадровых документов: планируемые изменения в правилах хранения и др.

• Электронные трудовые книжки (ЭТК): практические вопросы переходного периода. Электронный СНИЛС (ФЗ от 01.04.2019 №48-ФЗ, ПП РФ от 13.06.2019 №335п): новые правила постановки на учет, подтверждение присвоения СНИЛС, предоставление работодателю. Новая ст. 66.1 (проект ФЗ №748684-7): сведения, передаваемые работодателем в информационную систему ПФ РФ; порядок и сроки предоставления, выдача работнику ЭТК «на руки». Способы «подтверждения» трудового стажа работника. Интегрирование ЭТК с ГИС. Новые правила ведения и хранения ЭТК: новый приказ Минтруда об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек (проект). Административная ответственность работодателя за нарушения порядка ведения ЭТК

• Действия работодателя по переходу на ЭТК: аудит ТК на бумажном носителе; исправление ошибок и записей, не соответствующих законодательству; внесение изменений в ЛНА; уведомление работника о переходе на ЭТК и возможности ведения ТК на бумажном носителе; внесение изменений в коллективные договоры. Кто может вести ЭТК, использование программ оптимизации ведения процессов заполнения и уведомления (автозаполнение). Передача сведений в ПФ РФ (форма СЗВ-ТД). Порядок расчета страхового стажа после перехода на ЭТК

• Электронный кадровый документооборот работодателя.  Документы, которые уже сейчас можно вести в электронной форме (ТД с дистанционным работником; акты по гражданско-правовым договорам; электронные больничные и др.). Параметры эксперимента Минтруда 2020. Ведение кадрового документооборота в ЭДО работодателя или на портале «Работа в России» (практические вопросы, опыт участников). Понятие «письменная форма» для ТК РФ. Обмен юридически значимыми сообщениями между работником и работодателем: момент отправки и доставки; идентификация лица, отправившего сообщение и др.

• Персональные данные (ПД) работника при ведении кадрового ЭДО: что нужно знать. ЛПА, регламентирующие работу с ПД; типовые формы документов; уведомление обработке; согласие на обработку (нюансы оформления); перечень лиц с полным и ограниченным доступом; установление порядка доступа; порядок хранения и передачи третьим лицам. Уничтожение ПД по окончанию обработки/достижению цели. Кого можно уволить за разглашение ПД? Есть ли риск для работников кадровой службы быть уволенными «по статье»?

• Электронный больничный (ЭЛН, ФЗ от 01.05.2017 № 86-ФЗ): правила, сложные случаи. Сопроводительные документы к ЭЛН (талон, согласие). Рекомендации по действиям работодателя при работе с ЭЛН (отказ в приеме ЭЛН от работника; дата выдачи; исправление ошибок в названии организации; проверка подлинности ЭЛН; направление сведений в ЕИИС «Соцстрах»; ЭЛН по уходу за членом семьи и др.)

• Электронный ТД с дистанционным работником: на что обратить внимание при оформлении. Понятие, правовой режим, ограничения использования дистанционного труда, «подводные камни». Заключение ТД при удаленном труде, цифровая подпись; что обязательно прописать в ТД с дистанционным работником, чтобы защитить интересы компании; режим рабочего времени и времени отдыха; порядок увольнения; электронные документы, подтверждающие трудовой стаж. дистанционного работника. Нужно ли вести Табель учета рабочего времени дистанционного работника? 

• ЭЦП при оформлении кадровых документов: проблемные вопросы, перспективы изменения законодательства. Виды ЭЦП, используемые в кадровом документообороте; срок действия ЭЦП и сроки хранения кадровых документов. Оформление простой ЭЦП для подписания кадровых документов. Оформления ЭЦП при заключении договора с дистанционным работником.  Ключ ЭЦП; конфиденциальность ЭЦП; судебная практика по делам, связанным с нарушениями и злоупотребления (подделка ЭЦП, использование ЭЦП неуполномоченным лицом, компрометация ключа и др.). Перспективы применения «облачной» ЭЦП в трудовых отношениях. Способы защиты нарушенных прав в суде по договорам, подписанным ЭЦП (нюансы подачи иска, оговорка об использовании ЭЦП и печати в тексте договора и др.)

• Электронный надзор за трудовыми взаимоотношениями: цели, задачи и перспективы внедрения. Электронный инспектор (Онлайн инспекция РФ), внедрение добровольного внутреннего контроля и аудита.

• HR Tech: какие вопросы работы кадровой службы могут быть решены при помощи автоматизации. Сложности перехода на автоматизированное кадровое делопроизводство (опыт практика), параметры проекта. Оптимизация конкретных процедур: что оптимизировать? Процесс, форма документа. Варианты перехода на электронный формат

• К чему еще готовиться кадровику в 2020: изменения в порядке оплаты отпускных; в порядке изменения условий, прекращения ТД (в т.ч. срочного); новые правила вынесения дисциплинарного взыскания; новые возможности использования гибкой занятости. Новые ограничения по трудовым отношениям с беременными женщинами и изменения в порядке выхода из отпуска по уходу за ребенком и др.

• Обсуждение проблемных вопросов участников.

______________

К выступлению приглашены: эксперты-практики, практикующие юристы в области трудовых отношений, представители профильного департамента Минтруда