Эффективное совещание: подготовка, проведение, организация, регламент

1. Введение. Терминология.

Совещание как один из инструментов управленческой деятельности.
Классификация видов совещаний: виды, формы проведения.
Составляющие совещаний: технологическая, управленческая, эмоциональная.
Структурные элементы эффективного совещания.
Общие правила проведения совещаний.
Основные и дополнительные цели совещаний.
Выбор вида и формы проведения совещания в зависимости от стиля управления руководителя.
Модель (дорожная карта) проведения эффективного совещания.

Методология проведения различных видов совещания:

• совещание - подведение итогов.
• совещание для построения плана на следующий период.
• креативное совещание: разработка новых идей (мозговой штурм).
• кризисное совещание: разработка путей выхода из сложных ситуаций.

2. Подготовка к совещанию.

Целесообразность проведения совещания, анализ текущей ситуации.
Определение целей и задач совещания.
Разбивка цели совещания на отдельные задачи.
Разработка повестки дня.
Оповещение участников и согласование времени и повестки.
Выбор вида и формы проведения совещания.
Список участников. Распределение ролей.
Роль руководителя и участников совещания.
Организация помещения.
Подготовка материалов и техники. Наглядные визуальные материалы.
Время для совещания, эффективная продолжительность.
Деловой этикет.

3. Динамика совещания.

Ролевые позиции на совещании (поведенческие шаблоны). Ключевые роли участников.
Лидерская позиция как инструмент принятия эффективного решения.
Методы обсуждения на совещании. Мозговой штурм, групповая работа, вовлечение участников.
Этапы принятия решений на совещании.
Удержание повестки дня.
Деловые коммуникации на совещании: активное слушание, техники обратной связи.
Методы установления согласия и выработки решений.
Взаимодействие со сложными участниками и разрешение конфликтов.
Возможные ошибки при проведении совещания.
Инструменты включения всех присутствующих в активную работу над задачей.
7 фаз в проведении совещания.
Роль и задачи модератора.
Принцип 6 шляп на совещании.
Принципы перехода от одной темы к другой в процессе совещания.
Урегулирование конфликтов, возникающих в процессе совещания.
Фиксирование результатов обсуждения по каждой теме.

4. Правила проведения совещания.

Процедура «снятия погон».
Правило очередности.
Правило времени.
Правило присоединения.
Правило добавления.
Правило движения.
Правило последнего слова.
Методы решения сложных задач на совещании.
Условия эффективности неформального неструктурированного обмена мнениями. Возможности и риски подобной дискуссии.
Закономерности развития групповых процессов, протекающих на совещании.
Технологии создания конструктивного взаимодействия на совещании.
Взаимодействие со сложными участниками совещания. Совещание в условиях конфликта интересов и/или позиций.
Закономерности мыслительных процессов при решении слабоструктурированных задач.
Факторы, влияющие на эффективность коммуникаций, роль внимания в процессе общения.
Искусство быть услышанным и понятым: активное и эмпатическое слушание, создание гармонии общения.
Понятие спора, виды споров.
Общие правила ведения правильного спора.

5. Организация и контроль исполнения решений, принятых на совещании.

Оценка эффективности и результативности совещания.
Протокол совещания: проекты решений, ведение, составление, рассылка.
Правила подготовки отчетов для участников.
Реализация решений и отслеживание исполнения.
Модели принятия решений группой. Их возможности и риски. Выбор оптимальной модели.
Ответственность и вовлеченность участников в процесс разработки и принятия решений. Выбор «необходимого и достаточного» уровня.
Декомпозиция принятого решения. Матрица ответственности.
Формализация решений.
Поручение задач исполнителям.