Довольно часто мы замечаем, что управленческие отчеты перегружены лишней информацией и деталями. Они неудобны, их сложно читать и анализировать. Таблицы, многомерные графики, объемные презентации утомляют и «замыливают» взгляд, не позволяя увидеть самое главное. Теряется смысл самой информации, упускается возможность сделать правильные выводы.
Основная задача во многих компаниях вовремя «сделать» очередной отчет или презентацию, а как отчет выглядит, удобен ли он для пользователя – никого не волнует, ведь существуют «установленные форматы», придуманные кем-то и когда-то.
Коротко и ясно поведал о проблеме всех компаний известный графический дизайнер Артемий Лебедев в своей статье «Бессмысленная презентация»: «Под влиянием американских принципов корпоративного общения сегодня практически все крупные компании в России используют «Пауэр пойнт» в своей работе. Ежедневно в тысячах конференц-залах, переговорных, кабинетах делают свет потише, чтобы собравшиеся могли посмотреть на домашнюю работу создателей презентаций. Презентация с показом слайдов в 99 случаях из 100 — унылое, занудное, неинтересное времяпрепровождение. Слайды в «Пауэр пойнте» практически всегда содержат примитивные аргументы — три строчки текста или одну круговую диаграммку, потому что более плотная подача информации невозможна. Нельзя же читать страницу текста с телевизора — так же и с презентациями».
На сегодняшний день существует слишком много неудачных примеров, когда способ представления информации привлекает куда гораздо больше внимания, чем сама информация.
Главный исследователь в области информационного дизайна, признанный гений в области отображения информации Эдвард Тафти в своих книгах и публикациях описывает приемы, позволяющие подать информацию более компактно, просто и многогранно. Одна из самых важных задач приемов - смещение предмета интереса со способа представления информации на собственно информацию.
Основополагающими принципами наглядного визуального представления информации являются:
- комбинация детализированных элементов и общего результата;
- приоритет не в количестве информации, а в том, насколько она полезна и эффективна;
- количественные характеристики обретают смысл только в том случае, если их есть с чем сравнивать.
Что такое data-ink ratio?
Data-ink ratio – это коэффициент полезных чернил. При разработке графических данных, диаграмм и таблиц важно не перегружать пользователя ненужной информацией, это затруднит поиск смысла того, что он видит на экране. С этой целью, устраняются все цветные «украшения», ненужные границы и рамки, все средства, которые визуально портят и отягощают саму информацию.
Если вы создали график, в котором использовали 75% чернил для отделки и 25% чернил для отображения информации - все это приведет к тому, что пользователь будет видеть только ненужные элементы, не уделяя внимания самому главному. Информация теряет свою ценность. В данном случае «ценностью» будет являться только красота цветного слайда. Но мы же не в галерее!
Назрела необходимость изменить ситуацию с управленческой отчетностью в компаниях. Основные цели изменений:
- уйти от многочисленных презентаций;
- сократить количество отчетов, выделить самую приоритетную информацию;
- визуально упростить подачу информации, увеличить ценность самой информации, а не ее изображения;
- упростить понимание и анализ информации;
- сократить время на просмотр отчетов и принятие решений;
- выделить приоритетные отклонения показателей, на которые следует обратить внимание в первую очередь;
- облегчить быстрый поиск нужной информации за любой период;
- обеспечить доступность информации на мобильных устройствах 24 часа в сутки.
Разработка новых отчетов и Dashboard.
Для исключения ряда презентаций и отчетов одним из самых оптимальных решений будет внедрение автоматизированной отчетности для менеджмента компании в виде Dashboard.
Dashboard – это информационная панель показателей, которая позволяет группировать наиболее важную информацию в наглядном графическом виде.
Она не является статичной картинкой, она интерактивена. В результате эта панель дает возможность отобразить показатели за любой период, в необходимой аналитике и детализации – и все это на одной странице экрана. При этом не нужно тратить время на поиск нужной информации в разных отчетах за разный период, информация всегда под рукой online.
Dashboard не только обеспечивает экспорт данных в документы Microsoft Office, Adobe PDF, но и формат Flash, что позволяет размещать интерактивную отчетность на WEB-портале (для доступа через WEB-интерфейс).
Разрабатывая отчетность Dashboard у себя в компании, я столкнулся с тем, что предлагаемые варианты интерактивных отчетов абсолютно не соответствуют критериям наглядности, которые описаны выше. Все эти цветные окна, круговые диаграммы, смешные приборные датчики больше напоминают новогоднюю елку, чем информативную отчетность. Такое ощущение, что разработчики отчетов больше уделяли внимание цветовым решениям, а не функциональной направленности и полезности самой информации. Особенно здесь неуместны 3-D диаграммы, многоцветные фоны и графики, стилизованные спидометры, термометры и прочие «фигуры высшего пилотажа».
В представленных примерах полностью отсутствует логика и информативность – куда смотреть и на что смотреть, «разбегаются глаза»'.
Не понятно, зачем такое нагромождение данных, для чего такое буйство красок и перегибов в оформлении? Чтобы было «красиво»? И самое главное - как определить негативные отклонения, максимально влияющие на итоговый результат (например, на прибыль)? Или просто смотреть все подряд? Пользователь скорее закроет такой отчет, и не будет тратить время, чтобы разобраться в нем!
Стояла непростая задача разработать и сделать новый вид информативной отчетности, полностью отвечающей требованиям наглядности. На это потребовалось время и глубокое понимание того, что действительно нужно пользователю.
В конечном итоге была создана новая управленческая отчетность в виде Dashboard.
В данных примерах, на мой взгляд, наиболее точно отражены основные принципы информационной наглядности, а именно:
- совмещение деталей и общего результата;
- краткость и динамичность;
- удобство и простота;
- эффективность самой информации, а не ее представления;
- разделение главного и второстепенного.
При этом, сейчас одна страница интерактивного отчета заменила 150 страниц презентации!
Теперь и вы оцените свои управленческие отчеты - насколько они соответствуют принципам информационной наглядности?
Можете ли вы изменить их к лучшему?
