Современный архив. Нормативы, технологии, автоматизация

1. Нормативно методическая база по организации и ведению архива.

Закон «Об архивном деле в Российской Федерации от 22.10.2004 «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» 2010 г. Анализ изменений.

2. Понятие архива организации.

Виды архивов. Законодательное регулирование работы архива. Взаимодействие с государственными архивами. Право собственности на документы, передаваемые в государственный архив.

3. Требования к помещению архива.

Режимы хранения документов: световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический, охранный. Размещение документов в архивохранилище, средства хранения, топографирование.

4. Ведомственный архив организации.

Разработка положения об архиве организации: задачи, функции, права, обязанности. Планирование работы архива, организация труда. Нормативы времени на работы в архиве.

5. Комплектование архива документами структурных подразделений.

Виды документов и их особенности. Классификация и учет документов в архиве. Порядок выдачи дел из хранилища.

6. Проверка наличия и состояния документов в архиве.

Оформление результатов проверки. Ответственность за состояние документационного фонда. Система санкций за нарушение законодательства по архивному делу, гибель, незаконное уничтожение документов и др.

7. Порядок проведения экспертизы ценности документов в организации.

Разработка положения об экспертной комиссии организации: задачи, функции, порядок работы. Типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения. Изменения нормативной базы. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов. Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Порядок уничтожения дел.

8. Основные учетные документы архива.

Составление архивных описей, дел постоянного хранения и по личному составу. Систематизация дел в архивных описях. Составление предисловия к описи. Оформление титульного листа. Особенности составления описи и формирование дел. Составление паспорта архива организации.

9. Основные требования к формированию и оформлению дел.

Нумерация, лист-заверитель дела, обложка, переплет. Принципы формирования дел. Типичные нарушения.

10. Контроль над ведением дел в делопроизводстве структурных подразделений архивной службой организации.

Порядок передачи дел в ведомственный архив. Составление сдаточной описи дел.

11. Номенклатура дел организации.

Структура, систематизация, составные части номенклатуры дел. Составление введения, оформление итоговой записи. Особенности составления номенклатуры дел для различных организаций. Типичные ошибки. Согласование номенклатуры дел с государственным архивом.

12. Подготовка дел к передаче на государственное хранение.

Составление исторической справки к документам.

13. Использование документов архива.

Выдача документов во временное пользование. Составление и выдача архивных справок. Информационно-справочная работа с документами архива.

14. Практическое занятие по составление номенклатуры дел организации.

Работа с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Изучение сроков хранения документов. Систематизация дел в номенклатуре. Оформление номенклатуры дел с учетом особенностей для различных организаций. Анализ допущенных ошибок.

15. Практические вопросы создания и использования электронных архивов организации. Проблемы и решения.

Задачи архивного хранения информации. Информационные технологии в архивном хранении. Системы автоматизации работы архивов и электронные архивы.

Нормативно-правовая база по работе с электронными документами. Термины и определения.

Особенности работы с электронными документами: создание, придание юридической силы, исполнение, оперативное хранение. Экспертиза ценности электронных документов. Методы уничтожения электронных документов.

Порядок подготовки и передача электронных документов на архивное хранение. Описание документов на электронных носителях. Организация учета электронных документов. Обеспечения аутентичности (подлинности) электронных документов. Обеспечение сохранности документов на электронных носителях.

Принципы создания электронного архива организации. Виды электронных архивов. Способы и этапы создания электронных архивов. Функциональные составляющие. Управление структурой архива.

Обзор существующих решений для электронных архивов. Закономерности изменения экономической эффективности при использовании электронных архивов.