Эффективное управление структурным подразделением

Модуль 1. Структурное подразделение: позиционирование и взаимодействие в рамках предприятия. Стратегический и системный подход к управлению подразделением.

• Каскадирование целей и задач компании до уровня структурного подразделения. Иерархия и взаимосвязь целевых индикаторов стратегического, тактического и операционного уровней управления. Принципы управления по целям в работе подразделения. Применение системы сбалансированных показателей. Феномен рассеивания целей. Аналитика для целевого управления. Взаимосвязь целевых индикаторов стратегического, тактического и операционного уровней управления. Мониторинг индикаторов.
• Виды структур, их достоинства и недостатки. Управление процессами - наведение порядка в бизнесе и его регламентация - повышение прозрачности, контролируемости и управляемости бизнеса через регламентацию и типизацию бизнес-процессов. Связь процесса с результатом. Основные и вспомогательные бизнес-процессы. Структура и матрица ответственности подразделения. Построение структуры рабочих процессов, управление бизнес-процессами. Определение, описание, анализ, стоимость, контроль бизнес-процесса, карта бизнес-процессов. Реинжиниринг и совершенствование процессов. Технология оптимизации DMAIC. Краудсорсинг, или банк идей. Разработка регламентов и матриц ответственности. От целей - к служебным функциям сотрудников: распределение обязанностей. Служебные функции и должностные обязанности сотрудников, их отличие. Как разработать живые и работающие должностные инструкции?
• Мониторинг индикаторов бизнес-процессов. Методика оценки работников и результатов их труда.
• Горизонтальное взаимодействие между подразделениями на основе процессного подхода.
• Документы, регламентирующие работу подразделения: управленческая отчетность, должностные инструкции, положение о подразделении.
• Обнаружение организационных патологий и способы их устранения.
• Исключение дублирования функций. Решение проблемы «безответственности» и «дублирования функций» в организации на уровне подразделения и компании в целом.

Практикум: Описание бизнес-процессов и разработка матрицы ответственности подразделения. 

Модуль 2. Оперативное планирование работы структурного подразделения.

• Планирование деятельности подразделения как профессиональная компетенция руководителя. Детализация планов компании до уровня структурного подразделения.
• Формы планирования и виды планов: оперативное, календарное, структурное планирование объемов работ.
• Принципы планирования, поиска и распределения ресурсов. Компоненты и этапы процесса планирования. Техники (инструменты) планирования: «План-график». «Диаграмма Ганта» или «Полосовая диаграмма». 4 вопроса «Рабочего задания». «Ситуационное (сценарное) планирование». Оценка и планирование необходимых ресурсов. Визуализация планов и распределение работ в группах. Проблемы и ограничения в планировании. Учет факторов неопределенности и факторов риска при планировании.
• Планирование численности и состава персонала. Методы выявления потребности в персонале и его необходимых качеств/компетенций. Ключевые компетенции.
• Управление по компетенциям. Профиль должности. Типы компетенций. Привлечение сотрудников. Отбор сотрудников. Интервью и проведение собеседований по компетенциям. Ошибки руководителя на этапе отбора кандидатов. Процедуры оценки сотрудников. Управление развитием сотрудников.
• Источники и процедуры установления норм.

Модуль 3. Контроль в системе управления. Мониторинг и контроль – основные инструменты достижения целей. Влияние человеческого фактора.

• Система контроля производительности. Управление по отклонениям. Разработка системы целевых и контрольных показателей структурного подразделения. Описание механизмов работы и определение контрольных показателей эффективности бизнес-процессов.
• Инструменты контроля: «Контур Управленческого Контроля», «Ключевые вопросы контроля». Способы и формы контроля и отчетности выполнения плановых заданий. Варианты корректирующих действий. Визуализация результатов. Основные направления управленческого контроля в условиях предприятия. Система оперативного контроля. Обеспечение возможности самоконтроля сотрудников.
• Информационное сопровождение взаимосвязанных процессов: контроля, внутрифирменного взаимодействия, управления. Системы сбора и обработки информации, формирования отчетов о деятельности предприятия и его подразделений.

Модуль 4. Модель оперативного руководства структурным подразделением. Управленческая компетентность руководителя как фактор эффективности работы подразделения.

• Задачи и приоритеты руководителя. Управление через обратную связь.
• Удержание и трансляция сотрудникам видения, целей и задач компании. OKR: иерархия целей и ключевых результатов от компании - до сотрудника. Принципы управления по целям от постановки задач до контроля результатов.
• Инструменты передачи и получения информации «без потерь». Как формулировать мысли для получения нужного решения и переводить деструктивную коммуникацию в конструктивную?
• Делегирование полномочий: возможность разгрузить себя от рутины для стратегических задач, повышение связности и сбалансированности бизнес процессов, ответственности сотрудников за результат.
• Действия в ситуации дефицита: НЕопределенность и НЕкомпетентность. Собрать работающую машину «из того, что было». «Других писателей у меня для вас нет»: как работать в условиях дефицита компетенций сотрудников и все же решать поставленные задачи.
• Когда расстояния не помеха. Перевод/прием сотрудников на удаленную работу: выбор оптимального режима работы, документальное оформление. Гибкий график: плюсы и минусы. Как обеспечивать продуктивность работы сотрудников: постановка задач, контроль результата или контроль количества рабочих часов?
• Эффективные совещания.
• Постановка задач: SMART, амбициозность, реалистичность. Анализ результатов: не поиск виновных, а выяснение и устранение причин. Конструктивная обратная связь.
• Управление компетенциями: обучение и развитие персонала. Практика горизонтального перемещения сотрудников: совершенствование процессов управления. Делегирование полномочий. 

Модуль 5. Управление финансами структурного подразделения.

• Структурное подразделение как центр формирования прибыли и учета затрат. Оценка экономической эффективности деятельности подразделения.
• Управление финансами в работе руководителя структурного подразделения. Место отдела в финансовой структуре компании.
• Планирование финансов подразделения или что такое бюджетирование? Бюджетный регламент, порядок взаимодействия с финансово-экономическими службами. Стратегическое и оперативное планирование денежных средств. Что должен включать бюджет подразделения. Этапы составления бюджета. Защита бюджета перед руководством.
• Управление затратами. Виды затрат. Методы учета (калькуляции) затрат. Контроль над затратами.
• Что нужно знать о требованиях финансовых служб к оформлению первичных документов? Требования к документам, прилагаемым к авансовому отчету. Пакет документов по сделке/договору.

Модуль 6. Управление эффективностью структурного подразделения.

• Выявление резервов повышения эффективности. Задачи и ответственность руководителя. Критерии эффективности для подразделения. Обзор существующих подходов. Создание и развитие системы собственных критериев/показателей эффективности подразделения для внутреннего пользования руководителем. Что такое управление эффективностью работы (Performance management). Ключевые показатели эффективности (KPI) подразделения и сотрудников: обзоры, стандарты, качественные показатели.
• Методика оценки персонала в системе управления эффективностью работы.
• Постановка задач. Различные подходы к учёту задач. Уровни детализации при постановке задач. Как минимизировать детализацию при постановке задач, и почему это важно?
• Внутрифирменные процедуры принятия управленческих решений. Индивидуальные и коллективные формы принятия решений. Оценка качества принятых решений.
• Управление изменениями. Работа с сопротивлением сотрудников. Как продвигать непопулярные решения? 

Модуль 7. Руководитель/лидер, функции, команда. Структурное подразделение: группа или команда?

• Организация командного взаимодействия. Функции и задачи руководителя. Выбор и использование различных управленческих стилей в рамках решения конкретных задач. Ситуационное руководство. Управление по ценностям. Формирование в коллективе корпоративных ценностей.
• Критерии для оценки качества работы сотрудника и его карьерных перспектив. Необходимость обозначения данных критериев на этапе собеседования или на этапе прихода руководителя в новый коллектив. Как сделать требования руководителя простыми, прозрачными и понятными для сотрудников?
• Описание функционала взаимодействия и описание индивидуальных процессов для каждого подразделения и сотрудника.
• Методы управленческого воздействия на подчиненных. Принципы и задачи трансляции поведенческих стандартов подчиненным.
• Регулирование и разрешение конфликтов в трудовом коллективе. Роль руководителя в урегулировании конфликтов. Стили руководства/лидерства: их эффективность/неэффективность в различных ситуациях.
• Сотрудник – человек-оркестр: когда это необходимо? как этого добиться? Всегда ли это хорошо?

Модуль 8. Мотивация и стимулирование – инструменты эффективного управления.

• Основные факторы и механизмы мотивации. Причины увольнений. Мотивация позитивная и негативная. Прозрачность системы поощрений и наказаний Варианты мотивации сотрудников в рамках / в дополнение к установленной в компании системе мотивации.
• Мотивация деятельности коллектива на общий результат работы.
• Материальное и нематериальное стимулирование. Границы использования наказаний и поощрений. Заработная плата в аспекте эффективности работы.
• Мотивирующая организация труда, оплата по результатам работы. Построение системы мотивации в соответствии с индивидуальными потребностями сотрудников. Бонусы и KPI для материальной мотивации. Опережающие KPI в компании.
• Нематериальные стимулы повышения производительности.
• Порядок действий руководителя по применению поощрений и наказаний.
• Проведение мотивационной беседы руководителя с подчиненным.

Модуль 9. Правовое сопровождение деятельности структурного подразделения.

• Построение и контроль договорной деятельности в подразделении.
• Хозяйственные договоры: особенности, виды, классификация, типичные ошибки. Структура договора. Толкование договора. Внесение изменений в типовую форму договора. Преддоговорная работа, особенности проведения переговоров с контрагентами при заключении договоров. Протокол разногласий, способы эффективного использования. Согласование условий договоров внутри организации, с контрагентами.
• Регулирование трудовых отношений Трудовым кодексом

Модуль 10. Личная эффективность руководителя. Эффективный самоменеджмент.

• Профессиональное развитие руководителя и профилактика выгорания
• «Ловушки карьеры»: факторы, условия и риски профессионального выгорания, типичные профессиональные деформации, психологические особенности «плохого» и «хорошего» управления.
• Профилактические меры упреждения профессиональных деформаций, интеллектуального, эмоционального, психологического выгорания.
• «Личная стратегия»: разработка собственной стратегии профессионального долголетия, формирование мотивационной основы самосовершенствования.
• «Точка управления»: самодиагностика внутренних ресурсов, способы развития стрессоустойчивости, приемы саморегуляции и самопрограммирования.
• «Энергетический потенциал»: пути потери жизненной энергии, эффективный алгоритм самосбережения, поддержание оптимального тонуса жизненных сил, энергии и здоровья.
• «Ресурсное состояние» в повседневной деятельности, как его создавать и поддерживать.