Бухучет: доверенности и накладные

Здорово придумали!
Сейчас заставят бедного буха париться с отложенной реализацией, то есть делать проводки реализации по дате получения товара покупателем.
То есть создают другой нервяк для буха:
делать лишние проводки в связи с отложенной реализацией и постоянно контролировать возврат накладных с печатью покупателя.
Сделайте проще - откройте вашему питерскому кладовщику удаленный доступ к 1С и пусть он выписывает ТОРГ-12 в 1С непосредственно в день передачи товара покупателю.
А передачу из мск в спб оформляйте внутренним перемещением со склада на склад.
А про доверенности бух все правильно говорит.
Зачем собирать филькины грамоты - просроченные доверенности.
Получение товара по просроченной доверенности равноценно получению товара без доверенности.
Что у вас и происходит.
Налоговых рисков в получении товара без доверенности нет, есть риски коммерческие.
То есть получатель товара может отказаться от обязательств и в суде отгрузку без доверенности будет труднее доказаать.
Но если доверенность все же есть, но с более поздними датами. то при проверке ФНС может прицепиться к нарушению порядка оформления первичных документов - отгрузка в 1с показана ранее, чем она произошла (дата получения товара покупателем и доверенность по числам отличаются от накладной) и штрафчик будет небольшой от 5 до 15 - за нарушение порядка ведения бухучета.
Но он и так будет - за что-нибудь другое, так что можно не сильно переживать.
Но вот если расхождение даты отгрузки и даты получения произойдет в разных налоговых периодах, то могут штрафануть за искажение налогооблагаемой базы.
Пусть ГД снимет с буха ответственность, напишет буху бумагу - знаю про несоответствие между датой отгрузки и получения товара, знаю. что возможен штраф, к вам претензий при проверке не будет. Это будет честно.
По закону главбух отвечает за документооборот в организации, и никто другой.
Ответственность не на вас, а на ГД и ГБ.

По пятому кругу пошли!

Ирина Агафонова пишет: Сделайте проще - откройте вашему питерскому кладовщику удаленный доступ к 1С и пусть он выписывает ТОРГ-12 в 1С непосредственно в день передачи товара покупателю.

А кто подпишет торг-12 и поставит печать? Кладовщик? Другой работник филиала? Я дважды спрашивал инициатора темы: естьв филиале человек с правом подписи? в ответ - тишина. Делаю вывод - человека нет, и видимо не будет (вопрос доверия и ответственности). Так что Ваша "легкая" схема не работает. Был был бы в филиале человек с правом подписи, то можно сделать еще проще, без всякого удаленного доступа: бухгалтер формирует в 1С Торг-12, сохраняет в экселе, отправляет по мылу в филиал, там Торг-12 распечатывают и подписывают.

Ирина Агафонова пишет: А про доверенности бух все правильно говорит. Зачем собирать филькины грамоты - просроченные доверенности.

Да с чего Вы решили, что они просроченные?????

Игорь Семенов пишет: А кто подпишет торг-12 и поставит печать? Кладовщик? Другой работник филиала? Я дважды спрашивал инициатора темы: естьв филиале человек с правом подписи? в ответ - тишина. Делаю вывод - человека нет, и видимо не будет (вопрос доверия и ответственности). Так что Ваша "легкая" схема не работает.

Работает. Сделайте довернность кладовщику на право подписи накладных или используйте факсимиле.

Игорь Семенов пишет: Да с чего Вы решили, что они просроченные?????

Так автор пишет. что доверенности не попадают в дату накладной. Значит либо доверенности еще не действуют на момент отгрузки. либо уже не действуют на момент получения. Какая разница, просроченные они или еще не открыты? Здесь не дебаты филологов. как я понимаю. Если дата доверенности и накладной не бьются, то для чего вам собирать эти филькины грамоты? Если реализация показана 25, а по доверенности клиент получил 30, то налицо нарушение порядка документооборота, выше об этом писали товарищи. И бух об этом и говорит.

Ирина Агафонова пишет: Работает. Сделайте довернность кладовщику на право подписи накладных или используйте факсимиле.

Да не хочет руководство делать кладовщику доверенность. Если сделает, то будет - работать.Только мой вариант еще "легче" Вашего. Факсимиле НЕЛЬЗЯ использовать КАТЕГОРИЧЕСКИ!!!! Вы бы поосторожнее с такими советами....

Ирина Агафонова пишет: Если дата доверенности и накладной не бьются, то для чего вам собирать эти филькины грамоты? Если реализация показана 25, а по доверенности клиент получил 30, то налицо нарушение порядка документооборота, выше об этом писали товарищи. И бух об этом и говорит.

Какие товарищи об этом говорили выше?

Игорь Семенов пишет: Какие товарищи об этом говорили выше?

Товарищи цитировали закон о бухучете, где указано, когда оформляются первичные документы по хозоперациям.

Игорь Семенов пишет: Факсимиле НЕЛЬЗЯ использовать КАТЕГОРИЧЕСКИ!!!!

Боитесь факсимильной подписи - оформите уже доверенность, что за проблему устроили на пустом месте?

Игорь Семенов пишет: Только мой вариант еще "легче" Вашего.

А кстати, не увидела разницы между моим и вашим вариантом. Вы ведь тоже предлагаете оформлять передачу товара из мск в спб накладной на внутреннее перемещение, а при отгрузке покупателю выписывать накладную на отгрузку силами кладовщика, предоставив ему удаленный доступ к 1? Что касается подписи на накладной, которую не могут доверить кладовщику, то это местечковый московский маразм и если его невозможно победить, то и говорить не о чем. Пусть дальше продолжают бесконечные дебаты с бухом.

Ирина Агафонова пишет: Товарищи цитировали закон о бухучете, где указано, когда оформляются первичные документы по хозоперациям.

Только выводы товарищи делали другие...

Ирина Агафонова пишет: Вы ведь тоже предлагаете оформлять передачу товара из мск в спб накладной на внутреннее перемещение, а при отгрузке покупателю выписывать накладную на отгрузку силами кладовщика, предоставив ему удаленный доступ к 1?

Нет, я это не предлагал.

Илья Поздняков пишет: Господа, обращаюсь к Вам в надежде встретить грамотного бухгалтера, который даст выдержки из законодательства РФ. … Накладная выписана, предположим, 20.10.11 г., груз приходит в филиал, предположим, 25.10.11 г., клиент за грузом приезжает, предположим, 30.10.11 г. Доверенность выписана на срок с 30.10.11 до 05.11.11 г. Т.е. дата действия доверенности не попадает в дату накладной, т.е. в 20.10.11 г.... … Вопрос №1: действительна ли накладная, подписанная уполномоченным лицом (по доверенности), но с датой не 20.10.11, а 30.10.11 ? (желательно ссылку на закон) Вопрос №2: действительна ли эта доверенность, и что самое главное, применима ли она к данной накладной? (признателен за ссылку на закон). Бухгалтер утверждает, что такое не имеет место быть, что на накладной, в нашем случае должна стоять синяя печать, а доверенность не действительна, т.к. выписана не в дату накладной.

Илья, удалось уже найти общий язык с бухгалтерией? Если вопрос еще не закрыт, позвольте подключиться к обсуждению. Начну со ссылок на законы: Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (о нем уже написала Татьяна Азарова). Цитирую: «Статья 9. Первичные учетные документы п.4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.» То есть дата накладной – это должна быть дата отгрузки товара покупателю со склада филиала (действия между разными юридическими лицами – вашим филиалом и покупателем). Доверенность предъявляется покупателем при получении товара, поэтому логично что дата выписки доверенности не может быть позже даты накладной. Ну и соответственно, доверенность должна быть действительна на момент получения товара со склада филиала представителем покупателя («срок действия доверенности»). Это про то, как должно быть. Добавлю, что по дате отгрузки товара обе бухгалтерии (и ваша и покупателя) делают проводки, одна фирма списывает товар, другая наоборот приходует. И дальше от этой даты зависит, кому и когда начислить налоги. Ваша бухгалтерия решила считать датой продажи товара момент отгрузки товара со склада в Москве. (Ей так удобнее, проводок меньше и ниже расходы на содержание бухгалтерии. Хотя с точки зрения закона не совсем верно.) Поэтому бухгалтер и просит у покупателей доверенности, действительные на дату накладной, как будто они сами за товаром в Москву съездили. Это я все пишу только для того чтобы внести ясность, но не предлагаю идти к бухгалтеру и говорить что он не прав. Понятно ведь, что основная задача – рентабельность бизнеса, и организовано все так чтоб сократить издержки. Выхода два: 1. Распечатывать накладные без даты, вписывать дату вручную в момент получения товара покупателем (это не запрещено). Но тогда и вашему бухгалтеру придется проводки по этой дате делать и налоги начислять. Доверенности в этом случае переделывать не придется 2. Либо договориться с покупателями, чтоб они печатали доверенности с той датой, когда печатается накладная в Москве. Можете уведомлять их «Вот сегодня ваш товар из Москвы отправляют, подготовьте доверенность сегодняшним числом». Кстати, насчет печати доверенностей из программы. Программа позволяет вносить изменения в доверенности, а значит – главное зарезервировать номер, а потом можно будет поменять – и имя водителя, и паспортные данные, и другие сведения» Теперь насчет

Бухгалтер утверждает, что такое не имеет место быть, что на накладной, в нашем случае должна стоять синяя печать, а доверенность не действительна, т.к. выписана не в дату накладной.

Если покупатель забирает товар с вашего склада, то он предъявляет доверенность и расписывается в накладной, а вот если бы вы доставили товар до склада покупателю, то в этом случае вам поставят синюю печать прямо в накладную. В чем разница? Когда вы доставляете товар непосредственно до покупателя, у него «под рукой» имеется печать, ею он и подтверждает что принял товар. А вот когда покупатель посылает на ваш склад своего представителя забрать товар, чаще всего это водитель, то ему никто печать не доверит. А чтобы вы с чистой совестью могли отдать незнакомому водителю товар, ему выдают доверенность с печатью организации. Вы проверяете паспорт чтоб убедиться что отдаете товар тому кому надо. И оставляете доверенность себе, прикрепляя к своему экземпляру накладной. Важно еще чтобы срок действия доверенности был актуальным на дату получения товара, чтоб избежать ситуации, когда к вам приехал человек, уже не работающий в той компании – заберет товар и поминай как звали. Выводы такие – ваш бухгалтер не прав, когда не принимает доверенности, а требует синюю печать на накладной. Скорее всего он нашел «выход», потому что покупатели отказываются выдавать доверенности задним числом. Вы сами написали, что

если уже была доверенность под номером 345 от 30.11.11, то никак не получится сделать доверенность 344 или 346 от 25.11.11.

А так – шлепнул синюю печать на накладную, и не паришься с номерами доверенностей. В жизни есть и более сложные ситуации оформления накладных – то о чем написал Андрей Наумов – когда в ДОГОВОРЕ указана дата перехода права собственности. Например, может быть написано «Право собственности переходит в момент отгрузки товара со склада головной организации в Москве». В этом случае дата накладной – это дата отгрузки с Московского склада. Но думаю что это не про Вас. Хотя на всякий случай уточните, что написано в договоре. И я не поняла, что значит

Мои директора филиалов только и делают, что … перештамповывают накладные на нужную дату.

Синюю печать ставят в накладные, где дата – дата отгрузки с московского склада? Или печатаются накладные с датой отгрузки со склада филиала и на них ставят печать покупателя?

Любовь Мамчук пишет: «Статья 9. Первичные учетные документы п.4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.» То есть дата накладной – это должна быть дата отгрузки товара покупателю со склада филиала (действия между разными юридическими лицами – вашим филиалом и покупателем). Доверенность предъявляется покупателем при получении товара, поэтому логично что дата выписки доверенности не может быть позже даты накладной. Ну и соответственно, доверенность должна быть действительна на момент получения товара со склада филиала представителем покупателя («срок действия доверенности»).

Ну какая логика в том, что дата доверенности не может быть позже даты накладной?

Любовь Мамчук пишет: 1. Распечатывать накладные без даты, вписывать дату вручную в момент получения товара покупателем (это не запрещено). Но тогда и вашему бухгалтеру придется проводки по этой дате делать и налоги начислять. Доверенности в этом случае переделывать не придется

В накладной есть дата получения товара.Главное, чтобы доверенность покупателя была действительна в момент получения товара.

Игорь Семенов пишет: Ну какая логика в том, что дата доверенности не может быть позже даты накладной?

Опять начну со ссылок на «законы»: Накладная Торг-12 утверждена Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 г. № 132. Форму утвердили, но не дали разъяснений по ее заполнению. Отсюда и возникает неясность – может ли не совпадать дата составления накладной и дата фактической отгрузки товара со склада. Зато мы имеем закон О бухгалтерском учете, где написано «Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания». Потому и возникают опасения бухгалтеров – что дата отгрузки должна совпадать с датой составления документа. Поэтому бухгалтера подстраховываются и заставляют подписывать накладные тем же числом, когда они были созданы. Насколько я поняла Вашу позицию: дата составления накладной – это дата распечатывания документа в Москве. К факту отгрузки она не имеет непосредственного отношения. При отгрузке товара со склада филиала покупателю нужно заполнить поля «Отпуск груза произвел – должность - подпись – дата» и «Груз получил грузополучатель - … - дата». Дата «отпуска груза» и будет считаться моментом реализации и на именно эту дату должна действовать доверенность. Не спорю, может именно так и задумывал Госкомстат, только не дал на этот счет никаких разъяснений. Кроме того, есть разъяснения Минфина России – письмо от 16.03.2006 № 03-04-11/53, а еще письмо ФНС России от 28.02.2006 № ММ-6-03/202@**: «На основании указанного п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, первичные учетные документы должны содержать в качестве обязательных реквизитов дату составления указанных документов и содержание хозяйственной операции. Таким образом, датой отгрузки (передачи) товаров (работ, услуг), имущественных прав признается дата первого по времени составления первичного документа, оформленного на покупателя (заказчика), перевозчика (организацию связи) для доставки покупателю.» Поэтому я поддержала идею – указывать одинаковые даты – дату составления накладной и дату отгрузки со склада филиала. И под эту дату готовить доверенность. Иначе бухгалтер рискует объясняться с налоговой инспекцией, и на какие законы ей сослаться? Илья Поздняков попросил дать ссылки на нормативные акты, которыми он может аргументировать свою позицию в споре с бухгалтерией. Игорь, я не считаю что Вы не правы. Но прошу Вас объяснения связать с нормативными актами. Кстати, вопрос о дате накладных частенько возникает. Ответ будет полезен не только автору темы.

Любовь Мамчук, Любовь, Большое спасибо за ответ. Сразу соглашусь с Вами, что вопрос о датах в товарной накладной в законодательстве конкретно не прописан, что оставляет для налоговых органов поле для «маневра». Изложу свое понимание вопроса. При реализации товара у продавца возникает обязательства по двум налогам – по прибыли и по НДС. Определяя момент возникновения по прибыли НК прямо указывает на момент «реализации», которая понимается как переход права собственности. При реализации товара как правило применяется товарная накладная Торг-12, содержащая аж три даты: - 1. дата накладной – фактически дата составления накладной - 2. дата отпуска товара - 3. дата получения товара. ГК указывает, что «Право собственности у приобретателя вещи по договору возникает с момента ее передачи, если иное не предусмотрено законом или договором.» Таким образом, в стандартной ситуации именно 3-ая дата является датой реализации. Что делать бухгалтеру, если 1-ая и 3-ая даты накладной не совпадают? ИМХО, если товар отгружен, но не реализован, его нужно отразить по 45 счету «Товары отгруженные», а уже после возврата накладной с отметкой покупателя – на 3-ю дату провести реализацию и начислить налог. А вот момент возникновения обязанности по начислению НДС НК увязывает как с передачей (переходом права собственности) товара, так и с отгрузкой товара – какое событие раньше случилась. Приведенное Вами письмо ФНС рассматривает как раз эту ситуацию: «Вместе с тем в случае, если товар не отгружается и не транспортируется, но происходит передача права собственности на этот товар, в соответствии с пунктом 3 статьи 167 Кодекса такая передача права собственности в целях применения главы 21 Кодекса приравнивается к его отгрузке. Датой отгрузки такого товара признается дата передачи права собственности, указанная в документе, подтверждающем передачу права собственности.» Таким образом, данное письмо ФНС к рассматриваемой нами ситуации, ИМХО, не подходит, так как рассматривает ситуацию, когда отгрузки товара не было. Почему же бухгалтера так хотят, чтобы 1-я и 3-я дата совпадали? ИМХО, есть две проблемы: - перемещение с 41 счета на 45 счет и последующая реализация значительно усложняют текущую работу бухгалтера. Почему, я думаю объяснять не надо. - позиция наших славных налоговых органов. Что касается даты доверенности, то все вышеизложенное мной и ранее Вами не имеет к этому вопросу никакого отношения: Главное - дата получения товара должна попадать в срок действия доверенности, а дата выписки доверенности не имеет никакой [COLOR=red=red]иной[/COLOR] связи ни с датой составления накладной, ни с датой получения товара.