Студенты-практиканты: как эффективно использовать бесплатные руки

Много кто сталкивался с сокращением штата в отделе при сохранении прежнего объема задач. В такой ситуации обычно выбирают один из нескольких вариантов решения:

  • Делать меньший объем работы, с меньшим количеством сотрудников.
  • Делать менее качественно, но тот же объем.
  • Делать все на прежнем уровне, но работать в режиме 24/7.
  • Передавать все на аутсорсинг, увеличивая статью расходов из других статей.
  • Перенастраивать процессы работы в компании, но это долго.

В любом из этих вышеперечисленных вариантов есть потери, страдает или качество, или сроки, или вы просто выдохнетесь на работе через месяц-другой, а так и до увольнения вашей кандидатуры может дойти. Что делать? Как решить этот вопрос?

В своей практике я сталкивалась несколько раз с необходимостью сокращать штат сотрудников, но сохранять качество и уровень выполняемых задач. Как правило, все это случалось в период нестабильности, сначала 2008 года, потом 2014 и теперь в 2015. Конечно, первая реакция – растерянность и непонимание, как сделать весь этот объем с таким малым количеством людей?! Хочется реализовать все проекты, но надо фокусироваться на главном и делать самое важное, при этом в маркетинге всегда возникают значимые проекты, которые нужно сделать в дополнении к регулярным задачам. И приходится разрываться, пытаться делать все и сразу, работать по 12 часов в сутки в постоянном авральном режиме, и когда это закончится – непонятно. Через месяц такой работы мне это надоело, я решила искать новые пути решения. Перепробовала все варианты из вышеперечисленных, что-то работало, что-то нет. В какой-то момент пришла идея использовать стажеров. Первый опыт был ужасен, Казалось, студенты-практиканты, которых мы набрали, ничего не умеют и не понимают. Зачастую простые рутинные задачи для них были сложны.

Конечно, можно было забросить эту идею и больше не повторять опыт привлечения студентов, но я не сдавалась, пробовала и искала варианты оптимизации работы и сотрудничества с «бесплатными рабочими руками и мозгами». Перепробовав множество вариантов, нашла наиболее оптимальные три вида сотрудничества со студентами-практикантами:

1) Продажи: холодные звонки, подбор базы потенциальных клиентов и подрядчиков.

2) Дизайн и креатив: креативные задачи по дизайну и разработки нестандартных идей.

3) Маркетинговые проекты: исследования, аудит ТТ, «тайный покупатель», SMM-проекты, организация мероприятий и PR.

Конечно, они могут еще работать курьерами и делать какую-то ручную работу: переклеивать, крепить и делать простую не требующую ума работу. Для меня же была задача использовать именно их умственный потенциал, поэтому и проекты подбирались как задачи для молодых специалистов без опыта. У студентов есть мотивация получить первый опыт работы и рекомендации, поэтому на умственные задачи легче найти исполнителей.

Где и как найти студентов?

По своему опыту замечу, что студентов-практикантов найти не так просто, как кажется. Кто-то скажет, что нужно обратиться в HR-компанию, и они все найдут. Отчасти это так, могут найти, но в большинстве своем они не заинтересованы в поиске студентов на стажировки, их KPI – это закрытие регулярных заявок на открытые вакансии в компании. В любом случае, необходимо, чтобы HR разместили информацию на порталы по поиску работы. На вакансию «стажер», по опыту, приходит пять-шесть откликов, из них не всегда могут быть подходящие кандидаты, и это даже в крупных компаниях с именем. Есть другой вариант поиска – через университеты и институты вашего города.

План действий по поиску студентов-практикантов через вузы

1. Обращаемся в вуз на кафедру по вашей специальности для проекта. Например, на исследования привлекаем студентов с кафедр социологии, на дизайн-проекты – с кафедр дизайна, на холодные звонки – кафедры управления и менеджмента. Можно и не по специализации, но тогда заинтересованность со стороны вуза и студентов будет ниже. По времени переговоры с заведующим кафедры занимают одну-две недели.

2. Заключаем договор с вузом на прохождение производственной практики студентов в вашей компании. Как правило, это на бесплатной основе, и преподаватели университета всегда охотно идут на сотрудничество. Сроки зависят от степени бюрократии в вашей компании, университеты обычно быстро подписывают документы. Этот пункт можно и пропустить, если вам и вузу не требуется документальное подтверждение прохождения практики.

3. Размещаем анонс о привлечении студентов на практику. По договоренности преподаватели могут сделать анонс о возможности прохождения стажировки в вашей компании, подобрать кандидатов или раздать студентам листовки об условиях стажировки с контактами для связи. Также можно разместить объявления на кафедре и досках объявления университета. По итогам студенты напрямую связываются с вами на предмет сотрудничества.

4. Собеседование со студентами. Я практикую приглашение всех студентов одновременно, объявляю условия сотрудничества и рассказываю о проекте, в котором им предстоит участвовать. Здесь можно выбрать одного или группу студентов, в последнее время я практикую командную работу, так студенты меньше сливаются в процессе стажировки и всегда есть резерв – к сожалению, не каждый из студентов может подойти под задачи проекта.

5. Запуск стажировки под руководством наставника от вашей компании. На бесплатной основе при неполном рабочем дне студентов можно пригласить на два-три месяца стажировки.

Хороший способ участия в студенческих фестивалях и конкурсах в качестве жюри или спикера на конференциях в вузах, единственный минус – они проходят нечасто, поэтому можно рассматривать как дополнительный вариант, а не основной.

Какие должны быть задачи для студентов?

Никаких сложных задач и проектов! Студенты их завалят в силу отсутствия опыта и понимания ваших бизнес-процессов. И вы потеряет время и нервы! Так что им давать в работу, если они ничего не знают и не могут? Решение есть – это простые задачи на одно действие!

При постановке задачи важно учесть:

  • Уровень сложности задачи.
  • Необходимо подробно объяснить эту задачу перед ее выполнением.
  • Студент обязательно должен ее повторить, как он ее понял.
  • Дать шаблоны для заполнения.
  • Предоставить примеры ожидаемого результата.
  • Назначить куратора студента, обычно это сотрудник, который в последующем будет пользоваться наработками студента по задаче. Иначе вы не получите нужный результат, и время ваше и студента будет потрачено зря.

При постановке задач в одно действие у вас больше шансов получить ожидаемый результат, чем при передаче в работу целого проекта. Лучше большого слона есть по кусочкам!

«За» и «против» сотрудничества со студентами

«За»:

1) Бесплатно, нет финансовых затрат.

2) Возможность освободить время штатных сотрудников для решения более важных задач. Студентам можно доверить решение простых и длительных по времени выполнения задач, не требующих высокой компетенции.

3) Альтернатива аутсорсингу. Хорошо решаются творческие и креативные задачи по дизайну, это позволяет сэкономить средства на работе дизайн-агентства.

«Против»:

1. Временные затраты на работу со студентами, на постановку задач и курирование их выполнения. Нужен постоянный контроль с вашей стороны за качеством выполнения работы.

2. Студенты, как и фрилансеры, могут пропадать, но это реже случается со студентами-практикантами, пришедшими по рекомендации преподавателей вуза.

3. Короткий период работы со стажерами – всего два-три месяца, после чего нужно искать новых практикантов или переходить на работу за вознаграждение.

Итак, у вас есть понимание, что студентам можно доверить проекты, при этом важно четко разделять проект на простые задачи и контролировать их выполнение. Вы знаете, как и где можно найти студентов-практикантов. Теперь осталось только протестировать формат работы со студентами. Пробуйте, и у вас получится.

Впервые статья была опубликована на Executive.ru 5 мая 2015 года

Executive.ru открыл канал в мессенджере Telegram. Хотите быть в курсе самых главных событий российского менеджмента? Присоединяйтесь!
Комментарии
Директор по маркетингу, Санкт-Петербург

Во-первых, труд должен быть оплачен. Даже в Советском Союзе школьникам при прохождении практики выплачивалась заработная плата.Во-вторых, альтернатива аутсорсингу - это штатный работник-профессионал, а не стажер без опыта работы.В-третьих, описанные в статье ситуации возникают в компаниях, где управление маркетингом отсутствует напрочь.

Директор по маркетингу, Санкт-Петербург

Во-первых, труд должен быть оплачен. Даже в Советском Союзе школьникам при прохождении практики выплачивалась заработная плата.
Во-вторых, альтернатива аутсорсингу - это штатный работник-профессионал, а не стажер без опыта работы.
В-третьих, описанные в статье ситуации возникают в компаниях, где управление маркетингом отсутствует напрочь.

Директор по производству, Украина

Кстати, об оплате.В последний месяц первого курса, я подошел к куратору нашей группы с вопросом.Он мне ответил: 'То, что Вас интересует будет нежелательным эффектом в одной работе института ДонНИИчермет'. И привел меня туда. Завлаб согласился - пусть поучаствует в экспериментах этой работы. Только, юридически, лучше бы оформить его лаборантом. Да и ему 60 рэ/мес не помешают. Кстати, тогда стипендия была 35 рэ/мес. Её вполне хватало на питание. А второй стипендии, что я получал от отца, хватало на карманные расходы.Поработал я 1,5 месяца. Помогая ст.научн.сотр. Собрали установку, выполнили эксперименты. Я, по ходу, освоился с теорией подобия. По ней наша установка моделировала поведение жидкого металла, при его сливе из конвертора. Освоился с фотографированием. Фотографии вошли в отчет о работе. На неделю отвлеклись; слетали на Криворожский меткомбинат. Там выполнили эксперименты по другой работе.Короче, я мог бы и бесплатно поработать. Но, металлургическое производство - это не цветочки нюхать. Поэтому, завлаб позаботился не только обо мне; но, и о себе. Потому и оформил меня официально. С зарплатой.Хотя, мне кажется и потому, что люди тогда были лучше.Кстати, через 40 лет, в организованном мною планово-экономическом отделе, работал студент-пятикурсник. На полной зарплате. И работал весьма эффективно. Жестким графиком работы я его не обременял. Лишь бы все операции товаро-денежного оборота учитывались 'день-в день'. И в тот же день оформлялись необходимые договорные документы.А решение, что-де 'пусть работают за приобретаемый опыт' - это подлость.И неумно, в части производительности труда. В недавней теме я вспоминал слова П.Друкера о 'продуктивном труде'. Труде, в котором надо больше заботиться о результатах, чем о затратах.

Директор по производству, Украина

Кстати, об оплате.
В последний месяц первого курса, я подошел к куратору нашей группы с вопросом.
Он мне ответил: ''То, что Вас интересует будет нежелательным эффектом в одной работе института ДонНИИчермет''. И привел меня туда. Завлаб согласился - пусть поучаствует в экспериментах этой работы. Только, юридически, лучше бы оформить его лаборантом. Да и ему 60 рэ/мес не помешают. Кстати, тогда стипендия была 35 рэ/мес. Её вполне хватало на питание. А второй стипендии, что я получал от отца, хватало на карманные расходы.
Поработал я 1,5 месяца. Помогая ст.научн.сотр. Собрали установку, выполнили эксперименты. Я, по ходу, освоился с теорией подобия. По ней наша установка моделировала поведение жидкого металла, при его сливе из конвертора. Освоился с фотографированием. Фотографии вошли в отчет о работе. На неделю отвлеклись; слетали на Криворожский меткомбинат. Там выполнили эксперименты по другой работе.
Короче, я мог бы и бесплатно поработать. Но, металлургическое производство - это не цветочки нюхать. Поэтому, завлаб позаботился не только обо мне; но, и о себе. Потому и оформил меня официально. С зарплатой.
Хотя, мне кажется и потому, что люди тогда были лучше.

Кстати, через 40 лет, в организованном мною планово-экономическом отделе, работал студент-пятикурсник. На полной зарплате. И работал весьма эффективно. Жестким графиком работы я его не обременял. Лишь бы все операции товаро-денежного оборота учитывались ''день-в день''. И в тот же день оформлялись необходимые договорные документы.

А решение, что-де ''пусть работают за приобретаемый опыт'' - это подлость.
И неумно, в части производительности труда. В недавней теме я вспоминал слова П.Друкера о ''продуктивном труде''. Труде, в котором надо больше заботиться о результатах, чем о затратах.

Консультант, Самара

Не совсем согласен с мнением предыдущих участников.Кроме материальной мотивации существует и нематериальная.Студенты,которые проходят практику в коммерческой реально работающей структуре получают практический опыт и у них есть возможность применить полученные теоретические знания именно на выполнении мелких задач и получить при этом опыт.Согласитесь не всех выпускников ВУЗов охотно берут в организации,так как в копилке только теория а опыта нет и возникает замкнутый круг.Нет практики ,нет трудоустройства.

Менеджер по персоналу, Екатеринбург

Во первых, спасибо автору за статью, информация вполне знакома и нового мало, но зато все по полочкам и понятно описано. Конечно, в идеале и опыт получить и заработать материально, это да...Но, соглашусь с Владимиром Ухановым. Без опыта, только с теорией, выпускников не стремятся поскорее взять и взрастить талант! А потому, многие студенты готовы получить именно этот опыт. А если молодой человек (или девушка) окажется действительно сообразительным, ответственным и с горящими глазами, то почему бы в будущем не рассмотреть вопрос о трудоустройстве. Насчет студентов в Советском Союзе- так время было другое и отношения другие, и что греха таить, студенты были несколько с другими установками и ценностями. Из своего опыта: Мне попадались и мотивированные ребята, желающие опыт получить, научиться новому и студенты 'потребители', желающие по минимуму появляться в офисе, выполнять работу 'принеси-подай' и в итоге с вопросом: ' а что, меня на работу не берут?'

Менеджер по персоналу, Екатеринбург

Во первых, спасибо автору за статью, информация вполне знакома и нового мало, но зато все по полочкам и понятно описано. Конечно, в идеале и опыт получить и заработать материально, это да...Но, соглашусь с Владимиром Ухановым. Без опыта, только с теорией, выпускников не стремятся поскорее взять и взрастить талант! А потому, многие студенты готовы получить именно этот опыт. А если молодой человек (или девушка) окажется действительно сообразительным, ответственным и с горящими глазами, то почему бы в будущем не рассмотреть вопрос о трудоустройстве. Насчет студентов в Советском Союзе- так время было другое и отношения другие, и что греха таить, студенты были несколько с другими установками и ценностями.
Из своего опыта: Мне попадались и мотивированные ребята, желающие опыт получить, научиться новому и студенты ''потребители'', желающие по минимуму появляться в офисе, выполнять работу ''принеси-подай'' и в итоге с вопросом: '' а что, меня на работу не берут?''

Директор по маркетингу, Санкт-Петербург

Олеся, статья не о том, как дать опыт студентам, а как сэкономить на маркетинге.

Директор по производству, Украина

Я тоже не согласен с двумя предыдущими мнениями. «Новички» участвуют в производственном процессе? – Да, участвуют.Их трудозатраты включаются в себестоимость продукции? – Да, включаются.Значит, невыплаченная им заработная плата кем-то воруется.

Директор по производству, Украина

Я тоже не согласен с двумя предыдущими мнениями.
«Новички» участвуют в производственном процессе? – Да, участвуют.
Их трудозатраты включаются в себестоимость продукции? – Да, включаются.
Значит, невыплаченная им заработная плата кем-то воруется.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Новости
Крупнейшая типография Урала отмечает 20-летие

За это время «АСТЕР» из маленькой фирмы с единственной печатной машиной выросла до крупнейшей полиграфической компании Уральского региона, доставляющей заказы по всей России.

Правительство РФ признало уровень жизни россиян как «выживание»

Новая волна кризиса: россияне на грани выживания - 69% доходов населения РФ тратится на продукты питания.

Cibest представила русско-английский глоссарий по внутреннему аудиту

В нем содержатся все необходимые и новые слова и словосочетания из области внутреннего аудита.