Студенты-практиканты: как эффективно использовать бесплатные руки

Много кто сталкивался с сокращением штата в отделе при сохранении прежнего объема задач. В такой ситуации обычно выбирают один из нескольких вариантов решения:

  • Делать меньший объем работы, с меньшим количеством сотрудников.
  • Делать менее качественно, но тот же объем.
  • Делать все на прежнем уровне, но работать в режиме 24/7.
  • Передавать все на аутсорсинг, увеличивая статью расходов из других статей.
  • Перенастраивать процессы работы в компании, но это долго.

В любом из этих вышеперечисленных вариантов есть потери, страдает или качество, или сроки, или вы просто выдохнетесь на работе через месяц-другой, а так и до увольнения вашей кандидатуры может дойти. Что делать? Как решить этот вопрос?

В своей практике я сталкивалась несколько раз с необходимостью сокращать штат сотрудников, но сохранять качество и уровень выполняемых задач. Как правило, все это случалось в период нестабильности, сначала 2008 года, потом 2014 и теперь в 2015. Конечно, первая реакция – растерянность и непонимание, как сделать весь этот объем с таким малым количеством людей?! Хочется реализовать все проекты, но надо фокусироваться на главном и делать самое важное, при этом в маркетинге всегда возникают значимые проекты, которые нужно сделать в дополнении к регулярным задачам. И приходится разрываться, пытаться делать все и сразу, работать по 12 часов в сутки в постоянном авральном режиме, и когда это закончится – непонятно. Через месяц такой работы мне это надоело, я решила искать новые пути решения. Перепробовала все варианты из вышеперечисленных, что-то работало, что-то нет. В какой-то момент пришла идея использовать стажеров. Первый опыт был ужасен, Казалось, студенты-практиканты, которых мы набрали, ничего не умеют и не понимают. Зачастую простые рутинные задачи для них были сложны.

Конечно, можно было забросить эту идею и больше не повторять опыт привлечения студентов, но я не сдавалась, пробовала и искала варианты оптимизации работы и сотрудничества с «бесплатными рабочими руками и мозгами». Перепробовав множество вариантов, нашла наиболее оптимальные три вида сотрудничества со студентами-практикантами:

1) Продажи: холодные звонки, подбор базы потенциальных клиентов и подрядчиков.

2) Дизайн и креатив: креативные задачи по дизайну и разработки нестандартных идей.

3) Маркетинговые проекты: исследования, аудит ТТ, «тайный покупатель», SMM-проекты, организация мероприятий и PR.

Конечно, они могут еще работать курьерами и делать какую-то ручную работу: переклеивать, крепить и делать простую не требующую ума работу. Для меня же была задача использовать именно их умственный потенциал, поэтому и проекты подбирались как задачи для молодых специалистов без опыта. У студентов есть мотивация получить первый опыт работы и рекомендации, поэтому на умственные задачи легче найти исполнителей.

Где и как найти студентов?

По своему опыту замечу, что студентов-практикантов найти не так просто, как кажется. Кто-то скажет, что нужно обратиться в HR-компанию, и они все найдут. Отчасти это так, могут найти, но в большинстве своем они не заинтересованы в поиске студентов на стажировки, их KPI – это закрытие регулярных заявок на открытые вакансии в компании. В любом случае, необходимо, чтобы HR разместили информацию на порталы по поиску работы. На вакансию «стажер», по опыту, приходит пять-шесть откликов, из них не всегда могут быть подходящие кандидаты, и это даже в крупных компаниях с именем. Есть другой вариант поиска – через университеты и институты вашего города.

План действий по поиску студентов-практикантов через вузы

1. Обращаемся в вуз на кафедру по вашей специальности для проекта. Например, на исследования привлекаем студентов с кафедр социологии, на дизайн-проекты – с кафедр дизайна, на холодные звонки – кафедры управления и менеджмента. Можно и не по специализации, но тогда заинтересованность со стороны вуза и студентов будет ниже. По времени переговоры с заведующим кафедры занимают одну-две недели.

2. Заключаем договор с вузом на прохождение производственной практики студентов в вашей компании. Как правило, это на бесплатной основе, и преподаватели университета всегда охотно идут на сотрудничество. Сроки зависят от степени бюрократии в вашей компании, университеты обычно быстро подписывают документы. Этот пункт можно и пропустить, если вам и вузу не требуется документальное подтверждение прохождения практики.

3. Размещаем анонс о привлечении студентов на практику. По договоренности преподаватели могут сделать анонс о возможности прохождения стажировки в вашей компании, подобрать кандидатов или раздать студентам листовки об условиях стажировки с контактами для связи. Также можно разместить объявления на кафедре и досках объявления университета. По итогам студенты напрямую связываются с вами на предмет сотрудничества.

4. Собеседование со студентами. Я практикую приглашение всех студентов одновременно, объявляю условия сотрудничества и рассказываю о проекте, в котором им предстоит участвовать. Здесь можно выбрать одного или группу студентов, в последнее время я практикую командную работу, так студенты меньше сливаются в процессе стажировки и всегда есть резерв – к сожалению, не каждый из студентов может подойти под задачи проекта.

5. Запуск стажировки под руководством наставника от вашей компании. На бесплатной основе при неполном рабочем дне студентов можно пригласить на два-три месяца стажировки.

Хороший способ участия в студенческих фестивалях и конкурсах в качестве жюри или спикера на конференциях в вузах, единственный минус – они проходят нечасто, поэтому можно рассматривать как дополнительный вариант, а не основной.

Какие должны быть задачи для студентов?

Никаких сложных задач и проектов! Студенты их завалят в силу отсутствия опыта и понимания ваших бизнес-процессов. И вы потеряет время и нервы! Так что им давать в работу, если они ничего не знают и не могут? Решение есть – это простые задачи на одно действие!

При постановке задачи важно учесть:

  • Уровень сложности задачи.
  • Необходимо подробно объяснить эту задачу перед ее выполнением.
  • Студент обязательно должен ее повторить, как он ее понял.
  • Дать шаблоны для заполнения.
  • Предоставить примеры ожидаемого результата.
  • Назначить куратора студента, обычно это сотрудник, который в последующем будет пользоваться наработками студента по задаче. Иначе вы не получите нужный результат, и время ваше и студента будет потрачено зря.

При постановке задач в одно действие у вас больше шансов получить ожидаемый результат, чем при передаче в работу целого проекта. Лучше большого слона есть по кусочкам!

«За» и «против» сотрудничества со студентами

«За»:

1) Бесплатно, нет финансовых затрат.

2) Возможность освободить время штатных сотрудников для решения более важных задач. Студентам можно доверить решение простых и длительных по времени выполнения задач, не требующих высокой компетенции.

3) Альтернатива аутсорсингу. Хорошо решаются творческие и креативные задачи по дизайну, это позволяет сэкономить средства на работе дизайн-агентства.

«Против»:

1. Временные затраты на работу со студентами, на постановку задач и курирование их выполнения. Нужен постоянный контроль с вашей стороны за качеством выполнения работы.

2. Студенты, как и фрилансеры, могут пропадать, но это реже случается со студентами-практикантами, пришедшими по рекомендации преподавателей вуза.

3. Короткий период работы со стажерами – всего два-три месяца, после чего нужно искать новых практикантов или переходить на работу за вознаграждение.

Итак, у вас есть понимание, что студентам можно доверить проекты, при этом важно четко разделять проект на простые задачи и контролировать их выполнение. Вы знаете, как и где можно найти студентов-практикантов. Теперь осталось только протестировать формат работы со студентами. Пробуйте, и у вас получится.

Впервые статья была опубликована на Executive.ru 5 мая 2015 года

Расскажите коллегам:
Комментарии
Директор по рекламе, Москва
Александр Воробьев пишет: Бесплатный труд это не ключевой резерв нашей экономики, и даже не резерв экономики, а путь к развалу экономики...
а в чем опасность например из реальной практики преподаватель ведет два предмета, формирует программу по ним, проводит исследования, получает 7 200 рэ в мес. при том, что американский доцент у себя получит за такую работу если перевести в рубли 150 000, разница до девальвации была в 10 раз сейчас уже в 20 раз, это же существенный экономический резерв, если тщательно отслеживать работу преподавателя путем контроля KPI и приведения выработки к модулям, то можно уплотнить рабочую нагрузку и выработку еще сильнее (и уволить тех преподавателей которым не хватило нагрузки - высвобождение рабочих рук), производительность на единицу зарплаты растет, в чем развал экономики ???
Менеджер, Санкт-Петербург
Дмитрий Федоров пишет: а в чем опасность
Дмитрий, тщательнее надо... Развал экономики в отказе от обращения трудового капитала, в отказе от воспроизводства рабочей силы... труд не предполагающий его оплаты в какой-либо форме, развращает: - работодателя в части отношения к источнику такого труда, в части отказа от требований его качеству и количеству... - работника в отношении качества и количества результатов такого труда, Какая мотивация возможна на бесплатный труд? А на количество и качество результатов этого бесплатного труда?
Дмитрий Федоров пишет: преподаватель ведет два предмета, формирует программу по ним, проводит исследования, получает 7 200 рэ в мес. при том, что американский доцент у себя получит за такую работу если перевести в рубли 150 000, разница до девальвации была в 10 раз сейчас уже в 20 раз, это же существенный экономический резерв, если тщательно отслеживать работу преподавателя путем контроля KPI и приведения выработки к модулям, то можно уплотнить рабочую нагрузку и выработку еще сильнее (и уволить тех преподавателей которым не хватило нагрузки - высвобождение рабочих рук), производительность на единицу зарплаты растет, в чем развал экономики ???
А чего хотим? Если препод хочет зарплату в долларах, так пусть берет гринкарту и стратует там , где эти доллары в ходу... Если препод хочет з/ в 150 тыс. руб. в месяц, пусть поднимает качество своего преподавания, чтобы его труд могли продать тем же студентам... Если студент платит за курс (2 семестра) 150 тыс. руб., то какая з/п у его препода?...
Генеральный директор, Тольятти
Дмитрий Федоров пишет: бесплатный труд а так же очень дешевый труд это ключевой резерв нашей экономики
Уважаемый Дмитрий, этот резерв воистину огромен (можно жы полстраны в шарашки на пайки и в колхозы на трудодни всобачить, опыт-то есть), но как быть с перепроизводством предметов потребления в таком случае?
Директор по рекламе, Москва
Александр Воробьев пишет: Если студент платит за курс (2 семестра) 150 тыс. руб., то какая з/п у его препода?...
например 7 200 )))
Директор по рекламе, Москва
Юрий Полозов пишет: но как быть с перепроизводством предметов потребления в таком случае?
это вопрос отраслевого баланса НХ например будут производится услуги а не предметы потребления )))
Генеральный директор, Тольятти
Дмитрий Федоров пишет: например будут производится услуги а не предметы потребления )))
Уважаемый Дмитрий, какая разница, сколько будут стоить парикмахерские услуги? Денег-то у потребителя не будет на все эти куафюрные излишества, а стрижка ''под ноль'' стоит недорого и требуется нечасто.
Дмитрий Федоров пишет: это вопрос отраслевого баланса НХ
Для балансировки отраслей требуется рычаг управления. Будем возрождать Госплан и Госснаб с современными лимитами на гаджеты и трафик?
Менеджер, Санкт-Петербург
Дмитрий Федоров пишет:
Александр Воробьев пишет: Если студент платит за курс (2 семестра) 150 тыс. руб., то какая з/п у его препода?...
например 7 200 )))
Кому то и такой нужен... Но если студент хочет своими знаниями зарабатывать больше 7 200, то ему нужен другой препод, который зарабатывает больше...
Директор по маркетингу, Великобритания

1) Продажи: холодные звонки, подбор базы потенциальных клиентов и подрядчиков.
Удивительно... самое сложное и важно - отдадим тому, кто ничего не знает... гениально

Директор по рекламе, Москва
Александр Воробьев пишет: Кому то и такой нужен... Но если студент хочет своими знаниями зарабатывать больше 7 200, то ему нужен другой препод, который зарабатывает больше...
Уважаемый Александр, зачем нужна в экономике низкая зарплата? Это же фактор инвестиционного климата, это возможность заработать большим серьезным инвесторам. (Студент получает выверенную сертифицированную образовательную услугу, преподаватель квалифицирован комиссиями и программы проверены и утверждены, график его работы под контролем, удовлетворенность студента образовательной услугой под очень серьезным контролем) мало того, что серьезный солидный инвестор может заработать на преподавателе, так он еще и будет вынужден следовать необходимости квадратных метров на студента (KPI от минобра) а значит и строительные инвесторы и элита, которой принадлежат здания в городах без заработка не останутся, большие серьезные инвесторы останутся в большом и солидном строительном бизнесе
Юрий Полозов пишет: Для балансировки отраслей требуется рычаг управления.
Уважаемый Юрий, таким рычагом может быть не координация а простая последовательность - программа развития - например первичное стимулирование роста услуг и катастрофический рост производства товаров не страшен, так как большие серьезные инвесторы в первую очередь придут в сферу услуг, а производить можно ну например ... оборудование для оказания услуг ^_^ услуги же у нас развиваются например Сбербанк показывает феноменальное развитие и кстати по 10 миллиардов вкладывает в корпоративный образовательный центр, следующим таким прорывом может стать коммерческая медицина, представляете проект соразмерный сберу - все поликлиники стали корпорацией и могут вкладывать по 10 миллиардов в свой образовательный центр, успешные и сильные молодые люди быстро и эффективно лечатся в таких поликлиниках, осталось только оптимизировать существующие клиники, чтобы простимулировать создание коммерческих сетей и приход серьезных больших инвесторов то есть если сначала направить программную волю в сферу услуг, то и внезапная напасть перепроизводства не страшна не угрожает внезапным валом товарной массы, производство уж как нибудь потом когда нибудь догонит по темпам развития ;)
Менеджер, Санкт-Петербург
Дмитрий Федоров пишет:
Александр Воробьев пишет: Кому то и такой нужен... Но если студент хочет своими знаниями зарабатывать больше 7 200, то ему нужен другой препод, который зарабатывает больше...
Уважаемый Александр, зачем нужна в экономике низкая зарплата?
Если заплата низкая, то куда идет разница между адекватной и низкой заплатой? В экономик е низкая заплата не нужна… В экономке нужна адекватная заплата…
Дмитрий Федоров пишет: Это же фактор инвестиционного климата, это возможность заработать большим серьезным инвесторам.
Каким образом возможность заработать большим серьезным инвесторам?
Дмитрий Федоров пишет: Студент получает выверенную сертифицированную образовательную услугу, преподаватель квалифицирован комиссиями и программы проверены и утверждены, график его работы под контролем, удовлетворенность студента образовательной услугой под очень серьезным контролем
Ну и … Кто потребитель этих услуг, кто платит за обучение студента?
Дмитрий Федоров пишет: мало того, что серьезный солидный инвестор может заработать на преподавателе…
Не может серьезный солидный инвестор может заработать на преподавателе… Серьезный солидный инвестор может заработать только на возврате своих инвестиций… На преподе может заработать только тот, кто предоставил ему работу препода, т.е. учебное заведение…
Дмитрий Федоров пишет: так он еще и будет вынужден следовать необходимости квадратных метров на студента (KPI от минобра)
… Так это только для государственных . учебных заведений…
Дмитрий Федоров пишет: значит и строительные инвесторы и элита, которой принадлежат здания в городах без заработка не останутся..
Не останутся, у них другие источники заработка, не образовательная услуга…
Дмитрий Федоров пишет: большие серьезные инвесторы останутся в большом и солидном строительном бизнесе
Что верно, то верно… Большой и солидный строительный бизнес получает возврат инвестиций вовсе не от образовательной услуги… Срок отдачи инвестиций в создание бизнеса образовательной услуги в разы превышает средний срок отдачи инвестиций в другие виды деятельности…
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Все дискуссии
HR-новости
Треть профессионалов не доверяют своему руководству

Специалисты меньше, чем руководители и директора, склонны к доверию.

Зарплатные ожидания IT-специалистов превышают возможности работодателей в 1,5-2 раза

Общий рост зарплат в IT-сфере за первые 9 месяцев 2023 года составил 15-20%.

Россияне стали меньше тревожиться из-за работы

Год назад уровень тревожности россиян по поводу различных возможных проблем на работе был выше.

Уровень счастья напрямую влияет на продуктивность большинства россиян

При этом почти каждый четвертый респондент считает, что их руководитель ничего не делает для счастья сотрудников.