Восемь неожиданных способов повысить продуктивность

Восемь неожиданных способов повысить продуктивность

Высокая продуктивность – это замечательно. Вам наверняка доводилось испытывать чувство удовлетворения от того, как много вы сделали за день. И чем более вы результативны, тем выше ваши шансы получить продвижение по службе и прибавку к зарплате. Но как достичь большего, не превратившись в загнанную лошадь? Попробуйте взять на вооружение приведенные ниже советы.

1. Ограничьте список дел

На первый взгляд, этот совет может показаться странным, ведь мы хотим сделать больше. Тем не менее, попробуйте сократить количество пунктов в своем списке дел. Выберите от одной до трех наиболее важных задач (НВЗ). То есть больших и сложных дел, которые вам действительно необходимо сделать. Именно такие задачи способы заставить вас задержаться в офисе сверх положенного рабочего времени или пропустить обед, если вы не успеваете к положенному сроку.

Лео Бабаута, популярный блогер и автор книг «Как перестать откладывать жизнь на потом» и «Важные мелочи. Как с помощью малого достичь большего», настоятельно рекомендует выполнить именно эти задачи до того, как вы перейдете к остальным делам: «Выполните ваши НВЗ первым делом утром дома, или когда доберетесь до работы. Если вы отложите их на потом, вам может не хватить времени на их выполнение. Уберите их с дороги, и остаток дня будет легким!».

Вы когда-нибудь замечали, что от несделанного устаешь гораздо больше, чем от сделанного? Незавершенные НВЗ создают дополнительное совершенно не нужное давление. Так что убедитесь, что вы сделали все возможное для их завершения, и только после этого переходите к менее важным делам. Только благодаря такой расстановке приоритетов в конце дня вы можете почувствовать, что он прошел продуктивно.

2. Составьте план накануне вечером

Почему именно вечером? Это поможет вам снизить тревогу и «разгрузить» голову. Многие перед сном чисто автоматически думают обо всех тех делах, которые предстоит выполнить завтра, и это затрудняет процесс засыпания. Так что лучше составьте список дел на завтра до того, как отправитесь в кровать. Это поможет расслабиться и быстрее уснуть. Кроме того, вам не придется терять время утром из-за того, что вы не можете решить, чем заняться в первую очередь.

3. Фокусируйтесь только на ближайшем дне

Отделите список задач, которые вы планируете выполнить за день, от общего большого списка всех дел, которые вам необходимо сделать в принципе. И уберите большой список с глаз долой.

Дело в том, что когда вы на него постоянно смотрите, вы чувствуете большее давление и тревогу – как много дел! Большой список, конечно, нужен, чтобы вы не переживали из-за того, что можете что-то забыть. Но ведь вы все равно не сможете переделать все эти дела за один день? Так зачем себя мучить? Не засоряйте свой список на день лишними задачами, и день перестанет казаться более напряженным, чем он есть на самом деле.

Организуйте большой список задач таким образом, чтобы в верхней части оказались наиболее приоритетные дела. И каждый вечер перемещайте парочку таких дел в список на завтра.

4. Измеряйте результат, а не потраченное время

Возможно, вы уже сталкивались с такой проблемой: вы работаете все дольше, но не чувствуете, что сделали больше. Если это так, то вы наверняка хотели бы найти способ сделать больше за меньшее время. И один из таких способов – это правильно измерять собственную продуктивность.

Считайте количество завершенных дел, а не количество времени, которое вы потратили на работу. Большие проекты и задачи разбивайте на множество мелких. Отмечайте выполненные задачи в списке галочками (этот процесс приятен). В итоге в конце дня вы будете видеть список из множества задач (и неважно, насколько они мелкие) и чувствовать, что день прошел не зря, и вы на самом деле очень многое успели. Некоторые советуют вообще завести отдельный список для сделанных дел. Говорят, что его просмотр весьма воодушевляет.

5. Заведите ритуал подготовки к работе

Очень многие не могут сразу приступить к работе и вместо этого занимаются разной ерундой. А потом испытывают из-за этого чувство вины, потому что растратили ценное время впустую. Один из способов облегчить себе вхождение в работу – это завести ритуал, который будет подавать сигнал вашему мозгу и телу, что пришло время поработать.

Например, вместо того чтобы начать выполнять задачи из своего списка, вы сидите и читаете френдленту или статьи на любимых ресурсах, попивая кофе. Соответственно, ваш ритуал может выглядеть так: вы приходите на рабочее место, у вас автоматически открываются вкладки с любимыми ресурсами, и вы спокойно читаете все, что пожелаете, но только до тех пор, пока не закончится ваш кофе. Сразу после этого вы должны приступить к работе.

Какой ритуал будет наиболее подходящим для вас, можете выяснить только вы. Возможно, сигналом будет служить перемещение за рабочий стол, отключение мобильного телефона, окончание завтрака или упражнение на растяжку. Одним словом, пробуйте!

6. В выходные дни соблюдайте тот же режим, что и в рабочие

Многократно проверено и доказано, что если в выходные дни вы выбиваетесь из привычного режима, устраиваете посиделки до утра, а потом половину следующего дня спите, в первые дни недели вам будет тяжелее работать. Пока организм входит в рабочий режим, вы не так результативны, как могли бы быть. Если вам это не нравится, ложитесь и вставайте в выходные дни в то же время, что и в будни.

7. Записывайте, на что вы тратите время

Если вы недовольны своей продуктивностью, велик соблазн начать пробовать новые решения, не выяснив до конца, в чем же заключается настоящая проблема. До тех пор, пока вы ее не выявите, ни одно решение не принесет продолжительных улучшений. Поэтому один из наиболее важных шагов к повышению продуктивности – это выяснение того, куда же уходит время, какие лично у вас регулярные поглотители времени.

Тщательно запишите, что вы делаете каждое утро, чтобы подготовиться к работе, и сколько времени это занимает. Может выясниться, что вы, например, слишком долго собираетесь, потому что не можете с ходу решить, что надеть. В этом случае нужно будет просто подготовить одежду накануне вечером.

Чтобы выяснить, сколько времени занимают дела, когда вы сидите за компьютером, установите себе программу RescueTime. Она сама все точно рассчитает, а вы, возможно, выясните, что проверяете френдленту в Facebook намного чаще и дольше, чем вам казалось.

Ведите некоторое время хронометраж – это очень полезно. Или испробуйте еще один тайм-менеджерский прием: записывайте рядом с задачей предполагаемое время, которое, по вашей оценке, должно уйти на ее выполнение, а затем измеряйте реальное. Сохраняйте эти записи, они помогут вам планировать будущие задачи и сроки более точно.

8. Вырабатывайте привычки, способствующие своевременному прекращению работы

Чтобы быть продуктивным, надо не только вовремя начинать работу, но и вовремя ее прекращать. Иногда мы соглашаемся сами с собой поработать еще один лишний час и в результате засиживаемся допоздна. А потом чувствуем себя насколько измученными, что у нас не остается сил на то, чтобы грамотно спланировать свой следующий день и выделить правильные НВЗ. К тому же усталость копится, а без отдыха и своевременного переключения при всем желании быть продуктивным становится все сложнее.

Завершайте работу тогда, когда у вас еще остались силы, когда вы себя еще хорошо чувствуете, а понимание того, что следует делать дальше, не покинуло вас. Многие известные писатели утверждали, что остановка в середине предложения или параграфа упрощает возвращение к работе на следующий день.

Вот что говорил об этом английский писатель Роальд Даль: «Вы не должны продолжать писать и писать до тех пор, пока не приблизитесь к концу, потому что когда вы сделаете это, вы скажете себе, ну хорошо, а что мне делать дальше? Заставьте себя остановиться и уйти. И вы будете с нетерпением ждать возвращения, потому что будете знать, что хотите сказать далее».

Этот совет хорош не только для писателей, его следует взять на вооружение и представителям других профессий.

Заранее продумайте, когда вы завершите работу. Бывший финансовый аналитик, а ныне популярный блогер Шон Огл в одном из своих постов рассказал, что заканчивает работу строго в 12:00. Он встает рано, поэтому в его распоряжении есть пять-шесть часов, чтобы выполнить все свои рабочие задачи. Столь строгий подход ко времени окончания работы подразумевает, что вы должны быть безжалостны и бескомпромиссны, расставляя приоритеты.

«Я знаю, что к тому времени, как настанет полдень, моя энергия начнет убывать, – пишет Огл. – К этому времени будет намного сложнее сделать что-либо, что я не хочу делать, поэтому я всегда стараюсь выполнить сначала самые сложные или наиболее важные дела».

Конечно, вам необязательно следовать его примеру и завершать работу в 12:00. Но если ваш трудовой день официально заканчивается в 19:00, ровно в это время вы должны встать из-за стола и уйти из офиса.

Чтобы у вас было больше причин покинуть рабочее место, запланируйте после работы что-нибудь интересное и приятное. Нечто, что вам действительно хочется делать. Назначьте встречу с друзьями, спланируйте посещение мероприятия, начинающегося в определенное время. Если вы будете знать, что вас кто-то ждет, шансов «подвиснуть» в офисе будет меньше. К тому же что-то действительно приятное будет служить вам наградой в конце продуктивного дня.

Если всего описанного выше окажется недостаточно, чтобы вы встали и пошли домой, поставьте себе будильник! Если утром будильник эффективен, так почему бы не попробовать его, установив сигнал для окончания работы? Также будильник можно ставить не только для пробуждения, но и отхода ко сну, если вы склонны незаметно засиживаться допоздна.

Что лично вам помогает быть продуктивнее? Поделитесь своими рецептами в комментариях к этой статье!

При подготовке статьи использованы материалы сайта Buffer

Источник фото: Freeimages.com

Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Генеральный директор, Москва

Восемь неожиданных способов повысить продуктивность - ценные советы, но есть некоторые замечания Относительно заголовка публикации: а) Есть противоречие между числительным «восемь» и прилагательных «неожиданных», если восемь появилось неожиданно, то также неожиданно могут открыться и 28 способов, что превращает повседневную деятельность в сплошную неожиданность; б) Кроме того, а где ожидаемые способы повысить продуктивность, присовокупив к которым неожиданные, только и можно показывать чудеса результативности, но тогда неожиданные способы сразу станут ожидаемыми, не так ли, в чем разница между «неожиданными» и «ожиданными» способами?в) И еще, «что значит «продуктивность» и что – «результативность», где-то эти термины несут противоположный смысл, например, белка в колесе развивает потрясающую продуктивность, но колесо стоит на месте, нулевая результативностьКак безусловное достоинство статьи следует отметить универсальный характер приведенных 8 советов, допускающих инверсию смыслов, что очень даже [URL=http://www.e-xecutive.ru/education/cases/solution/1784407/]Кейс[/URL]бывает в практике менеджмента, а именно:1. [B]Ограничьте список дел – Не ограничивайте список дел, н[/B]е суживайте пространство выбора, используйте все наличное меню, просканируйте стратегические, тактические и оперативные задачи, и будьте максимально гибки в составлении персонального плана работ 2. [B]Составьте план накануне вечером – Не составляйте планов накануне вечером[/B], поскольку это выбьет вас из накатанной процедуры подготовки ко сну, да и жена будет обижаться, когда услышит от вас вместо слов любви что-то вроде «завтра обязательно закончить отчет». Помните, будет день, будет и пища, а также, что день завтрашний меняет планы дня сегодняшнего… 3. [B]Фокусируйтесь только на ближайшем дне – Не фокусируйтесь только на ближайшем дне[/B], ибо это есть лучший способ за деревьями не увидеть леса, в котором можно не приметить слона, не живите одним днем, грубо говоря, менеджер, memento mori4. [B]Измеряйте результат, а не потраченное время - Измеряйте потраченное время, а не результат[/B], потому, что работа так или иначе, занимает все отведенное на нее время, и следует начинать с контроля времени, а также, что менеджерская победа имеет свою цену во времени и за ценой в единицах времени, прежде всего, стоит хороший менеджер, кроме того, бывает, что овчинка выделки не стоит 5. [B]Заведите ритуал подготовки к работе - Не заводите ритуалов подготовки к работе[/B], поскольку каждодневный ритуал будет способствовать шаблонным действиям, которые вы обычно на автопилоте выполняете на работе, вне зависимости от изменяющихся обстоятельств, что чревато ошибками и снижением эффективности управления, не загоняйте себя в гипнотическое состояние путем утренних ритуальных мантр6. [B]В выходные дни соблюдайте тот же режим, что и в рабочие - В выходные дни живите по другому режиму, отличному от дней рабочих[/B], поскольку это есть единственный способ заметить быстролетящее время и отличить один период времени от другого, пронаблюдать развивающийся прогресс, а также отличный способ начать новую жизнь с понедельник7. [B]Записывайте, на что вы тратите время - Не записывайте, на что вы тратите время[/B], не превращайте себя в добровольного пленника ТМ, в бухгалтера и без того недлинной жизни, высчитывая, а потом поражаясь, на что же были угроблены лучшие годы, надежды и здоровье… 8. [B]Вырабатывайте привычки, способствующие своевременному прекращению работы – Не вздумайте выработать привычки, способствующие своевременному прекращению работы[/B], это быстро приведет вас к совершенству и высокой эффективности исполнения данного бизнес – процесса, который имеет тенденции стать основным и даже единственным в карьере менеджераА в остальном – все хорошо и даже очень!

Директор по развитию, Владивосток

Согласна со всеми предыдущими ораторами ;)). В 'Евангелии от Марии' изложены советы для офисных 'хомячков'. Именно этой категории требуется сначала тянуть себя за уши в работу, а потом сидеть в офисе до посинения, чтобы доделать то, что не успел между кофепитием и перекурами - поскольку завтра 'начальство спросит'. А вот восемь советов 'а-ля Александр' - это уже для эффективных менеджеров, только они могут позволить себе быть 'творчески максимально гибки(ми) в составлении персонального плана работ'. Спасибо за статью, обязательно покажу своим детям - начинающим менеджерам ;)

Нач. отдела, зам. руководителя, Томск

Я бы тоже убрала слово 'неожиданных' из заголовка.Просто обман какой-то, ничего нового лично для себя я не нашла.Если цель заголовка - заставить как можно больше людей прочитать статью, цель достигнута.Но на будущее я не стану доверять автору столь примитивных ходов. А сами по себе - советы отличные. Подошло бы что-нибудь типа 'Освежите вашу эффективность - 8 работающих способов'. Это даёт возможность поискать для себя что-то новенькое, или вспомнить забытое. Но не вводит в заблуждение.

IT-менеджер, Москва

А мне все таки кажется что самый главный мотиватор к тому, чтобы приводить свою жизнь в порядок - это принятие понимания ограниченности жизни или простыми словами - принятие смерти. Вот сколько уже разных людей читали все вышеописанное - почти все мне говорят одно и тоже: 'Я прочитал несколько книг по тайм менеджменту, пробовал разные методики, пробовал разные планинги - но меня на долго не хватает / или они не работают'Но когда таких людей по жесткому принуждаешь к осознанию того, что музыка играть вечно не будет, - сразу появляется мотивация, и происходят структурные изменения в поведении. И второй момент, на который я обратил внимание, что при эффективном ритме жизни, все равно у всех людей есть свой мотивационный перекос - у кого-то к работе(реализация потребности в наследии на уровне глобальных целей - вноса мнимого вклада в развитие общества), - у кого-то к хоби/развлечениям/отдыху /спорт/(реализаций эгоцентричной составляющей - потребности тела - потребности разума), - у кого-то к семье / любовнице (реализация потребности наследия через семью / реализация потребности в типе r-стратегии размножения)И постепенно я понимаю что это нормально - совсем прям равновесных людей я не видел. Так что все статьи как сделать себя продуктивным - это зачастую инструменты....или советы 'КАК?' Обществу же требуется хорошая книга - 'Почему?'. На вопрос 'Почему/Зачем?' человеку сложнее всего найти ответ, хотя это лежит на поверхности.Если человек захотел успеть за короткий отрезок под названием жизнь сделать что-то, он это сделает.Очень поучительным можно найти повесть Даниила Гранина - 'Эта прекрассная жизнь' / иногда можно встретить как 'Эта странная жизнь'Подведя итог: Дорогие читатели, чтобы управлять продуктивностью, - сначала захотите жить! :)Всем хорошего дня

Директор по развитию, Владивосток

Анна, не знаю, пригодится ли вам мой опыт, но пока (и когда) я искала ответ на вопрос 'Почему и зачем?' (иногда - 'За что?'), я была очень несчастна, независимо от того, были к этому внешние предпосылки, или нет. В своих поисках набредала на разные инструкции, некоторые из них применяла. Помогло следующее: перестала искать ответы вовне, начала с себя. Сначала приняла все, как есть, сказала себе - это моя жизнь и я ее 'живу'. Составила список, чего же я хочу от жизни, пунктов этак на пятьдесят, - включила туда все, от невероятного до легко достижимого. Что интересно - года через три, когда снова наткнулась на этот список, оказалось, что он на 70% выполнен, включая те пункты, которые на момент составления казались недостижимыми. Короче, за несколько итераций пришла к тому, чего же я хочу НА САМОМ ДЕЛЕ - на сей раз список оказался не так уж велик, в нем больше нет мелочей, зато есть ГЛАВНОЕ. И теперь меня совершенно перестало занимать, почему и зачем (ответ, действительно, очевиден, только для каждого он - свой). И умереть я не боюсь, хотя боюсь умирания - в болезнях и в тягость себе и близким.Т.о., круг замкнулся: от вопросов 'почему и зачем?' снова вернулась к вопросу 'как?' - как жить здесь и сейчас, чтобы не жалеть потом...

IT-менеджер, Москва

Анна, спасибо за теплые слова! На счет мотивационного перекоса - вы правы, он может меняться с течением времени, например ярко выраженными могут быть случаи : 1. Рождение детей / смерть близких. Часто маятник перемещается в зону Семьи2. Дети выросли - часто маятник перемещается в сторону потребности в отдаче себя сверхцелям - обществу3. Появились внуки - маятниу с торону тела/ семьи...Это яркие такие этапы/кризисы в жизни.А есть еще модель поведения родителей, зачастую многие копируют эту модель жизни а в частности: - способы снятия стресса ( выпивка, спорт, любовницы, охоты, рыбалка, друзья, гараж, шопинг, ....) - уровень материальнго благосостояния - или уровень жизненного комфорта - Проактивность или реактивность поведения - уровень мотивации - Устойчивость к стрессу и нагзуркам, а также силу волиПотому, если мы хотим, чтобы наши дети были счастливыми и имели возможность 'Выбора' между моелью жизни 'Улицы' и моделью жизни 'Семьи' - мы должны следить за собой, за своим графиком, уровнем комфорта и ритмом жизни.... ТОЛЬКО 5% людей осмысленно занимаются формированием своего образа жизни - анализируют разные модели и выбирают из них лучшее. Вероятность что Ваш ребенок попадет в эти 5% крайне мала, помните об этом :) Анна, вы индивид, которых мало, берегите себя! Старайтесь брать от жизни лучшие привычки, чем выше качество вашей жизни (духовное, материальное, интеллектуальное), тем выше качество жизни может быть у Ваших детей!

Директор по развитию, Владивосток

Алексей, спасибо за отзыв. И за идею - планировать на 5-10 лет вперед. Я как-то не решаюсь подступиться к этому мероприятию, наверное, из-за суеверия, т.к. постоянно держу в голове пару афоризмов: 'Хочешь рассмешить бога - расскажи ему о своих планах', и еще: 'Никогда не знаешь, что наступит раньше - новый день или новая жизнь'. Но тут, я думаю, что лукавлю сама с собой, на самом деле я знаю, чего хочу для себя через 5 и через 10 лет. Спасибо за совет, попытаюсь все же осознанно подойти к этой теме.Однако! Как далеко завели нас восемь способов... ;))

IT-менеджер, Москва

Анна, Людмила, спасибо! Всем хорошего дня и отличного настроения!Спасибо

Менеджер интернет-проекта, Москва
Мария, спасибо за очередную классную статью! Очень светлый и жизнеутверждающий текст.На мой взгляд, методы повышения эффективности могут быть у каждого свои, так что не стоит, прочитав о каких-то из них, сразу объявлять их неэффективными только потому, что вы ими не пользуетесь. :) Главное - вообще обращать на это внимание. :)
Александр Кудряшов пишет:И еще, «что значит «продуктивность» и что – «результативность», где-то эти термины несут противоположный смысл, например, белка в колесе развивает потрясающую продуктивность, но колесо стоит на месте, нулевая результативность
Неправда, 'продуктивность' и 'результативность' - это синонимы. :) Корень слова 'продуктивность' - 'продукт', т.е. результат. :) А в примере с белкой - это, скорее всего, интенсивность. Но про нее в статье речь не идет. :)
← назад 1 3 4
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Новости
Отставки и назначения за неделю с 22 по 29 марта

Назначены новые руководители в компаниях «МегаФон», «Одноклассники» и O’KEY Group. Подробности о ключевых перестановках за прошедшую неделю – в кадровом дайджесте Executive.ru.

Отставки и назначения за неделю с 15 по 22 марта

Назначены новые руководители в компаниях «МегаФон», «СГ-транс» и Calltouch. Подробности о ключевых перестановках за прошедшую неделю – в кадровом дайджесте Executive.ru.

Отставки и назначения за неделю с 8 по 15 марта

Назначены новые руководители в компаниях МТС, «Т Плюс» и РЖД. Подробности о ключевых перестановках за прошедшую неделю – в кадровом дайджесте Executive.ru.

Отставки и назначения за неделю. Версия Executive.ru

Михаил Осеевский назначен президентом компании «Ростелеком». Подробнее об этом назначении и перестановках в других компаниях – в кадровом дайджесте Executive.ru.