Вы — руководитель? Поздравляю, по совместительству вы — пожарный! Это, конечно, небольшая шутка, но, как говорится, в каждой шутке есть доля правды.
Замечали, что ничем существенным не получается заниматься, только «тушением пожаров»? И кажется, что этому не будет конца! А как хочется просто прийти на работу и спокойно заниматься развитием отдела, департамента, компании, хочется запускать проекты в сроки. Думаете, это почти нереально? Спорный вопрос.
Безусловно, бросить заниматься «тушением» тоже нельзя. Тут прямая аналогия с реальным пожаром. Согласитесь, когда вокруг горит лес, заниматься профилактикой пожаров, а не тушением — странно. Но и забрасывать профилактические работы тоже не стоит! Что делают пожарные, когда идет возгорание?
Они параллельно делают два дела:
- Тушат пожар и делают все, чтобы он не разгорелся и не перебросился на другие объекты.
- Совершают профилактические мероприятия, чтобы в случае возникновения пожара в другом месте, урон был минимальный.
Почему бы не воспользоваться тем, что уже разработано другими? Пока все вокруг «горит», бросить «тушение» невозможно. Что точно нужно сделать — это разделить рабочий день, как минимум, на две части. Размеры этих частей зависят от масштабов «пожара». Но деление необходимо! Предлагаю назвать эти части «пожарные работы», «профилактические работы».
Разделить – легче сказать, чем сделать, согласитесь. Я рекомендую делить ваш день в зависимости от того, когда вам легче работается: утром или вечером. Я по своей природе — жаворонок, и мне утром работается гораздо легче. Я завела себе правило: час-полтора с утра тратить только на «Профилактические работы». Мои подчиненные знают, что до десяти меня трогать нельзя. Я не планирую никакие встречи на это время. Исключение может составить мозговой штурм, если решение вопроса его требует.
Всего час времени в день позволит постепенно снизить количество «пожаров» и у вас будет больше возможностей избежать их полностью. Если ваше время — вечер, запланируйте «профилактические работы» на конец рабочего дня. Возможно, имеет смысл сдвинуть свой рабочий день, чтобы в этот «волшебный» час вас точно никто не отвлекал.
Поясню, что я имею в виду под терминами «Пожарные работы» и «Профилактические работы».
«Пожарные работы»
Думаю, вы прекрасно знаете, что нужно делать во время «пожарных работ». Тут я хотела бы обратить внимание на один очень важный факт: во время «тушения» обращайте внимание на детали. Вполне вероятно, вам удастся понять причину или причины «возгорания». Только на этом этапе не занимайтесь их анализом, вам «тушить» надо!
Оставьте время для анализа на этап «профилактических работ». Когда нужно внимательно разобраться с теми причинами, которые вы обнаружили при «тушении». Важно найти истинную причину, но, думаю, вы это и без меня знаете.
«Профилактические работы»
Выявили? Давайте теперь поймем, а что можно было бы сделать, чтобы эта причина не появилась в будущем. Наверняка, у вас будут ситуации, когда вы поймете, что полностью устранить причину не удастся. Не переживайте. На этот случай должен быть «план Б» – разработан алгоритм, что делать, если это возникло. Возвращаясь к терминам пожарной службы: «что нужно сделать, чтобы пожар повредил минимальное количество объектов». Теперь, когда «план Б» составлен, позаботьтесь о том, чтобы все ваши сотрудники его знали.
К сожалению, даже когда «профилактические работы» проводятся вовремя, в полном объеме, «пожары» все равно возникают. В чем причина? В «синдроме студента». Что это такое?
Думаю, многие из вас прекрасно умеют планировать проекты, при прогнозировании сроков закладывать необходимые буферы «на всякий случай». И это правильно. Но жизнь показывает, что часто сотрудники, зная конечный срок сдачи проекта, именно на него и ориентируются.
- Что происходит? Попробуем смоделировать ситуацию. Когда вас спросили, к какому сроку вы выполните проект, вы, скорее всего, укажете срок, в который вошло время, за которое реально его выполнить, плюс буфер времени на случай «если что-то пойдет не так». Вы дали срок, вы молодец! Все же хорошо, времени же достаточно! Прошло несколько дней, вы спокойны, понимая, что проект можно сделать за определенное вами время. Затем начинаете делать проект и…. О боже! «Что-то пошло не так»! А заложенный буфер уже израсходован на «потом успею». И «горят» сроки проекта. И снова мы работаем «пожарными».
- Что делать? Я, конечно, не Чернышевский, но попытаюсь ответить на этот вопрос. Начните контролировать ваших сотрудников не только по срокам окончания задачи/проекта, но и по срокам начала! Заведите практику при еженедельных встречах по проекту (думаю, они у вас есть) уточнять статусы не только задач, которые должны быть завершены, но и начаты ли следующие шаги. Я более чем уверена, многие проблемы удастся решить, если будет реальный буфер на «что-то пошло не так» или на случай возникновения дополнительных вопросов и проблем.
Не утверждаю, что это панацея, но помогает в управлении сроками проектов. И, конечно, не обойтись тут и без использования автоматизированных систем. Я, как бывший айтишник, не верю, что можно качественно контролировать сроки, сотрудников, ресурсы на проектах, минуя информационные системы. Если у вас маленькая компания, в которой работает 10 человек, вероятно, вполне достаточно контролировать дедлайны «на коленке». Но если компания претендует на статус среднего или крупного бизнеса, без полноценных систем контроля за сроками не обойтись. В этом помогут ИСУП. Выбор широк, и я не буду пытаться повторить уже проведенные ранее в интернете различные обзоры. Просто найдите более подходящую для себя. И вы поймете: успевать сдавать проекты в срок можно!
Фото: freepik.com