На планерку как на праздник: семь правил

На планерку как на праздник: семь правил

В свое время я руководила двумя дилерскими автоцентрами, занимая должность управляющего директора. Ниже я поделюсь с вами несколькими правилами продуктивных совещаний, которых я всегда придерживалась и старалась усовершенствовать.

Быть дирижером «оркестра»

Это скорее не правило, но моя философия. Меня не очень много на совещаниях. Обычно я обозначаю важные вещи или темы, находящиеся в моей компетенции, а далее в работу включается мой «оркестр» из прекрасных «музыкантов», которым просто необходимо хорошо и правильно друг с другом сыграться и сонастроиться. Подобный стиль показывает всем, что совещание это не тяжелая выматывающая обязаловка, а некий творческий процесс, где каждый может проявить себя и быть услышанным. Здесь срабатывает мое убеждение, что лидер отличается от руководителя желанием развивать и вдохновлять своих подчиненных. У меня никогда не было задачи самореализоваться на планерках, но была задача – реализовывать потенциал подчиненных.

Неформальная обстановка

Основная цель продуктивных совещаний — дать людям высказаться, дать им понять, что их услышали, их идеи приняли к сведению и даже, может быть, потом будут реализовать, что, кстати сказать, прекрасно мотивирует людей на участие в деятельности компании, делает их более вовлеченными. Ну и конечно важно не давить на подчиненных своим авторитетом. Руководителю в данном случае необходимо получить активное участие каждого члена команды: как можно больше откликов, идей, просто мыслей и.т.д. Поэтому я с самого начала создавала неформальную обстановку: мы устраивали чаепития во время совещаний, работники приносили сладости и выпечку — то есть процесс проходил, как если бы все находились в дружеской компании. Позитивный климат давал коллективу ощущение команды. Я же просто слушала, собирала идеи, предложения и анализировала их для последующей реализации.

Одобрение и похвала

Есть такое негласное правило: «Хвали при всех, критикуй наедине». Я вовсю использовала его на совещаниях. Обязательно с каждого собрания у меня кто-нибудь выходил окрыленный похвалой и довольный. Вообще правильно подготовленное и проведенное совещание — это один из прекрасных способов повышения нематериальной мотивации персонала. Ведь появляется возможность внести свой вклад, быть оцененным коллективом, замеченным начальством и увидеть результат своих моральных вложений.

Локализация конфликтов

Так как мои совещания проходили в довольно непринужденной и доверительной обстановке я старалась, помня про свои дирижерские обязанности, используя навыки и опыт коучинга, сделать так, чтобы все рабочие конфликты и даже малейшие «возмущения души» моих подчиненных не оставались не выговоренными. Чтобы никто не уходил с совещания затаив обиду, в целом или на коллегу, или пребывая в негодовании. Я вытягивала конфликтные ситуации наружу и разрешала, нейтрализовала их с пользой как для самих конфликтующих, так и для всей группы. Все напряженные ситуации проговаривались и разрешались с ясными результатами и задачами именно на текущем собрании. Ни в коем случае нельзя откладывать подобные эмоции в долгий ящик, они могут выстрелить позже совершенно неприятным для всей команды и бизнеса образом. В конце каждого совещания, после распределения ролей и обязанностей, подводились итоги и намечались конкретные шаги с последующим контролем.

Оптимистичный финал

Всегда необходимо заканчивать совещание с позитивным настроем, ясными задачами, разряженными конфликтами. Следует избегать туманных решений, недоразрешенных конфликтов. Как бы ни проходило совещание, даже если оно было пронизано решением конфликтных вопросов, заканчивать всегда надо с улыбкой на лице каждого. Что именно вызовет эту улыбку, решать вам, это может быть смешная история, уместный анекдот или шутка. Я иногда заканчивала веселыми метафоричными видеороликами, которые каждого оставляли неравнодушным.

Совещание не ради совещания

Не стоит проводить совещание строго по плану каждую неделю в понедельник только потому, что так принято. Собирайте совещания тогда и в то время, когда это действительно необходимо, заранее уведомив своих работников. Раз уж я выбрала неформальный стиль совещаний, то он должен таковым оставаться от начала и до конца. А срывать всех с рабочих мест, если, например, работники совершенно загружены работой на данный момент и не могут отвлечься — бессмысленный и противоречивый подход. Хотя на мои совещания подчиненные ходили с большим удовольствием и воспринимали их не как нудную тягомотину, но скорее как приятные продуктивные посиделки, поэтому назначенные совещания у нас срывались редко.

Игровые моменты

Все взрослые в душе – те же дети, просто у них не очень много возможностей это проявить. Внесите в свои совещания момент игры. Ключевое слово «момент». Это должно быть естественно и непосредственно. Не официально объявлено, а между прочим. Например: опоздавший наливает чай, или рассказывает анекдот, или скидывается в копилку на проведение корпоративного новогоднего мероприятия. Самый недовольный (необходимо заранее объявить критерий «недовольности») кладет в копилку в два раза больше, чем тот, который опоздал. Еще вариант: самый молчаливый придумывает и организовывает место, где этот Новый год провести. В моем кабинете на столе, где проходили совещания, стояла большая копилка «японский кот», туда периодически попадали разные суммы монеток... и не только монеток. Так что в новый год мы себе ни в чем не отказывали, да и ответственный за его организацию у нас заслуженно всегда был :)

Важно понимать, что мы живем в то время, когда продвинутые, разумные руководители используют вовсю различные методы психологии и коучинга, разбавляя их личной мудростью, а все для того, чтобы сделать свой бизнес наиболее конкурентоспособным и успешным. И даже проведение совещаний теперь лучше рассматривать не как некое самолюбование, прилюдное бичевание провинившихся и скучную обязаловку, но как искусство, как полезный, творческий и нескучный процесс и для компании, и для сотрудников.

Комментарии
Нач. отдела, зам. руководителя, Ростов-на-Дону

Потрясающая статья. Дарья, как нехватает Ваших рекомендаций в ежедневном рутинном пустословии. Благодарю Вас, коротко ясно, а главное, полезно и действенно.

Исполнительный директор, Москва

Автор демонстрирует типично женский подход.

Взаимоотношения "мамочки" с своими "деточками". С этим мальчиком "поиграем", другого по головке погладим , а третьего заставим чай принести и помыть посуду... Этакая многодетная семья на кухне...

Хорошо это или плохо? Трудно сказать.

При сложившейся команде, принимающей такой стиль может и хорошо. Но есть и вероятен побочный эффект. Такой стиль всегда порождает фаворитов, любимчиков.

Кроме того тип совещаний, формы обсуждения, методы принятия решений их проведения сильно зависят от цели. Но автор не указала именно зависимость стиля от цели и, я так подозреваю, что изложен общий подход. Что я считаю НЕ ВЕРНЫМ.


Директор по развитию, Москва

Читаю в статье: "Не стоит проводить совещание строго по плану каждую неделю в понедельник только потому, что так принято."


Когда все стабильно плохо, то лучше проводить регулярные совещания. В этом случае у подчиненных вырабатывается чувство ритма и постепенно внутренняя привычка уложиться в срок.

А когда все стабильно хорошо, то незачем вообще воровать время у сотрудников. Нужно прекратить эти очные попытки манипулирования людьми. Уделяйте больше время своей системе, а не живым человекам.

Руководитель проекта, Москва

Добрый день, коллеги.

Не понял, чем в статье восхитилась уважаемая Ольга. Что именно полезно и действенно?

Цитата автора:

"Здесь срабатывает мое убеждение, что лидер отличается от руководителя желанием развивать и вдохновлять своих подчиненных. У меня никогда не было задачи самореализоваться на планерках, но была задача – реализовывать потенциал подчиненных"

Странно слышать, что задача планерок - это возможность самореализации руководителя)) Как и то, что это средство реализации потенциала сотрудников. По мне - это способ оценить проблемы и наметить планы их решения. А вот каким способом этого достичь - ответ, разными. В том числе и нормальным человеческим отношением к коллегам. Нормальное отношение - это откровение?

Таких цитат, показывающих, что уважаемая Дарья за все хорошее и против всего плохого в статье много)

По мне, так совет, описанный Михаилом Кузнецовым куда как полезнее и действеннее)

Так что поддержу мнение господина Грачева

Генеральный директор, Москва

Статья полезная и наводит на размышления.

Автором представлен интересный подход управлять коллективом с помощью печенек. А также с помощью методов транзактного анализ Э. Бёрна.

Нарисована знакомая не только из истории картина офисного матриархата, где начальник берет на себя роль Мамы (или даже Папы), а участники автоматически становятся Детьми, или, что примерно аналогично, играют в роли Старший — Младшие, Учитель — Ученики.

В такой «семейной» обстановке внешне все выглядит пристойно, Учитель сказал — ученики старательно записали в тетрадки, что надо сделать, без особых возражений и тем более, без ругани, с приятными улыбками. Тем более, когда в чашке горячий чай. Маме этот расклад дает очевидный психологический комфорт, правда, только на время собственно совещания.

Детки же — участники совещаний, достаточно быстро находят преимущества своего «семейного» положения. А фраза «мама сказала» послужит им защитой в возможных будущих разборках, и свою инициативу (даже при явной необходимости ее проявить) они будут придерживать, оставаясь малыми детьми, которым нужна прямая команда Мамы на исполнение, предпочитая быть пешками и не высовываться, чтобы не заподозрили, а вдруг в ферзи метит.

Вот и разберись, кто здесь кем манипулирует…
И опять же, никто не рискнет даже намекнуть, что участники совещания не дети, а руководитель - не отец родной. Качество решений и эффективность совещаний при этом вряд ли будут высокими, если только руководитель самостоятельно или под давлением обстоятельств не прекратит играть в дружную семью и не начнет уважительно, но и требовательно, по взрослому (не по детски) относиться к сотрудникам. Особенно тогда, когда выпечки на всех не хватит.

P.S. А если руководитель - мужчина, что тогда он предложит участникам совещания, неужели кефир?

И еще. "Основная цель продуктивных совещаний — дать людям высказаться..."
Полагаю, что основной целью совещаний является выработка управленческих решений. Высказаться при этом, безусловно, полезно. Как и помолчать.
В чайной или более серьезной обстановке.



Генеральный директор, Москва

Что-то притесняет система, не дает развернуться комментариям.
Поэтому дописываю окончание к моему посту.

============================================================
И опять же, никто не рискнет даже намекнуть, что участники совещания не дети, а руководитель - не отец родной. Качество решений и эффективность совещаний при этом вряд ли будут высокими, если только руководитель самостоятельно или под давлением обстоятельств не прекратит играть в дружную семью и не начнет уважительно, но и требовательно, по взрослому (не по детски) относиться к сотрудникам. Особенно тогда, когда выпечки на всех не хватит.

P.S. А если руководитель - мужчина, что тогда он предложит участникам совещания, неужели кефир?

И еще. "Основная цель продуктивных совещаний — дать людям высказаться..."

Полагаю, что основной целью совещаний является выработка управленческих решений. Высказаться при этом, безусловно, полезно. Как и помолчать.

В чайной или более серьезной обстановке.

Директор по производству, Украина

Для обсуждаемой статьи было бы более адекватным название «Корпоративы-чаепития и сопутствующие средства эффективной техники проведения совещаний»

.

Техника проведения совещаний описана на Е-хе-портале очень даже хорошо. Наиболее «капитальные» описания – у Е.В.Корнева и А.И.Кудряшова.

Но, в искусстве управления людьми не бывает абсолютно правильных или неправильных средств. Причина этого в «рефлексивной связи», описанной Соросом в его «Алхимии финансов». Поэтому, я не стану отрицать эффективность средств, описанных в обсуждаемой статье. Только, думаю, что автор мог бы указать на безусловные ограничения применимости его средств. Например, они могут быть хороши только в маленьких коллективах.

.

Покажу, что есть более эффективное средство для проведения успешных совещаний, чем «корпоративные чаепития со сладостями и выпечкой». Подчеркну, что «моё» средство не противопоставляется тем, что описаны в обсуждаемой статье. Опишу его соответственно разделам обсуждаемой статьи.

Быть дирижером «оркестра»

«Оркестр» – это хорошо! А убеждённое желание развивать и вдохновлять своих подчиненных – ещё лучше!! Но, решать (на каждом совещании!) задачу «реализовывать потенциал подчиненных» – это, вообще – «полный отпад».

Неформальная обстановка

Кто сможет отрицать, что ящик водки – это более эффективное средство создания неформальной обстановки, чем чаи со сладостями и выпечкой?

Одобрение и похвала

Устные одобрение и похвала, конечно, окрыляют. Но, крылья под пиджачком выглядят как горбы и вызывают слёзы сочувствия. Поэтому, прилюдно окрылять может быть лучше «маленьким троячком, чем большим спасибо».

Локализация конфликтов

Эта задача решается средством «ящик водки». Действительно, трудно представить себе человека, выпившего водки, и подавившего своё желание высказаться. Здесь будут уместными и вопросы типа «Ты меня уважаешь?» и ответы «Нет! Я тобой горжусь!». И всё это сопровождается песней классика «Давайте восхищаться друг другом …». Наутро всё может быть и забудется. Но, положительное «послевкусие» от вчерашнего взаимопонимания несомненно закроет прошлые обиды.

Оптимистичный финал

Эта задача тоже решается средством «ящик водки».

Совещание не ради совещания

Эта задача тоже решается средством «ящик водки». На оный слетятся как осы на мёд.

Игровые моменты

Средства типа «опоздавший наливает чай» выглядят жалко и беспомощно по сравнению со средством «пропуск хода» (провинившегося обносят рюмкой водки).

.

Особо отмечу несомненный результат применения средства «ящик водки». Вряд ли кто из участников таких совещаний рискнёт заявить, что он был недостаточно выпивши и всё помнит. Ведь это заявление – бесспорный повод для подозрения в неискренности. Поэтому, руководитель совещаний может писать их протоколы по своему усмотрению. …

← назад 1
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Сейчас на сайте
709 пользователей
Новости
1 августа состоится бизнес-семинар по маркетинговым технологиям управления
Практический бизнес-семинар «Маркетинг. Маркетинговые технологии управления» проведет маркетолог Татьяна Вознесенская.
«Профи-Карьера» приглашает на курс по корпоративным стандартам продаж
26-27 сентября состоится курс «Корпоративные стандарты продаж и обслуживания клиентов. Коммуникативные навыки в клиентском сервисе».
ITC Group приглашает на курс по производственной логистике
12-13 августа в Санкт-Петербурге состоится курс «Производственная логистика. Оптимизация производственного процесса. Бережливое производство».
3 августа состоится бесплатный вебинар от Академии руководителей

Вебинар «Как сделать должностную инструкцию, которая сократит количество сбоев и просроченных задач в два раза» составлен бизнесменами-практиками.