Ответьте себе на простой вопрос: как часто вы и ваши знакомые отвечаете на профессиональную почту в воскресенье, изначально войдя в интернет ради развлечения? А теперь перевернем ситуацию. Вас охватывает беспокойство, что служащие занимаются посторонними делами в рабочее время? Вы не одиноки. Целая волна недовольства со стороны менеджмента следует за предыдущей волной, связанной с неудовлетворенностью служащих тем, что работа «съедает» семейную жизнь.
Сегодня границы между работой и личной жизнью становятся все более размытыми. Возможно, вы скажете, что это не ново и не оригинально, но, несомненно, верно. Современные средства коммуникации предлагают все более обширные возможности своего использования и все более простой доступ к информации. Число технических средств, обеспечивающих доступ к онлайновым сетям и приложениям растет. Личное и профессиональное все теснее переплетаются друг с другом, так как обе эти области нашей жизни сосуществуют в одном и том же месте, а именно – на экране. В результате сотрудники бороздят просторы интернета, отвечая тем временем на профессиональную электронную почту; слушают музыку, составляя отчеты; отправляют сообщения в Twitter во время совещаний и т.д. Предоставление сотрудникам смартфонов для того, чтобы с ними можно было связаться в любое время, тоже может иметь неожиданные последствия, совершенно противоположные намерениям начальства.
Почему постоянная техническая революция не только поощряет вторжение работы в личную жизнь (как это было в прошлом), но и наоборот, личной жизни в работу?
Радикальным отличием современных экранов от их предшественников является многофункциональность. Если раньше технические средства, например, просто обеспечивали доступ на расстоянии к (виртуальному) офису, современные технологии позволяют нам одновременно быть в разных местах, общаться с разными людьми и заниматься различными видами деятельности. Мы можем беседовать сразу с семьей и шефом; с друзьями и поставщиками и т.д. Такие ситуации и естественны, и неизбежны, поскольку мы постоянно следим за происходящим на рабочем экране, за одним или двумя «почтовыми ящиками» электронной почты, аккаунтами в Skype и в нескольких социальных сетях. Экран стал платформой, «рыночной площадью», на которой можно встретить кого угодно и практически в любое время. Однако нельзя не согласиться с тем, что одновременно заниматься несколькими делами достаточно трудно, и, к тому же, это сильно снижает нашу концентрацию.
Миллионы людей ежедневно сталкиваются с огромным количеством профессиональной и личной электронной почты, уведомлений, телефонных звонков, сроков исполнения, а также различных изображений и документов, которые создаются, просматриваются и обрабатываются на экране.
В какой же момент человек решает сменить свою роль служащего, коллеги, супруга…?Как решает, на какую срочную просьбу ответить в первую очередь?
Если мысленно все понимают, что лучше всего сосредоточиться на каком-то одном деле и довести его до конца, то на практике многие из нас быстро переходят от одного занятия к другому, концентрируясь на каждом лишь ненадолго. Даже в этом случае, в первую очередь, следует уладить срочные дела. Однако слишком часто дела кажутся нам срочными не из-за их сущности, а из-за того, каким образом до нас дошла информация о них. Как правило, ответ на электронную почту кажется менее срочным, чем ответ на телефонный звонок; на твит следует ответить быстрее, чем на пост в блоге и т.д. Различные средства коммуникации оспаривают между собой наше внимание, мы стараемся упрощать сообщения и делать их визуально доступными. Визуально яркое сообщение, на которое просто ответить, скорее вызовет нашу ответную реакцию.
Примером тому являются некоторые современные компьютерные программы для менеджмента. Сотрудники общаются в виртуальном пространстве и организуют свой вклад в достижение цели проекта при помощи изображений, а не реальных действий. Офис стал настоящим виртуальным миром. На первый взгляд, это может показаться преувеличением, но наблюдения на предприятиях показывают, что это может быть вполне реально.
Каким образом ERP вносит вклад в «абстрактный менеджмент»? Давайте, рассмотрим одну из наиболее часто используемых компьютеризованных административно-управляющих систем: ERP (англ. Enterprise Resource Planning – планирование ресурсов предприятия). Менеджеры – пользователи ERP – концентрируются исключительно на изображении на экране, наблюдая и контролируя действия подчиненных, ресурсы и проекты, которые окрашены в разные цвета элементов в программе компьютера. Для наглядности приведу пример. Желтый сигнал предупреждает руководителя проекта о необходимости расширить проектную команду. Просмотр онлайновой базы данных отдела кадров позволяет выбрать подходящего кандидата. Руководитель проекта щелкает, перетаскивает и вставляет имя подходящего человека из базы данных в список сотрудников, работающих на проекте. Выбранный сотрудник получает письмо по электронной почте с подробностями нового задания, и на смену желтому сигналу приходит радующий глаз зеленый. Однако не все рак радужно. Наш анализ показал, что версия действительности на экранах компьютеров может значительно отличаться от реальной деятельности фирмы. Столкнувшись с бесконечным потоком задач и требований со стороны высшего руководства, менеджеры в целях экономии времени предпочитают не входить в контакт с персоналом. Происходит отрыв от реальности. Все внимание концентрируется на игре чисел на экране. В итоге работа начинает напоминать компьютерную игру, в которой задания необходимо выполнять быстро, без особого учета конечных задач или реальных последствий действий, совершенных на экране. Такое управление ведет к безразличию руководителей и отсутствию инициативы подчиненных.
Как помешать вторжению «посторонних дел» в работу сотрудника на офисном компьютере (и наоборот)?
В более широком формате этот вопрос можно сформулировать так: как реагировать на то, что служащие переписываются с друзьями на работе, муж или жена отвечает на профессиональную электронную почту во время ужина, а студенты бороздят интернет во время лекций?
Пытаться контролировать деятельность миллионов людей на экранах, без всякого сомнения, бесполезно. Например, в классной комнате невозможно вновь завоевать внимание всех присутствующих при помощи санкций или наказаний. Возможно, более разумной реакцией со стороны руководства может быть создание списка действий, которые должны осуществляться вне экранов. Это поможет создать контекст, в котором можно немедленно ощутить на себе понятия времени и реального общения. Если, например, вам предстоит вести собрание или лекцию, если вам необходимо поощрить активное мышление, зачастую проще всего вернуться к методам докомпьютерной эры. Не стоит пренебрегать использованием ручки и бумаги, реальным общением в небольших рабочих группах и более масштабными коллективными дебатами, способствующими рождению наилучших идей, которые затем можно представить на слайдах или видео. Такие ограниченные по времени мероприятия заставляют всех на время оставить столь любимую виртуальную реальность и снова перенестись в конкретное место и время, сконцентрироваться на единственно важном задании, наладить процесс «реального» общения руководителя и подчиненных.
В университетах, на работе и даже дома нам необходимо иногда проводить время за экраном, и это, безусловно, обогащает нашу жизнь. Однако, менеджеры, преподаватели, и, возможно, родители, должны решать, какие задачи требуют стопроцентной концентрации от участников и стараться делать так, чтобы эти задачи были выполнены вдали от виртуального мира экранов.
Франсуа-Режис Пью, адъюнкт-профессор по бухгалтерскому учету, управленческому контролю и аудиту, Audencia Nantes School of Management
Фото: pixabay.com
Как сделать мир лучше? Начни с себя.
На работе - работа. В обед - звонок мужу. Иногда, да, могу отвлечься, но не на личное, а на статью о развитии или что-то подобное.
Дома - дом. Рабочую почту просто не открываю, хотя возможность есть.
Исключения бывают... Например, покупка недвижимости вынуждает отрываться от работы в рабочее время (общение с агентами, оформление документов). Дома тоже случается поработать, в авралы. Но это редкая практика.
Конечно, есть другой уровень бытия. У топов или редких спецов. Но это уже иной уровень интересов: у них работа в приоритете. Они не лгут себе. Как сказал недавно один директор, управляющий 1000 людей: ''Да, я плохой дед, я вижу внуков 10 минут в неделю''. И всё. Он не продолжил, что он сожалеет об этом. Он дал понять, что его это на сегодня устраивает.
Так что выходов два: концентрироваться и точно понимать свои приоритеты. В конце концов, кому-то просто хватит прекратить бессмысленный круговорот неважных дел - и время найдётся. А кому-то придётся сбавить обороты в карьере и делах. Например, невозможно представить Джека Уэлча, не позволяющего работе поглотить семейные дела. Работа у него поглотила всю его жизнь. Но я что-то не наблюдала в его книге особых сожалений.