Перед тем, как дать конкретные рекомендации, отмечу, что план должен быть сложным, но реальным. Он должен быть мало зависим от внешних факторов, для этого расширьте горизонт планирования с месяца до квартала или года. Теперь представим, что ваш план реальный и правильно составлен. Он не занижен и не завышен. Ваша задача – обеспечить его стабильное выполнение. С чего начать?
Что и как нужно считать
Для начала вам необходимо произвести несколько расчетов.
- Формула дохода продавца: S=N*A%. Где S – выручка продавца, N – количество попыток, А% – результативность попыток.
- Сумма средней сделки: s=V/а.
- Теперь можно приступать к обратному расчету воронки продаж, который в данном примере будет состоять из четырех замеров:
– Количество сделок.
– Количество коммерческих предложений.
– Количество заявок, выявленных потребностей (технических заданий).
– Количество контактов (УК – установлений контакта).
Этот расчет, позволяющий понять, сколько нужно звонков для выхода на 100 ЛПР. Самое интересное и самое неведомое для 99% управляющих продажами начинается тут.
Пример. План продавца 50 млн/год = 100 * 50% (При условии, что сумма средней сделки продавцы равна 1 млн рублей, и для выполнения плана потребуется 50 сделок. Если бы средняя сделка была равна 10 млн, то было бы достаточно всего пять сделок и десять попыток).
Посчитать результативность вы сможете сопоставив количество сделок с количеством высланных предложений или проведенных переговоров с клиентами. Для этого потребуется внедрить такую систему подсчета, где s – средний размер сделки, V – объем денежных поступлений за период, и переменная a – это количество сделок за этот период.
Как правило, сложности с расчетом среднего чека не возникает. Поделить «вал» на количество сделок может каждый. Предположим, что для осуществления 50 сделок по 1 млн и выполнения плана нам понадобится:
- Сделать 100 предложений (КП).
- Получить 200 заявок (ТЗ).
- Установить 400 контактов с целевыми лицами.
Получается следующая воронка 400/200/100/50. Это некий универсальный пример. В каждой компании и у каждого продавца он будет свой, и планировать выполнение плана продаж до расчета этих чисел будет утопией!
Могут возникнуть некоторые трудности при подсчете и замерах воронки продаж, которые выходят за рамки этой статьи. В двух словах лишь скажу, что необходимо вести первичный учет (статистику) 100 контактов и на основе полученных данных предположить остальные замеры.
Другими словами ответьте себе на два вопроса. Сколько контактов вам нужно установить и сколько заявок получить, чтобы затем сделать предложение 100 ЛПР – лицам принимающим решение или влияющим на него? И сколько сделок вы можете заключить по итогам этих предложений?
Кому-то, чтобы преодолеть всех «блокеров», найти информатора и войти в крупную компанию, потребуется сделать больше 30 звонков по одному адресу, А кому-то достаточно двух-трех звонков в каждую из сотни разных компаний. Вероятно, что в первом случае воронка сильно расширится, и количество звонков, предваряющих встречу с ЛПР, вырастет в разы.
Предположим, что для выполнения плана продаж потребуется 1600 звонков, что в четыре раза больше количества целевых контактов, установленных в нашем примере. Про время на подготовку к звонку, составление списков для обзвона, поиск и анализ информации о контрагенте мы тут умолчим, так как ниже это время будет учтено в расчетах. Сколько времени и сил тратится на каждое из этих действий для выполнения плана? «Мы не считали», – отвечает подавляющее большинство управляющих продажами. Ведь для подготовки списков телефонных номеров, составления коммерческих предложений, отправки предварительных писем о компании и других телодвижений требуется время.
То, что самой компании необходимо обеспечить нужное количество заявок, мы опускаем, потому что нас сейчас волнует другое: что должны делать продавцы?
Пример временных затрат
В итоге, при ближайшем рассмотрении, объем работ и временные затраты для выполнения годового плана продаж могут выглядеть так:
- 1600 первичных звонков по 3 минуты: 4800 минут.
- 400 телефонных разговоров с ЛПР по 5 минут: 2000 минут.
- 200 разговоров 10 минут для согласования заявки: 2000 минут.
- 100 личных встреч по 120 минут для обсуждения предложения и условий поставки без учета командировок: 12000 минут.
- 50 согласований по 240 минут для согласования договоров с внутренними службами нашей компании и состыковки информации со специалистами заказчика. 12000 минут.
- 400 внутренних звонков по 10 минут в различные службы нашей компании – производство, бухгалтерия, логистика, склад, юристы, руководители: 4000 минут.
- 100 ответов по 10 минут для переписки с наших внутренними службами: 1000 минут.
- 200 ответов по 20 минут для переписки со специалистами служб клиента: 4000 минут.
- Итого: 41800 минут чистого рабочего времени.
- Добавьте 10% на те дополнительные действия, которые вам приходится совершать в ходе осуществления продаж, и получите округленную сумму в 45000 человеко-минут.
В рабочем дне 480 минут, из которых мы в лучшем случае 60% можем считать эффективными с учетом обеда, остановок в работе и технических сбоев. Остается 336 минут. Из них минимум треть времени уходит на бумажную работу и внутрикорпоративные коммуникации (ВКК). Поэтому заниматься продажами нам удается лишь 180 минут в день в лучшем случае. Мы проводили замеры более чем в 500 компаниях, и выяснилось, что на бумажную работу уходит до 280 минут, на ВКК – до 140 минут. Поэтому цифры в примере еще довольно оптимистичные.
Рабочих дней в году 240. Получается: 240 * 180 = 43200.
45000 – 43200 = 1800. Почти уложились!
Выходит, что в течение года продавцу нужно найти дополнительно 1800 эффективных минут для выполнения плана и получения бонуса. Удвоим это число смело и получим всего 15 минут в день. Вот такая тонкая грань отделяет счастье сотрудника и всей компании от невыполнения плана. Но часто встречаются компании, где даже после грубых подсчетов становится очевидно, что выполнение плана возможно только в авральных условиях с учетом огромных переработок по выходным и по вечерам.
Хотите удвоить сделки? Удвойте время, выделенное на продажи!
Коллеги-управленцы, поставьте свои цифры с приведенными в нашем примере и прикиньте, как у вас обстоят дела с возможностью выполнить план. А у меня для вас найдется пара сотен способов сократить временные затраты при организации продаж.
Большинство этих способов вы обнаружите сами, если запасетесь терпением и секундомером и пройдете вместе с менеджером весь путь от начала и до конца. Вы обнаружите массу технических возможностей сократить время на осуществление этого бизнес-процесса. Вы с трудом удержитесь от желания пойти в смежные департаменты компании и устроить разнос местным сотрудникам за то, что клиент – самый важный человек в вашем бизнесе – вынужден ждать, пока они занимаются «своими делами».
Кроме того, вы посмотрите на один из самых важных активов вашей компании – персонал – под другим углом и постараетесь обеспечить и организовать работу сотрудников так, чтобы полностью исключить любую возможность найти оправдание результату, который не дотягивает до плана. Стройте системы – и результат гарантирован!