1. Определение факторов, которые влияют на излишние затраты вашей компании и их первопричин
Большинство принятых в компании требований или рабочих процессов, зачастую, не являются такими уж необходимыми, а вот на затраты они влияют сильно. Человеческий ресурс в любой компании всегда можно направить на совершение более нужных дел и сократить за этот счет затраты. Фактором влияния на излишние затраты в компании может стать множество рутинных дел – от рядовой распечатки каждого документа и до массовых рассылок рекламы, которая может оказаться совсем уж излишней. Сколько раз вам приходилось бегать на соседний этаж ради того, чтобы забрать из общего принтера свой документ? И как все качественно изменилось с введением электронного документооборота? То то же!
2. Обеспечение основных потребностей существующих и потенциальных клиентов
Чтобы точно знать внешние и внутренние ключевые потребности своих клиентов, компании без периодических исследований рынка не обойтись. Благодаря исследованиям, проводимым среди клиентов (опросам, анкетированию, телемаркетингу), а также комплексным исследованиям спектра «своих» услуг, станет возможным максимально эффективно удовлетворять потребности всех и каждого из клиентов, сокращая при этом затраты и совершенствуя бизнес-процессы.
3. Творческий подход к решению насущных бизнес-задач
Очень часто из-за текущей рабочей рутины мы совершенно не задумывается, как можно от нее избавиться вообще или же внести в процесс полезные усовершенствования, чтобы ее минимизировать. А зря – ведь, подходя к решению повседневных своих задач творчески, можно придумать замечательные способы их оптимального выполнения, чем значительно облегчить и свою работу.
Как можно творчески оценить свою рутинную деятельность:
- Осмыслите деятельность критически и подумайте, насколько ее нужно выполнять на том же уровне, кому можно перепоручить часть их выполнения без потери качества, и может ли эта ваша деятельность осуществляться не только в привязке к этому рабочему месту (местам).
- Обратите внимание на другие отрасли и подобные виды деятельности – что именно можно полезного там почерпнуть для себя и как можно умело применить их «ноу-хау» у себя, облегчив тем самым свои бизнес-процессы.
- Изучите принципы работы других ваших подразделений / отделений / офисов / отделов и посмотрите, что можно полезного почерпнуть из их опыта для себя.
- Попытайтесь изменить процесс выполнения видов вашей деятельности или бизнес-процессов, начиная их с середины или с конца, что вполне может указать на множество совершенно лишних операций при стандартном подходе.
- Начните сомневаться в полной правильности и незыблемости всех выполняемых вами видов деятельности, что вполне может указать на совершенно новые пути их осуществления без какой-либо потери качества.
- Читайте разноплановую профессиональную литературу для поиска новых идей.
4. Реорганизация «проблемных» видов деятельности и каждого бизнес-процесса
Как только вы обнаружите все «проблемные» сектора в своей работе и бизнес-процессах, вам нужно будет «прописать» для себя все их возможные пути решения, чтобы те идеально встроились в уже имеющуюся деятельность. Что-то из них однозначно подойдет, а что-то совершенно нет, но ведь на неудачах-то как раз и учатся!
После нахождения всех оптимальных и «работающих» схем стоит реорганизовать основную деятельность и самые «проблемные» бизнес-процессы, где уровень эффективности оказался самым низким. При этом стоит учитывать, что одно «работающее» решение может оказаться совсем неподходящим для другого бизнес-процесса, так что здесь нужно будет экспериментировать.
5. Поддержка внедренных усовершенствований и последующее ними руководство
При окончательной реорганизации и усовершенствовании всей «проблемной» работы поднимется вопрос об изменении стиля управления. Здесь все логично – при обновлении старых бизнес-процессов должно усовершенствоваться (реорганизоваться) и управление этими процессами. Насколько эти процессы будут прогрессировать – можно отслеживать документально посредством бухгалтерского учета хотя бы по минимальным параметрам: экономия рабочего времени, рабочего ресурса и снижение нагрузок.
Как получить хорошие «выходные» результаты
Чтобы улучшить деятельность компании, в ней должен быть усовершенствован любой из бизнес-процессов (как на уровне сотрудников, так и на уровне руководства). Именно бизнес-процессы, ведь совершенствования прочих ресурсов или видов вашей деятельности по отдельности желаемого результата не принесет.
Усовершенствование бизнес-процессов возможно с помощью шести проверенных подсказок. Итак, необходимо:
- Сокращение (по возможности) объемов каждого бизнес-процесса и всех видов вашей работы.
- Устранение тех видов вашей деятельности, задач и действий, которые не создают добавленной стоимости или же не помогают ее созданию.
- Все виды вашей деятельности должны быть скоординированы с каждым из клиентов (поставщиков) и другими своими подразделениями.
- Автоматизировать (по возможности) каждый из видов вашей деятельности.
- Усовершенствовать каждый внутренний метод или же изменить последовательность исполнения каждого из видов вашей деятельности.
- Проанализировать и пересмотреть категории ваших затрат на выполнение каждого из видов деятельности или задач.
Эти шесть подсказок (вместе или по отдельности) дадут неизменно положительный результат – сэкономят ваши средства, затраты или же уменьшат рабочую нагрузку.