Мы уже вошли в будущее машин и искусственного интеллекта, когда работу человека с рутинными процессами могут заменить цифровые сотрудники. С какими барьерами и подводными камнями могут столкнуться компании при автоматизации бизнес-процессов с помощью роботов?
По сложившейся практике, сверки между юридическими лицами подписываются часто, большинство контрагентов настаивают на подписании сверок ежемесячно, грозя, например, прекращением поставок в торговые организации. Работая в международной компании и российском бизнесе, я сталкивалась с тем, что аудиторы требуют покрывать 80% дебиторской и кредиторской задолженности подписанными сверками.
Вопрос как обеспечить требования аудиторов и желание контрагентов, не увеличивая затраты на расширение штата достаточно актуален. Один из способов сделать процесс сверок эффективным – роботизация.
Роботизация помогает в тех случаях, когда нет возможности усовершенствовать IT-систему, в которой работают сотрудники, когда бухгалтера при проведении сверок должны использовать данные из нескольких систем, совершать ручные операции, глазами проверять и искать расхождения.
Для полной автоматизации используют роботизацию, интегрированную с системой электронного документооборота, для полного исключения обмена бумажными носителями.
Барьеры на пути внедрения роботизации
- Робот – дорогое удовольствие, может быть использован только в крупных компаниях, имеет смысл внедрять, если ожидается значительный эффект от сокращения затрат. Хочется отметить, что сейчас на российском рынке представлено большое количество решений для автоматизации бизнес-процессов с использованием роботов, доступных для всех типов бизнеса. В связи с этим, компаниям среднего и малого бизнеса необязательно инвестировать в покупку своего робота, возможно пользоваться роботами, предоставленными сервисными IT-компаниями.
- Нет смысла закупать робота только на один процесс, необходимо изначально планировать какие еще процессы можно отдать роботу.
- Необходима интеграция робота с 1С и достаточно сильная поддержка сотрудников IT-отдела компании.
- На время внедрения необходим дополнительный сотрудник от бизнеса, который будет разбирать и анализировать ошибки робота.
Какие изменения предшествовали внедрению роботизации
- Стандартизация процесса сверок, централизация обработки сверок в бухгалтерии.
- Поскольку законодательством не установлено обязательное оформление и подписание актов сверки (кроме сверки с банками и бюджетом), то организация вправе самостоятельно разработать порядок проведения инвентаризации расчетов. В связи с этим в компании необходимо сформировать регламент по работе со сверками.
- Была проведена работа с контрагентами на правильность формирования и оформления данных бухгалтерского учета в актах сверок с их стороны.
- Необходимо было обновить мастер-данные контрагентов на предмет корректности электронных адресов, контактных лиц и далее поддерживать базу мастер данных в актуальном состоянии на постоянной основе.
Подводные камни, с которыми столкнулись
- Робот не может проверить, что полученные от контрагента в электронном письме акты сверок подписаны. Поэтому, рекомендую подписывать акты сверок квалифицированной электронной подписью и передавать через операторов электронного документооборота.
- Необходимо дорабатывать робота в случае, если у контрагента и у вашей компании разные названия хозяйственных операций, разные даты проведения одних и тех же хозяйственных операций, документы отражаются двумя суммами.
- Процесс коммуникации изменений в компании должен быть хорошо выстроен, и сотрудники должны разделять ваши интересы. В моем случае, вначале, бухгалтера с нежеланием пользовались новым инструментом, так как во время внедрения процесс не был стабильным, моим коллегам приходилось тратить дополнительное время на разбор ошибок и работу с IT по их устранению.
- Так как сверки подписываются после закрытия периода, то исправленные ошибки можно было тестировать в продуктивной среде только в следующее закрытие, таким образом необходимо было время.
Результаты роботизации сверок
- Сократились трудозатраты на формирование и предоставление актов сверок контрагентам. До роботизации один бухгалтер мог тратить восемь рабочих часов на формирование и отправку сверок примерно 35 контрагентам. После внедрения робот выполнял данную задачу самостоятельно.
- Сократилось время на поиск разниц в актах сверок. До внедрения один бухгалтер мог обработать не более трех сверок в день. После роботизации цифровой сотрудник выполнял задачу самостоятельно, и бухгалтерам оставалось проверить подсвеченную роботом информацию. Таким образом количество проанализированных сверок в день в разы увеличилось.
- Отпала необходимость тратить время на получение подписанных оригиналов сверок и оцифровывать их.
- Отпала необходимость загружать полученные скан-копии подписанных сверок в электронный архив.
- Увеличилось количество контрагентов с подписанными актами сверок.
Необходимо принимать во внимание, что робот работает 24 на 7, не имеет праздников и отпусков, не болеет и полностью имитирует действия человека.
Выводы
Подводя итоги, хочу отметить, что стоимость проекта достаточно велика, но позитивным моментом является возврат инвестиций, который возможен по истечении 5-6 месяцев после внедрения. На практике во многих компаниях инвестиции возвращаются быстрее на третий месяц после внедрения. Для успешности проекта очень важна роль «Проектного менеджера» в данном процессе, который, в свою очередь, будет координировать всех вовлеченных участников и слаженность работы команды на время пилота по быстрому выявлению и исправлению ошибок.
Читайте также: