Типичный рабочий день менеджера любого уровня – это постоянные деловые встречи и совещания, как лично, так и онлайн. Однако многие партнеры и коллеги часто жалуются на нехватку времени заняться своей работой из-за постоянных собраний. У многих руководителей на совещания уходит порядка 50% рабочего времени. Никто не ставит под сомнение важность деловых коммуникаций, вот только вместо запланированного стандартного одного часа такие встречи часто затягиваются, и могут длиться по 2-4 часа. Почему так происходит?
Эффективное совещание требует максимальной результативности
Для меня первостепенное значение имеет синергия командных усилий, чтобы участники не потеряли мотивацию к совместной работе, что может привести к несостоявшейся встрече и к очередному перерасходу рабочего времени.
Разберем пример одной организованной встречи в компании «Студия «Волга-фильм». PR-менеджер назначила собрание для обсуждения нового дизайна приложения с 11 до 12 часов. Предварительно она отправила всем участникам совещания памятку под названием «Дизайн-приложение» через Google-календарь. Когда все участники собрались в конференц-зале, на часах было уже 11:15. PR-менеджер начала показывать первый слайд на своем ноутбуке, однако остальным участникам это не понравилось, и следующие 10 минут они делились ссылкой на прототип. Наконец, все смогли открыть дизайн на своих устройствах и стали давать комментарии, перескакивая с одной страницы презентации на другую. Менеджер попросила синхронизировать страницы обсуждения последовательно. Однако время планирования уже закончилось, и команда была разочарована в том, что потратила больше часа, но не добилась ожидаемого результата. Приняли решение больше не встречаться лично и договорились прокомментировать дизайн приложения онлайн. Это также стало головной болью – как прийти к общему решению, когда все расходятся во мнениях?
С одной стороны, это типичная ситуация, с другой стороны, все ошибки многократно описаны в различных профессиональных книгах и статьях по тайм-менеджменту. Моментально изменить ситуацию невозможно, однако решить эту проблему просто необходимо. И такой сумбурный подход к совещаниям наблюдается во многих компаниях. Поэтому я создала собственные правила по эффективному проведению деловых встреч с коллегами и клиентами.
«Манифест встреч»
Правила включают в себя последовательность действий, которые позволяют максимально эффективно и продуктивно проводить деловые встречи.
- Подготовка к совещанию. Следует разослать всем приглашение с конкретной темой встречи и составить повестку с перечнем вопросов, которые будут рассмотрены в рамках встречи, и тайминг на каждый вопрос. Таким образом, участники сэкономят до 10 минут на знакомство с регламентом, а качество обсуждения повысится.
- Определение количества участников. Чем больше участников, тем больше времени может занять встреча. Необходимо определиться, кому именно необходимо присутствовать на протяжении всего совещания. Некоторых коллег можно пригласить только на то время, когда будут обсуждаться профильные вопросы, и сразу отпустить после. Таким образом, можно сократить состав и сэкономить до 15-20 минут совещательного времени.
- Контроль соблюдения регламента. Ответственный за организацию менеджер должен напоминать о превышении тайминга. Необходимо строго следить за тем, чтобы высказались все присутствующие – иначе, зачем они здесь? Так можно сэкономить больше 30 минут.
- Придерживаться основной темы повестки. Большая часть времени уходит на само обсуждение данной повестки. Здесь фасилитатору придется следить, чтобы дискуссия не переключалась на смежные вопросы и оставалась строго в рамках повестки.
- Протокол совещания. Обсуждение необходимо зафиксировать и разослать всем участникам. Этот протокол послужит основой повестки нового совещания. Если протокола нет, значит, совещание прошло впустую, поскольку за ним не последует никаких дальнейших конкретных действий.
- Пространство для встреч без гаджетов. Предложите участникам убрать свои гаджеты, чтобы не отвлекаться и акцентировать свое внимание на обсуждении важных вопросов в рамках встречи.
Благодаря этому манифесту у нас получилось систематизировать и обобщить все основные моменты по проведению эффективных встреч. Под каждый девиз создали плакат с иконками и вывесили его на стену в конференц-зале.
Первая неделя показала, что все старались следовать согласованному руководству, в последующие недели мы заметили, что система стабилизировалась без присмотра. Всем понравилось быть в роли блюстителей правил. Разработанный манифест сыграл важную роль в развитии бизнеса, выстраивании эффективных коммуникаций со СМИ, партнерами и коллегами внутри компании.
Пошаговый алгоритм для манифеста встреч
- Указать детали собрания: повестку дня, цели, место и время. Используйте Google-календарь, чтобы собрать в одном документе всю необходимую информацию для удобства.
- Сделать последующие действия. Ответственный менеджер во время каждой встречи должен замечать важную информацию, записывать ее и отправлять по электронной почте всей команде на утверждение. Этот человек также ведет собрание и следит за таймингом.
- Спланировать небольшой перерыв между встречами. Паузы нужны для подготовки и отдыха.
- Начинать встречи вовремя, не опаздывать. Если вы не подготовились, сообщите об этом не позднее, чем за 3 часа.
- Предвидеть последствия. Если вы понимаете, что проекту нужна цепочка встреч, заранее назначьте все из них. Забронируйте время проведения заранее.
- Вкратце ознакомиться с вопросами встречи. Предоставьте и запросите информацию для встречи заранее и подготовьтесь, не начинайте изучать вопросы во время мероприятия.
- Игнорировать гаджеты. Если это не вопрос жизни и смерти, избегайте использования смартфонов и ноутбуков. Они быстро крадут ваше время, внимание и концентрацию.
- Практиковать тайм-менеджмент. 60-минутная встреча – это не панацея, попробуйте прикинуть, сколько времени займет достижение цели. Это может быть и 15, и 45, и даже 90 минут.
- Начать светскую беседу. Растопите лед, поделившись пятиминутными новостями и эмоциями, даже если они не связаны с темой.
- Определить роли. Каждый должен знать свою роль на собрании, что он должен совершить, и какой результат ожидается.
Эти простые правила позволят сэкономить 1,5-2 часа. Самое сложное для руководителя, ведущего совещание – быть вовлеченным в тему и принимать управленческие решения в ходе обсуждения.
Каких правил придерживаетесь вы, чтобы встречи проходили эффективно? Поделитесь своим опытом в комментариях.
Также читайте: