Тайм-менеджмент простыми словами

После одного из семинаров по тайм-менеджменту ко мне подошел участник и сказал: «Я думал, что тайм-менеджмент это про то, как не опаздывать на работу». Я был шокирован и ответил какой-то банальностью вроде: «И это тоже тайм-менеджмент». Наверняка, каждый человека вкладывает в этот термин свое понимание. Для кого-то тайм-менеджмент – это планирование дня, для кого-то – планирование жизни, для кого-то – организация рабочего пространства, а для некоторых – здоровый образ жизни. И каждый прав.

Однажды мой коллега, который о тайм-менеджменте слышал только от меня и то достаточно обрывочно, сделал вывод: «Я понял что такое тайм-менеджмент. Это сбалансированная организация работы и отдыха». И он тоже прав.

Но что же все-таки такое тайм-менеджмент? И почему у всех понимание тайм-менеджмента свое? Разберемся по порядку. Я считаю, что непонятный термин и разросшаяся методическая структура, которая за ним стоит, отпугивают много людей. Поэтому всячески пытаюсь сделать его более понятным.

Тайм-менеджмент в четыре шага

Тайм-менеджмент – это управление временем, то есть наиболее эффективное распределение времени. Вспомните ваше самое важное последнее достижение? Может быть вы построили дом, или завершили крупный проект, или научились готовить новое блюдо, или исполнили мечту детства? Вспомните то, чего вы добились самостоятельно, и то, как вы действовали. Наверняка вы распределяли свое время максимально эффективно. У вас был план, вы были сконцентрированы и ни на что не отвлекались. Это и есть тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент это способ достижения того, чего мы хотим наиболее эффективно. Вы уже хорошо знакомы с тайм-менеджментом, но используете его бессознательно. Вы работаете за компьютером, вечереет. Вы анализируете проблему: темно. Вы ставите цель: включить свет. Составляете план: встать, нажать выключатель, убедиться, что приемлемый уровень освещенности достигнут. Встаете и включаете. Снова анализируете. Цель достигнута? Да. Анализируете, где вы находитесь и ставите новую цель: включить чайник (поскольку уже встали). Составляете план и так далее.

Как видите, тайм-менеджмент состоит всего из четырех простых шагов:

  1. Оценка ситуации. Нужно понять, где находитесь и в чем собственно проблема.
  2. Постановка конкретных целей. Нужно понять, чего вы действительно хотите.
  3. Составление плана. Нужно разбить цель на части и выстроить цепочку действий: понять, как достичь то, чего хотите.
  4. Выполнение. Пройтись по цепочке от начала и до конца.

Наш мозг для удовлетворения потребностей организма делает это автоматически. Дискомфорт – анализ проблемы. Проблема выяснена: голод. Цель: нужно поесть. План: залезть в холодильник, достать колбасу, взять нож, отрезать кусок, съесть. И действие: открыли холодильник, достали колбасу, взяли нож и так далее. Затем новый цикл. Анализ: мы сыты. Но возникла новая проблема: что-то застряло в зубах. Цель: извлечь. План: найти зубочистку. Первые три шага пролетают за мгновение.

Представьте ситуацию: вы находитесь на берегу реки, и вам нужно попасть на другой берег. Что вы будете делать? Ждать пока наступит зима? Маловероятно. Вероятнее – анализ, цель, план, действие. По сути тайм-менеджмент это устранение разрыва между есть и хочу, или есть и надо с наименьшими затратами времени.

Есть поломка автомобиля, хочу, чтобы все работало – еду в автосервис. Есть десять проектов, надо, чтобы все были выполнены – восемь поручаю, два выполняю сам. В обоих случаях нужно проанализировать ситуацию, поставить цель, составить план и, выполнив его, устранить разрыв. Устранение разрывов обычно состоит из нескольких шагов. И когда вы используете эту простую схему, то первые два шага вы уже сделали: представили конечную цель и составили план ее достижения, то есть мысленно уже преодолели разрыв, осталось сделать это физически.

Как только дочитаете статью, потренируйтесь. Вспомните небольшую проблему, проанализируйте ситуацию: что есть и что нужно. Представьте, что проблемы не существует – поставьте цель и составьте план. Представьте, как вы выполняете каждый шаг. Затем выполните план по пунктам, чтобы достичь цели. Когда достигнете, отпразднуйте достижение цели, снова проанализируйте ситуацию и поставьте более крупную цель.

На пути к цели вас может ждать три проблемы:

  • Не можете начать или сделать очередной шаг. Разбейте шаг на более мелкие, добавьте вознаграждение за шаг, устройте игру (выполнение задачи в виде игры), устройте мозговой штурм, чтобы понять, как сделать этот шаг.
  • Заблудились. Снова проведите анализ и составьте новый план.
  • Столкнулись с непредвиденными трудностями. Поставьте цель обойти трудности по тому же алгоритму (анализ, цель, план, действие).

Единицы становятся чемпионами с первой попытки. Никто не достигает каждой своей цели, поэтому, если что-то не получилось, не стоит отчаиваться нужно снова анализировать ситуацию, ставить цели и достигать их.

Браслет Pandora

Что такое тайм-менеджмент мы выяснили. Теперь нужно выяснить, почему он для всех разный. Вы вероятно слышали о браслетах ювелирной фирмы Pandora. Это цепочка со сменными бусинами. Предлагаю аналогию. Тайм-менеджмент – это браслет Pandora, на котором изначально четыре бусины: умение анализировать ситуацию, умение ставить цели, умение планировать и умение действовать. Цепочка – это наши жизненные ценности (чтобы аналогия была полной).

Эти четыре бусины должны быть обязательно, иначе тайм-менеджмент работать не будет. Это базовый набор. Но поскольку бусины заменяемы, мы можем их заменить и/или дополнить другими.

  • Чем можно заменить или дополнить бусину «анализ»? Анализом ситуации с помощью различных методик: SWOT, линия жизни. Плюс системы сбора и обработки информации: хронометраж, дневник.
  • Чем можно заменить или дополнить бусину «цель»? Конечно же бусиной SMART или бусиной ДИСКО (аналог SMART), или модной бусиной SMARTERS (усовершенствованный алгоритм SMART), или визуализацией целей, тест-драйвом.
  • Чем можно заменить или дополнить бусину «план»? Любыми методами декомпозиции целей: дерево целей, календарный план. А также способами творческого мышления: мозговой штурм, «шесть шляп мышления», ТРИЗ.
  • Чем можно заменить или дополнить бусину «выполнение»? Для этой бусины набор дополнителей просто огромен: профессиональные знания и навыки, менеджмент, делегирование, мотивация и самомотивация, навыки коммуникаций (проведение презентаций, публичных выступлений, переговоров, умение говорить «нет»), управление вниманием (концентрация, фокусировка, переключение), навыки работы с информацией (поиск, обработка, хранение, скорочтение, слепая печать), поддержание и увеличение ресурсов организма (сон, правильное питание, физические нагрузки, своевременный отдых), организация рабочего пространства, формирование привычек, расстановка приоритетов, однозадачность, устранение поглотителей времени, «лягушки», «слоны», «сыр».

Существуют бусины, которые могут заменить несколько. Самый яркий пример – это Метод помидора: он включает в себя планирование, выполнение и анализ. Бусины «ежедневник» и «планировщик» дополняют бусины «план» и «выполнение».

Каждый человек с набором определенных бусин утверждает, что именно его набор и есть тайм-менеджмент. И это верно. Позволю себе лишь небольшое замечание. Тайм-менеджмент – это все-таки для пользы, а не для красоты, и большое количество бусин одного вида ни к чему. А недостаток базовых бусин или их заменителей сделает наличие браслета бесполезным. Значит, в первую очередь нужно научиться анализировать проблему, ставить цели, планировать и выполнять план. И после этого вы сможете добавить на свой браслет новые бусины: дополнительные знания и навыки в профессиональной сфере, организация рабочего пространства, обработка и хранение информации, концентрация, ресурсоемкость и так далее.

Постоянно совершенствуя и приобретая навыки и обучаясь новым инструментам, мы добавляем бусинки в нашу коллекцию. Чем больше бусин в коллекции, тем более функциональный браслет, и тем более эффективно вы расходуете свое время. В любой момент времени вы можете не используемые бусины снять, а необходимые добавить. Поэтому:

  • Проанализируйте свой браслет и коллекцию дополнительных бусин.
  • Поставьте цель по улучшению вашего навыка управления временем.
  • Составьте план.
  • И выполните!
Executive.ru открыл канал в мессенджере Telegram. Хотите быть в курсе самых главных событий российского менеджмента? Присоединяйтесь!
Комментарии
Консультант, Москва

Ну, нет же пятого и шестого к этим четырём - оценка результата в сравнении с поставленной целью и корректировка процедур постановки цели, задачи и процесса выполнения. И тогда, обычный алгоритм автоматического управления. А так - это Ваше личное достижение.

Начальник участка, Самара
Константин Фролов пишет:
Ну, нет же пятого и шестого к этим четырём - оценка результата в сравнении с поставленной целью и корректировка процедур постановки цели, задачи и процесса выполнения. И тогда, обычный алгоритм автоматического управления. А так - это Ваше личное достижение.

Константин, вы абсолютно правы это классический цикл PDCA. Только я немного поменял его структуру: из планирования выделил постановку целей и объединил с корректировкой (воздействием), а проверка (оценка результата) у меня - это оценка ситуации. Тоже самое, но другими словами. Мы не корректируем, а ставим новую цель по корректировке. И анализируем, а не проверяем (оцениваем результат). Я решил что так проще и понятнее.


Генеральный директор, Нижний Новгород

Мне кажется, что жизненный цикл ТМ завершается - на смену приходит персональный менеджмент - когда нужно научиться бороться с ленью и пр, остальное потом.

Начальник участка, Самара
Владимир Токарев пишет:
Мне кажется, что жизненный цикл ТМ завершается - на смену приходит персональный менеджмент - когда нужно научиться бороться с ленью и пр, остальное потом.

Владимир, разве дело в терминах? Лайф-менеджмент, персональный менеджмент, самоменеджмент, личная эффективность, тайм-менеджмент - цель одна - достижение результата. Инструменты, в принципе, тоже не сильно различаются.

Вы правы, последние тенденции в этой сфере говорят о том, что нужно выжимать из себя всё, чтобы достигать выдающихся результатов. А ради чего?

Исполнительный директор, Москва
Владимир Токарев пишет:
Мне кажется, что жизненный цикл ТМ завершается - на смену приходит персональный менеджмент

Да! Вы правы!

Огород, с которого кормились консультанты вытоптан ими до основания.

Попытки автора посадить на нем увядающее растение с другого огорода не даст результата. Как все, искусственно придуманное консультантами для прокорма, мало приспособлено к реальной жизни и быстро гибнет.

Но... В поддержку умирающей темы клятвенно обещаю: просто так на обед не ходить! (время то обеденное;-)), а :
1. Оценю ситуацию. Пойму в чем проблема голода.
2. Поставлю конкретную цель! Пойму что я конкретно хочу есть.
3. Составлю план. Пойму что нужно дойти до ресторана, сделать заказ, подождать...
4. Выполнить план! Приступить к пережевыванию (не менее 20 движений) и не забыть проглотить.

Вопрос автору: - я правильно делаю? Я все из себя выжал, или что осталось?

Начальник участка, Самара

Валерий, не совсем правильно. Цель не конкретная. Прогнали бы её хотя бы по смарт.

Не могли бы вы дать определение консультанта. Мне любопытно, попадаю я в эту категорию или нет.

Исполнительный директор, Москва
Максим Денисов пишет:
Валерий, не совсем правильно. Цель не конкретная. Прогнали бы её хотя бы по смарт.

Вот чувствую!

Чувствую, что что-то не так. Только не пойму что.

Я всегда скептически относился к тайм-менеджменту. Но после Вашей статьи понял - ошибался. Жрать хочется, а не знаю что делать? Не знаю я это "науки".

Может к Токареву обратиться? Он специалист! Наверное АРИЗ предложит.

Как страшно жить! (С)

Менеджер, Санкт-Петербург
Максим Денисов пишет:
Валерий, не совсем правильно. Цель не конкретная. Прогнали бы её хотя бы по смарт.
Не могли бы вы дать определение консультанта. Мне любопытно, попадаю я в эту категорию или нет.

"Настоящий консультант" приходит когда его не зовут, хочет получить деньги за уже известную информацию, отвечает на вопрос, который ему не задают и ничего не смыслит в бизнесе который консультирует. (из анекдота про пастуха и консалтеров).

Ну как, попадаете в эту категорию?

Менеджер, Санкт-Петербург

По сути статьи, если Вы считаете, что "Тайм-менеджмент – это управление временем, то есть наиболее эффективное распределение времени", то где в Ваших четырех шагах собственно "распределение времени" и повышение эффективности?

Генеральный директор, Нижний Новгород
Валерий Овсий пишет:
Огород, с которого кормились консультанты вытоптан ими до основания.

Тут, Валерий, не все так просто:

Во-первых, нужно различать роли исследователей и консультантов и тренеров, кто применяет модели и методы (тот же ТМ) при оказании, например, тренинговых услуг. В роли исследователя может быть кто угодно (психолог, консультант, инженер – например, работая инженером, я пытался заниматься исследованиями в области ТМ, но, скорее, первой частью любого исследования - изучением трудов других и их апробацией для себя, к слову, продолжаю это делать в течение 30 лет).

Когда я работал уже много лет назад преподом на кафедре экономики нижегородского иняза у меня (это было обязательно) была НИР. Я выбрал тему - ТМ. И в течение 10 лет (сколько там работал) ей занимался. Мои коллеги - преподы смеялись вслух (по незнанию, разумеется) - что у меня каждый год одна и та же тема НИР, а у них более-менее темы менялись. По результатам той НИР опубликовал, в частности, пару статей в международном журнале ПТПУ по управлению и книгу в 2001 году, получившую гриф УМО «Учебное пособие по специальности «Менеджмент» (в 2016 году ее переиздал, пользуясь сервисом Ридеро, так как тираж был мизерный и он давно закончился). Хотел даже написать докторскую - но не дали творческий отпуск и я рассердился и ушел с кафедры руководителем бизнес курсов в том же инязе (по подготовке консультантов по управлению). Про рассердился - шучу конечно, просто не сошлись характерами с новым зав. кафедры.

Этим НИР я продолжаю заниматься и сейчас (и как раньше, результаты исследований публикую - в последнее время в книгах, правда выпустили журнал ТМ в книжном исполнении).

и прекрасно понимаю, что тема ТМ (это просто название, а за ним стоит на самом деле персональный менеджмент, где психологии очень много места) неисчерпаема как сфера исследований. Пример (нарушу обещание, что давал А.С., сори) - у меня вышла книга по тренировке памяти (а еще не написаны 4 книги по этой теме - вся серия 5 книг). Также вышла только первая книга по силе воли (серия в 3 книги), и не знаю когда доберусь до книги по управлению эмоциями - все это персональный менеджмент, он много шире просто применения научного метода для эффективного использования времени, чем иногда ограничиваются коллеги.

Перечисленные темы важные (и в какой-то степени вечные), к ним есть интерес и у читателей (книги покупают). А тем ТМ (персонального менеджмента) - очень много - развитие творческих способностей, например, полезная тема, но уже до нее не знаю когда доберусь, кстати, для этой цели названный Вами в комментах АРИЗ очень даже подходит.

Ну а в роли тренера можно рассказывать и свои и чужие модели и методы ТМ, чем я и мои коллеги занимаемся.

Но есть нюансы. Например, можно использовать ТМ в 3 назначениях - не только для повышения личной эффективности, а для, например, овладения менеджментом (многими разделами, например, можно лучше понять раздел управления изменениями в организации, если потренироваться в воспитании своей силы воли), а также применяя ТМ как личную лабораторию для апробации целого ряда управленческих инструментов (например, встречал книгу применение ССП для отдельного человека).

ЗЫ. За чувство юмора - плюсики разумеется. Кстати, развитие чувства юмора - если это возможно - тоже ТМ, у меня есть самая скучная на свете книга про развитие темы юмора - в 500 страниц и даже опубликовал 1 статью на тему в ИД Гребенников.

Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Цифры и факты
Сбер проверит ваши лайки в соцсетях

Цитата дня: Сбербанк планирует использовать «психологический скоринг» для оценки клиентов.

Санацию банков - за счет владельцев

Проект дня: Законопроект о санации собственников банков за счет своего имущества будет внесен в ГД,

Продажи российских ПО растут

Рост дня: Продажи отечественных разработчиков программного обеспечения восстанавливаются после падения.

​Цукерберг: миллиарды на благотворительность

Персона дня: Основатель Facebook намерен продать до 75 млн акций компании в ближайшие полтора года.