В последние дни уходящего года многие пользователи в соцсетях подводят итоги года – «постят» картинки и пишут длинные тексты о том, чего смогли достигнуть за этот календарный год, а что оказалось не по силам. В компаниях также занимаются подытоживанием деятельности.
Зачем надо подводить итоги года?
Действительно, ведь периодически проводятся встречи разного плана – от собраний акционеров до еженедельных, а то и ежедневных планерок ключевых сотрудников. Давайте разбираться вместе, зачем нужна ретроспектива в компании, и какая от этого польза.
Подытоживание деятельности – это не просто финальная встреча, где каждый из сотрудников высказывает все, что «накипело», получает свою порцию кнутов и пряников и уходит с легким сердцем домой. На деле, ретроспектива, которая не организована фасилитатором, без четко продуманной стратегии, пользы не принесет. Это просто очередное собрание, на котором обсуждается чуть больше тем, чем обычно. Если же ретроспектива проведена и организована правильно, то итогом такой встречи будет являться:
- Грамотно выработанная стратегия дальнейшего развития компании.
- Воодушевление сотрудников, они будут чувствовать себя активными участниками рабочего процесса, а значит, реализация поставленных задач будет протекать гораздо продуктивнее.
- Поднятие командного духа, сплочение команды.
- Учет промахов и нацеленность на достижение новых высот.
- Понимание того, что не всегда цели достигаются в два счета и необходимо двигаться небольшими шагами, меняя порой направление и стратегию.
- Разбор «правильного» и «неправильного» поведения персонала, которое повышает или снижает продуктивность, разработка новых сценариев реагирования при тех или иных, особенно форс-мажорных, ситуациях.
Согласитесь, на обычном итоговом собрании таких результатов достичь сложно. Обычно на таких встречах «всяк кулик свое болото хвалит», то есть просто-напросто защищает свой отдел/проект или отстаивает свою точку зрения и линию поведения, и подведение итогов скатывается до дебатов, а то и вовсе до митинга в защиту себя или оправдания своих подчиненных. Как правило, совершенно забывается необходимость поощрения за достижения, а план подведения итогового собрания или отсутствует, или не соблюдается вовсе. Поэтому, стоит разобраться, как провести ретроспективу так, чтобы польза была максимальной.
Что такое ретроспектива года
Для начала необходимо пояснить, что речь идет именно о ретроспективе, которая проводится в формате стратегической сессии, то есть в обучающей полезно-познавательной форме. Когда каждый из участников не только получает от ведущего полезные знания и навыки, но и является непосредственным «вершителем судеб» компании. Именно такая форма подведения итогов года считается наиболее продуктивной для компании и команды.
Итак, что же такое ретроспектива года с точки зрения корпоративной психологии развития компании? Ретроспектива года – это инструмент, использующийся для усовершенствования действующей команды профессионалов, а также для организованного обучения и создания различных проектов. Проводится ретроспектива, как правило, как завершающий этап какого-либо важного проекта или в конце года для того, чтобы извлечь максимальную выгоду из пройденного и усвоить полученный опыт.
Дело в том, что каждый из сотрудников не владеет полной картиной происходящих событий, так как выполняет только свою часть работы и о задаче других может только догадываться, но не вникать детально. Ретроспектива же помогает составить «цельную» картину происходящего на основе рассказа каждого из членов команды. Такой рассказ помогает обобщить информацию и извлечь то важное, чему необходимо научиться, то есть получить и усвоить опыт и двигаться дальше, но уже гораздо продуктивнее.
Таким образом, благодаря ретроспективе, компания вырабатывает новую более продуктивную стратегию, или придерживается старой, исправляя допущенные ошибки с учетом приобретенных знаний. Как правило, ретроспектива в компании проводится в период с ноября по март, именно в этот временной промежуток сдаются бухгалтерские отчеты и сводки, происходит уплата налогов, завершаются крупные проекты или запускаются новые.
В процессе проведения ретроспективы года команда сотрудников отвечает на следующие вопросы, которые приводят их к правильному пониманию рабочего процесса и того, что от них требуется. Это такие вопросы, как:
- Что получилось лучше всего, из чего необходимо извлечь максимально позитивный опыт?
- Какие новые знания были получены за год?
- В каких ситуациях и обстоятельствах стоит поступать иначе?
- В какие аспекты необходимо углубиться, чтобы достичь большей продуктивности?
Иными словами, ретроспектива в формате стратегической сессии это и есть разработка плана. Но учитывайте, что в процессе работы все может идти не так, как запланировано – как и в любой другой деятельности, где принимают участие люди и возникают различные обстоятельства.
Дополнительное преимущество в том, что такие собрания учат людей гибкости ума и умению правильно реагировать на различные обстоятельства, мыслить по-другому. Такой план, своего рода, очередной эксперимент для компании, а задача сотрудников – не только двигаться согласно плану, но и подстраиваться под складывающиеся обстоятельства, чтобы получить для компании наибольшую выгоду.
Как проводится ретроспектива в компании
- Составляется план проведения мероприятия – это один из самых ответственных этапов. Без плана такое собрание рискует превратиться в очередной стихийный корпоратив или в очередную рабочую встречу. К тому же, ретроспектива носит образовательный характер, учтите это.
- В начале встречи ведущий, лучше, если это будет профессиональный фасилитатор, берет слово и обрисовывает цели ретроспективы. Ради чего, собственно, все собрались. Его задача – заинтересовать команду и настроить на рабочий и позитивный лад.
- Обсуждение плюсов и минусов деятельности компании. Высказаться должны по максимуму все, но ведущий должен фиксировать полученную информацию на доске, разделенной на две части. В одной пишем плюсы, в другой минусы за прошедший период.
- Генерирование идей. На данном этапе крайне важна вовлеченность персонала, чтобы это было не просто «просиживание штанов», а живое участие и заинтересованность. От данного этапа многое зависит, поэтому задача ведущего – привлечь и «зажечь» публику.
- Составление плана действий на будущий период. Собственно, ради чего все и собрались. Если все предыдущие этапы были пройдены правильно, то на этом трудностей не возникнет.
Это примерный план проведения ретроспективы, на самом деле их гораздо больше, и каждый применим к конкретному случаю и компании.
Зачем нужен фасилитатор
Кто такой фасилитатор? Это ведущий, одновременно и лидер, который направляет сессию в нужное русло. Роль фасилитатора состоит в том, чтобы правильно построить процесс работы и достигнуть поставленных целей. Это может быть все что угодно – от обучения сотрудников и внедрения корпоративной культуры до, как в нашем случае, проведения ретроспективы и повышения производительности команды.
Почему при проведении ретроспективы без фасилитатора не обойтись?
- Необходимо изучение конкретно вашего случая – специфики компании, понимания нюансов процесса, сотрудников... Только опираясь на эти данные, а также с учетом интересов руководства, фасилитатор составит план ретроспективы, который и будет утвержден.
- Только фасилитатор сможет поставить процесс таким образом, чтобы добиться поставленных перед мероприятием целей и вовлечь сотрудников.
- Программа составлена с учетом психологических особенностей человека.
- Фасилитатор проводит мероприятие таким образом, чтобы после его завершения вы увидели измеримый результат, а не эфемерные достижения, которые только должны свершиться.
- Приглашенный со стороны специалист привлекает внимание публики. Команда больше сосредоточена на словах и действиях фасилитатора, чем если бы то же самое делал коллега.
Подводя итог, еще раз отмечу – ретроспектива в компании нужна и важна. Если вы хотите для своей организации роста, развития и расширения, а вместе с этим и увеличения прибыли, не пренебрегайте данным мероприятием. Но помните – чтобы ретроспектива принесла свои плоды, необходимо правильно, а главное – профессионально, ее провести.