Главный тренд в логистике – укрупнение. На первый план выходят вопросы управления крупными складскими объектами, повышения уровня сервиса, эффективности использования бюджетов. Чтобы соответствовать стандартам, многие компании принимают решения трансформировать свою логистическую систему. Изменения подразумевают консолидации складов, расширения регионов обслуживания, обучение персонала и переход на новые интернет-технологии. Изменения масштабны и затрагивают все сферы деятельности компании. Как уложиться в сроки, избежать потерь и ошибок?
Мне довелось принять участие в нескольких корпоративных логистических проектах. В какой-то момент появилось желание систематизировать свой опыт и предложить рекомендации для коллег, перед которыми стоят подобные задачи. Итак, десять основных задач, которые необходимо решить на этапе подготовки и запуска логистического проекта.
1. Согласовать цели и ожидания от проекта
Сначала необходимо определить цели проекта и получить ясную картинку в умах топ-менеджеров и ключевых исполнителей относительно ожидаемых выгод от его реализации. На этой стадии важно провести полное согласование со всеми руководителями функций, высшим руководством и партнерами. Также необходимо сформулировать основные риски проекта.
Для этого на уровне управляющего комитета компании необходимо провести формальную защиту бизнес-кейса. Кейс состоит из описаний выгод от реализации проекта, финансовой модели, плана реализации. Отдельный параграф необходимо посвятить рискам проекта и их минимизации. Цель этого этапа – ясное понимание на всех уровнях значимости проекта и необходимости вовлечения в него.
2. Спланировать проект
Планирование делится на два уровня – стратегический и технический план. Стратегический план фиксирует только крупные события, но обязательно включает в себя:
- Дату принятия решения о старте.
- Дату укомплектования организационной структуры.
- Дату наличия договоров аренды на объекты недвижимости.
- Дату готовности основного оборудования.
- Даты готовности IT-систем.
- Дату запуска.
Технический план составляется на детальном уровне. Уровень детализации включает в себя все даты событий, например, поставки каждого вида оборудования, производства работ, прохождения тестов, инвентаризаций и так далее. Проработанный технический план содержит не менее 200-300 позиций. Оба плана обязательно включают в себя Ф.И.О ответственных руководителей и исполнителей по каждой позиции.
3. Сформировать команду
Сразу после принятия решения о начале проекта приступаем к формированию команды. Необходимо описать организационную структуру и заранее назначить исполнителей на основные логистические и функциональные позиции.
Условно команду можно разделить на три части. Первая – топ-менеджмент, ответственный за проект, вторая – средний управленческий персонал, третья – производственный персонал, складские работники и водители доставки. Результатом этого этапа должно стать утвержденное штатное расписание, матрица ответственности и матрица коммуникаций. Также на этом этапе необходимо определить элементы материальной и нематериальной мотивации всех участников проекта, обязательно включая производственный персонал.
4. Подобрать объект недвижимости
Этот этап начинается с проектирования общей инфраструктуры на основе данных бизнес-кейса. Рассчитываем целевые параметры объекта недвижимости и выдаем техническое задание на поиск объекта в соответствующие службы компании или риелторам. Необходимо определить и внешние параметры объекта: подъезды для грузового транспорта, расстояние до целевых агломераций, наличие поселений, наличие маршрутов общественного транспорта, наличие стоянок для парковки грузовых и легковых автомобилей.
Осматриваем подобранный объект с участием специалистов, проводим коммерческие переговоры, утверждаем условия и подписываем договор аренды. Необходимо учесть все нюансы договора: срок действия аренды, дата допуска на объект, окончание ремонтных работ, взаимные штрафы, условия расторжения, ответственность, страхование объекта.
5. Подобрать инженерное обеспечение и оборудование
Когда у нас есть объект недвижимости, мы приступаем к точному проектированию инженерного обеспечения, набора складского оборудования, стеллажной системы. На данном этапе мы делаем детальные планировочные чертежи помещений, расстановки складских стеллажей, конвейеров, подъемной техники и вспомогательных помещений. Теперь, когда мы точно знаем все детали, формируем технические и коммерческие задания на закупку, проводим тендеры и размещаем закупочные заказы.
6. Спроектировать производственный процесс
С учетом целевых параметров бизнес-кейса по производственным показателям, с учетом подтвержденной инфраструктуры, с учетом уже заказанного целевого оборудования мы делаем карту производственных процессов. Важно структурировать процессы в логической иерархии:
- Общий процесс.
- Складской процесс.
- Транспортный процесс.
- Документооборот.
- Информационный процесс.
- Вспомогательные процессы.
У каждого процесса должны быть цифровые характеристики, такие как время, объем обработки, пиковые нагрузки, циклы. Результатом данного этапа должна стать производственная карта процессов, на основе которой мы будем строить всю нашу деятельность.
7. Настроить IT-системы
Начинаем с тестирования инфраструктуры. Проверяем все элементы оборудования, включая серверы, рабочие станции, принтеры, кассовые устройства, терминалы сбора данных, каналы связи, интернет-подключение. Затем составляем карту операционных систем – ERP, WMS, TMS – и их взаимодействия, проверяем работоспособность каждой системы. Затем описываем, тестируем в системах бизнес-процессы. Данное тестирование должно производиться командой бизнес-пользователей и IT-специалистов.
На данном этапе необходимо отработать большое количество сценариев, провести тестовые поставки различных партий товара в большом ассортименте. Важно отработать различные сценарии, включающие исходящие поставки, транзиты, возвраты и входящие поставки. Необходимо создать тестовую среду максимально приближенную к максимальным нагрузкам на системы. Завершающим шагом является обучение и тестирование бизнес-пользователей непосредственно в рабочей среде.
8. Провести инвентаризацию
До начала активной фазы перемещения товарных запасов на место новой дислокации нужно провести инвентаризацию. Подготовка начинается с выверки учетных остатков в ERP. Необходимо завершить все исходящие поставки, транзиты, входящие поставки, возвраты от клиентов. Цель – добиться корректного отражения остатка в учетной системе. В некоторых случаях мы рекомендуем провести и бухгалтерскую сверку взаиморасчетов с клиентами. Не приступайте к физическому пересчету склада без полной выверки учетной системы.
Затем проводим физическую инвентаризацию склада, в соответствии с обычными правилами. Непосредственно перед переездом проводим финальную сверку учетной системы и инвентаризацию на старом складе.
9. Перевезти товарные остатки на новый склад
Далее перемещаем товарно-материальные ценности на новый склад. Обязательное требование: на новый склад нельзя переносить какие-либо открытые поставки, перемещать виртуальные запасы. Руководитель обязан проконтролировать, что количественные перемещения, отраженные в системе, строго соответствуют физическому перемещению. Не излишне напомнить, что при физическом перемещении оформляется пакет транспортной документации, весь товар пересчитывается на старом складе при погрузке и при выгрузке на новом.
После приемки и размещения товаров на новом складе проводим сверку учетного остатка в ERP и физическую инвентаризацию. Таким образом, мы получаем цикл из трех инвентаризаций:
- Предварительная, за один-два месяца до переезда.
- Непосредственно перед переездом.
- Сразу после переезда.
Тщательный контроль товарных остатков гарантирует нам хороший старт на новом месте и отсутствие материальных потерь.
10. Управлять запуском
Как бы хорошо не были проведены подготовительные этапы, на стадии запуска могут быть осложнения. Как к ним подготовиться?
Первое: создаем систему производственных планерок, на которых выявляем ошибки и отставание от плановых значений на ранней стадии.
Второе: необходимо подготовить резерв менеджеров и производственного персонала, который привлекается к работе в случае отставания. Это могут быть прикомандированные бригады, дополнительные смены, менеджеры, временно привлеченные с других объектов.
Третье: важно договориться о полном вовлечении специалистов с других служб: IT, бухгалтерия, служба безопасности.
Четвертое и самое главное: присутствие и контроль запуска со стороны руководства абсолютно необходимо на данном этапе. Готовых рецептов по ликвидации кризисов нет, поэтому руководители должны буквально жить первые недели на объекте для полного понимания картины и принятия своевременных решений.
В логистике, как в авиации, нет мелочей, поэтому качественная проработка каждой задачи, внимание к деталям и личная вовлеченность гарантирует вам удачный старт.