IT-менеджмент40585

Как облегчить жизнь бухгалтеру? Автоматизировать проводки!

Как подготовиться к проекту по автоматизации проведения бухгалтерских проводок? И каких результатов можно ожидать после внедрения?

Статья «Как заменить бухгалтера на цифрового сотрудника» вызвала дискуссию в отношении невозможности применения автоматизации с полной заменой сотрудников. Моя позиция остается неизменной: экспертиза, методология и другие интеллектуальные задачи останутся вместе с бухгалтерами, а большинство рутинных ежедневных процессов, будут полностью автоматизированы.

Нравится ли нам это или нет, принимаем ли мы такое будущие или нет, прогресс нельзя остановить. Остается идти с ним в ногу, трансформировать свое сознание, переучиваться и принимать новые технологии. Многие компании, внедряя автоматизацию, не только увеличивают эффективность бизнес-процессов, но развивают и переучивают персонал, улучшая компетенции и экспертизу команды.

В качестве примера оптимизации, которая смогла сократить большую часть рутинной работы бухгалтерии, можно привести автоматизацию проведения проводок бухгалтерского учета.  

Любой первичный документ рождает бухгалтерскую проводку. Вопрос как облегчить жизнь бухгалтеру, и автоматизировать проводки обсуждается давно. Эволюция автоматизации проводок началась с внедрения информационных систем, которые предлагали бухгалтерам заполнять определенные поля при заведении первичных документов, выбирать счета и формировать проводки.

В дальнейшем, информационные системы дополнили такие технологии, как OCR - оптическое распознавание символов при сканировании первичных документов.  И несомненным прорывом в области автоматизации считается обмен электронными юридически значимыми документами, которые заменяют бумагу.

Одним из преимуществ распознавания первичных бухгалтерских документов при сканировании является автоматическое формирование проводки в системе учета и автоматическое формирование электронного архива. Причем интеграция систем распознавания возможна с любой учетной системой, будь то SAP или 1С. 

Так как первичные бухгалтерские документы унифицированы, то распознавание их является достаточно легкой задачей. На моей практике, процент корректного распознавания данных машиной в документе доходил до 100. Качество распознавания данных зависит от шрифта в первичных бухгалтерских документах, и от разрешения сканирования.

Предпосылками внедрения автоматизации проводок являются: 

Покрытие автоматизацией проведения бухгалтерских транзакций зависит от размера компании и от подхода компании к ведению управленческого учета. Автоматизировать возможно все операции, но крупные компании, которые используют кост-центры для управленческого учета, часто сталкиваются с проблемами автоматизации проводок в части выбора кост-центров при создании транзакции. В данном случае необходима дополнительная доработка.

Для более быстрого получения эффекта можно использовать IT-компании по предоставлению сервиса по распознаванию данных бухгалтерских документов. Опыт работы с партнером по сервису распознавания данных оказался для нашей компании не очень успешным, но смог закрыть проблемные на тот момент вопросы.

Преимущества иметь сканирование и распознавание внутри компании, в своих руках, с возможностью влиять на события и процессы, были для нас очевидны.  

Говоря о возврате инвестиций на покупку оборудования и системы, то обычно возможен возврат в течение года. Что касается затрат на персонал, то в моей практике произошло снижение персонала на 80% через пять месяцев после внедрения системы при условии, что количество транзакций не уменьшилось, а даже продолжало расти. Также у нас была возможность влиять на качество распознавания, продумывать и осуществлять мероприятия по минимизации ошибок. 

С легализацией электронных документов, автоматизация бухгалтерских проводок стала намного дешевле. Нет необходимости закупать дополнительное программное обеспечение и оборудование, электронный документ имеет форму структурированного файла, который может автоматически передаваться от контрагента через оператора юридически значимого документооборота (ЮЗДО), и создавать проводку в вашей учетной системе без участия бухгалтера. Запустить обмен электронными документами на сегодняшний день очень просто. Сами операторы ЮЗДО и компании-консультанты оказывают качественную поддержку.  

Что необходимо сделать перед стартом проекта:

  1. Провести работу с контрагентами и подписать с ними Соглашение об использовании ЮЗДО. 
  2. Бизнес-процессы компании также подлежат изменениям при использовании ЮЗДО. 
  3. Огромное значение имеет создание интеграционного решения учетных систем и операторов ЮЗДО для автоматического создания проводок.  
  4. Определить подписантов документов квалифицированной электронной подписью (КЭП), купить КЭП, выстроить бизнес-процесс массового подписания электронных документов. 
  5. Продумать, кто и каким образом будет осуществлять проверку корректности реквизитов первичных документов.  
  6. Сформировать стратегию подключения контрагентов к использованию ЮЗДО. 

Барьеры:

Подводя итоги, хочется отметить, что совмещение двух технологий – распознавание документов при сканировании и обмен электронными документами – самое удачное решение в переходный период от бумажных к электронным документам, когда компании присматриваются к опыту более прогрессивных и бесстрашных партнеров, когда только нарабатывается экспертиза и судебная практика.

Для успешности проекта по использованию двух технологий необходима гибкость бизнес-процессов, возможность достаточно быстро их менять и не бояться экспериментировать. При выборе любой описанной выше технологии произойдет достаточно быстрый возврат инвестиций. Автоматизация даст возможность снижения нагрузки на бухгалтерию, позволит при текущем составе штата проводить большее количество транзакций и минимизировать ошибки.

Читайте также:

Смотреть комментарии