Новая книга известного тренера-преподавателя и директора многочисленных учебных программ по проектному управлению Валерия Фунтова посвящена применению гибких методов в компаниях, а особенно применению Agile в управлении за пределами IT-отрасли. Компании, использующие Agile, очень гибко реагируют на изменение запросов потребителей и продуктивно сотрудничают с ними, быстро и эффективно создают правильные результаты и продукты, не делают лишней работы.
Agile: процессы, кейсы, проекты
Agile и процессы
Процессы в компании – это обычно повторяющиеся действия, исполнение типовых должностных инструкций, регламентов или процедур, типовые ситуации с низкой неопределенностью и постоянными участниками. Примерами процессного менеджмента как способа организации однородного труда являются, например, серийное и типовое производство, обслуживание, банковские услуги, регулярные продажи... Agile, фокусирующийся на гибкости и снижении потерь, для повышения эффективности рутинных процессов может предложить, например, следующее:
- Максимальный визуальный контроль, цвет, карточки, доски, общий вид и доступность информации для всех участников.
- Работу исполнителей в процессах вместе и рядом, в одном помещении или использование, например, «аквариумных» видеоокон при удаленной работе.
- Работу внутреннего владельца процесса, его участников, внутреннего заказчика процесса сообща, снижение потерь информации.
- Внимание к постоянно формируемой ценности создаваемых результатов для внутреннего заказчика, коммуникации с помощью встреч, моментальные и эффективные решения, постоянное общение.
- Лидерство и поддержку (далее введем термин «обслуживающее лидерство») владельца процесса, который задает направление и определяет правила сотрудничества и работы.
- Разделение всего процесса на еще более мелкие шаги, процедуры или операции с получением быстрых новых знаний и немедленным анализом ошибок.
Business agility, или бизнес-гибкость
Если говорить о компании в целом и управлении ею, то Agile дает ей способность понимать и реализовывать изменения внутри или снаружи и соответствующим образом реагировать, чтобы обеспечить ценность для своих внутренних потребителей и внешних клиентов. Agile – это:
- Корпоративное мышление, формирующее гибкость бизнеса (способность компании адаптироваться к меняющейся ситуации, сохраняя при этом свое видение или стратегию), ценность людей и их взаимодействия, укрепляющее сотрудничество, стремление к результату и постоянное обучение.
- Уход от последовательного цикла планирования, реализация итераций для обучения и обратной связи и адаптация как продукта, так и процессов.
Бизнес-гибкость
Исследования показали, что в руководстве компаний, с которым проводили беседы, большинство были хорошо осведомлены о том, как быть гибкими в процессах бизнес-аналитики, архитектуры процессов и эластичности инфраструктуры, но не смогли сами быть таковыми в выполнении этих процессов.
С подачи гендиректора и сооснователя компании Systematic Майкла Хольма была реорганизована работа руководства, юридического и финансового отделов, отделов продаж и персонала в виде следующих шагов:
- Пересмотрена деятельность заместителей генерального директора, от многих из них отказались.
- Вице-президенты покинули свои кабинеты и стали работать со своим персоналом как Agile-команды.
- Кабинеты стали комнатами осведомленности (situational awareness room– SIT) о ситуации с продажами и прогрессом разработок, были вывешены белые доски с актуальной информацией и инфопанели.
- Почти вдвое сократили количество периодических отчетов, остальные данные вносили в цифровом виде.
- Стала применяться приоритизация важнейших для бизнеса вопросов: коммерческие предложения и удовлетворенность клиентов.
- Использовались ежедневные 20-минутные утренние летучки – что было сделано вчера, чем заняться сегодня, какая и кому нужна помощь.
- Проводились еженедельные (и даже ежемесячные) встречи вице-президентов с подчиненными.
- Был организован онлайн- и видеодоступ ко всем сотрудникам.
Бизнес-гибкость проявляется в следующих направлениях:
- Рынок: это оперативность или отклик рынка и оптимальные каналы, работа с большими данными, дизайн-мышление (сервис-дизайн).
- Организационные моменты: распространение корпоративных знаний, цифровая культура и психология и управление изменениями.
- Процессы: постоянная бизнес-аналитика, эластичность решений, организации и процессов, инновации в ПО и поиск/цепочка поставок.
Agile и управление кейсами
Кейс – это управление «решением конкретной задачи» для VIP-клиента или в особых условиях, например в работе врачей, юристов, консалтинге, исследованиях, проектировании или в общественных инициативах. Кейс включает описание конкретной исходной ситуации и способ ее разрешения, пути, выбранные участниками, их действия, материалы, относящиеся к делу, и полученный результат. К характеристикам кейса относится следующее:
- Объектом управления является проблема (задача), а не собственно процесс.
- Кейс объединяет участников, бизнес-процессы, контент.
- В ходе исполнения происходят (или вероятны) изменения процессов, подзадач, участников.
- Высокий уровень неопределенности задач, недостаточно информации на старте.
- В ходе выполнения происходит накопление полезных и применимых в дальнейшем знаний (история решений, лучшие практики, шаблоны). Эти знания и информацию можно передать другим.
Процесс работы с кейсом может включать шесть этапов:
- Ассессмент (выяснение ситуации клиента кейса и ее оценка).
- Планинг (планирование необходимых шагов).
- Вмешательство (принятие мер).
- Мониторинг (контроль, наблюдение за исполнением мер).
- Оценка (оценка результатов, планирование помощи даже в случае неблагоприятного развития).
- Реассессмент с повторением этапов 1-5.
Когда управление кейсом учится на прошлых ситуациях и формирует «лучшие практики», вводится термин «адаптивный кейс-менеджмент» (Adaptive Case Management, ACM, предложен в 2010 г. компанией Workflow Management Coalition). Такая технология позволяет гибко управлять решением задачи в зависимости от развития ситуации. Оформляют кейс, только если это имеет ценность в дальнейшем.
Agile и проекты
Управление проектами находится на более высоком уровне иерархии, чем процессы или кейсы, хотя некоторые кейсы вполне могут быть полноценными проектами, например уникальные проекты разработки, трансформация организаций. Проекты, возможно, потребуют больше компетенций, организации, опыта, особых методологий, и их жизненные циклы формально делятся на предиктивные («водопадные», или последовательные) и адаптивные (Agile-) виды. Адаптивные циклы включают инкрементные и итерационные варианты, которые по своей природе и являются гибкими. Каждый инкремент или итерация – это возможность внести изменения, провести анализ пройденного периода, установить приоритеты. Agile-подходы разработаны именно для того, чтобы приспособиться и адаптироваться к неизбежным изменениям, которые происходят в проектах. В начале Agile-проекта нужны не детализированные требования, а требования высокого уровня. Для старта достаточно лишь небольшого планирования. Именно об Agile-проектах и пойдет речь дальше.