Позиция руководителя предполагает умение настроить процессы на результат. Но часто та самая настройка начинается не с окружающего пространства, подчиненных, организации дел, а с самого себя. Высокая степень собственной эффективности — вот что влияет на достижение результата в любой работе.
Почему стоит обратить внимание на свою личную эффективность
В основе личной эффективности любого человека лежит очевидная вещь: делать только то, что получается лучше всего. Стоит осознать, какой навык или умение удается вам лучше всего из того, что вы делаете, и использовать его как основной. А все остальное, что занимает больше времени или сил, плохо получается или приносит крошечный результат — необходимо делегировать.
Такой подход и в бизнесе, и в жизни я использую уже несколько лет. Это позволяет мне успевать в разы больше, чем если бы я занимался всем сам. С этим связан и тот факт, что в нашей компании два стратегических лидера. Раздел сфер между нами базируется на том, что у каждого из нас получается лучше. У нас общая цель — развитие компании, однако функции разделены и не пересекаются. Так, я сосредоточен на внешних коммуникациях: работе с партнерами и клиентами, стратегическом планировании. Мой партнер отвечает за внутреннее развитие: продукт, поиск новых решений для сервисов, финансы.
Навык делегирования
Итак, чтобы сосредоточиться на своей главной функции, все остальное нужно делегировать. Это обязательное условие для высвобождения времени и повышения личной эффективности. Плохая новость состоит в том, что делегирование тесно связано с навыками планирования и контроля, а большинство руководителей банально не умеют или не хотят отдавать задачи подчиненным.
Причин для отказа от делегирования три:
- страх, что другие сделают хуже;
- нежелание тратить время на объяснения задачи;
- страх, что обученный сотрудник покинет компанию.
Разрушить такие установки поможет прокачка навыка делегирования. Уверяю, что научится этому несложно, а выгоды от умения быстро и правильно делегировать превзойдут ожидания.
Делегировать — значит передать функцию на исполнение другому человеку. В идеальном варианте процесс предполагает, что другой человек полностью забирает задачу и возвращается к вам с готовым результатом. В качестве примера, я бы сравнил это с клинингом. Если стоит задача привести в порядок диван, то мы обычно отдаем эту задачу специалистам. Они приезжают, работают, и ваш диван снова чист. Сложно представить, чтобы специалист подходил к клиенту и спрашивал, каким раствором и какой насадкой производить работу.
Как начать делегировать
В бизнес-среде все гораздо сложнее, чем в истории с диваном. Во-первых, ошибка другого при исполнении может вскрыться не сразу, но успеет навредить бизнес-процессу. Во-вторых, есть вещи, которые абсолютно точно нельзя делегировать, так как они находятся не в компетенции исполнителя. И еще с десяток других нюансов, которые стоит учитывать при делегировании.
Вот советы, которые помогут начать бережно по отношению к сотрудникам и бизнесу передавать задачи:
- Начинайте делегировать с не самых важных функций. Это поможет на первых порах отработать навык постановки задачи, сравнить возможности разных сотрудников. Очень полезно разбить большое задание на мелкие и частично делегировать, постепенно погружая работников в полный процесс. Например, это может быть сбор информации, разбор документов, несложный анализ.
- Выбирайте правильного человека. Помните, что делегирование позволяет не только сбросить груз задач, но и помочь в развитии сотрудникам. Для них это новый опыт и новые обязанности. Выбирайте тех, кто способен справиться с заданием, имеет об этом представление и, возможно, опыт. Важно учитывать желания и склонности самого исполнителя.
- Четко объясняйте задание. Будьте готовы потратить время на объяснение задания, особенно если оно не разовое, а будет выполняться на постоянной основе. В некоторых случаях имеет смысл потратить время на составление гайда или инструкции.
- Расставьте точки контроля. В этом пункте важно избежать микроменеджмента, когда руководитель контролирует процесс до мельчайших деталей. Определите промежуточные этапы и сроки, во время которых вы и сотрудник будете сверять результат. Это позволяет вносить своевременные коррективы в процесс исполнения задания.
Навык планирования
Делегирование тесно связано с планированием. При передаче дел отдельному сотруднику, возникает ряд вопросов: когда нужно ожидать результаты; как их синхронизировать с другими задачами; какие задачи сейчас приоритетнее и на чем акцентировать внимание.
В планировании помогают инструменты вроде планеров и таск-трекеров. Например, в нашей компании есть доска Trello, которую мы используем как календарь встреч, а также таск-трекер Jira — для управления совместными проектами. Это помогает в синхронизации работы отделов и упорядочивании информации. В личном планировании я также использую Trello и Google-календарь.
Планирование, как и степень делегирования, может иметь разные масштабы. Например, планированием я занимаюсь по большей части с тим-лидами отделов и с ключевыми сотрудниками. Для сверки планов с руководителями мы используем ежедневную короткую видеовстречу «Три ключевых задачи в день». Каждый руководитель сообщает о своих намерениях на день, и это помогает лучше фокусироваться на текущих задачах. Для анализа результатов проводится еженедельная встреча.
Развить навык планирования позволяет следующее:
- верная формулировка задачи и ее измеримый результат;
- фиксация событий по степени их значимости (срочная или долгосрочная);
- установка реальных и достаточных сроков для выполнения задачи;
- соблюдение сроков.
Навык контроля
Влияет на повышение личной эффективности и умение контролировать. Под этим навыком подразумевается способность вернуться к поставленной задаче и оценить результат.
Контроль тоже можно делегировать в определенной степени. Например, автоматизация контроля работы сотрудников. Учет рабочего времени и ежедневную отчетность в нашей компании удалось автоматизировать с помощью чат-ботов. Сотрудник пользуется ботом, чтобы начать и завершить рабочий день, а также внести свои трудовые задачи. Руководитель же получает сформированный отчет в конце дня. Такая небольшая автоматизация контроля значительно освобождает ресурсы каждого участника рабочего процесса.
Что еще стоит учесть при развитии навыка контроля:
- Правильная формулировка задачи и ее измеримый результат.
- Прокачка контроля в моменте — наблюдение за ситуацией в целом. Процесс можно сравнить с вождением авто. Водитель оценивает постоянно меняющуюся ситуацию вокруг своей машины и реагирует на нее.
- Расстановка точек контроля и следование им. Контроль не должен быть стихийным или внезапным, как и постоянным.
Заключение
Три важных навыка, которые помогут повысить личную эффективность руководителя, это делегирование, планирование и контроль. Они работают в связке, а не по отдельности, поэтому их развитие должно проходить параллельно даже для самых малых задач. Развить перечисленные навыки можно постоянной тренировкой. В результате можно освободить ресурсы для того, что по-настоящему важно.
Читайте также: