Системы для автоматизации бизнес-процессов на данный момент являются главной тенденцией практически в любой области и индустрии. Владельцы бизнеса стараются сократить число «ручных» операций и доверяют многие процессы web-решениям. Это грамотное и обоснованное стремление, ведь в конечном счете автоматизация призвана скоординировать работу компании, увеличить скорость обработки информации и обеспечить прозрачность бизнеса.
Нужна ли автоматизация HR-ам?
Тенденция автоматизации затронула и сферу HR, многие провайдеры кадровых услуг и разработчики ПО выходят на рынок с различными решениями по автоматизации рекрутинга, кадрового администрирования, корпоративного обучения и прочих HR-процессов. В октябре 2014 года на сайте Forbes вышла статья международного HR-эксперта Джоша Берсина, где автор представил 10 основных тенденций в HR-индустрии, которые невозможно игнорировать. Финальный тренд, указанный в статье, заключается в том, что будущее HR-провайдеров за автоматизацией. Технологически подкованные провайдеры HR-услуг окажутся далеко впереди своих менее автоматизированных коллег.
Вопрос об автоматизации встает особенно остро в случаях, когда в компании большое число территориально-распределенного внештатного персонала. Когда численность географически распределенной команды сотрудников одного из клиентов кадрового агентства VENTRA перешагнула отметку в 600 человек, руководство приняло стратегическое решение о создании собственного программного обеспечения, позволяющего максимально автоматизировать и упростить коммуникацию «Провайдер-Клиент-Выведенный за штат персонал».
Перед разработчиками была поставлена задача – создать программное обеспечение не только для целей учета и автоматизации основных HR-функций, но и предоставить участникам бизнес-процесса мощный аналитический инструмент, обеспечив полную прозрачность в управлении внештатным персоналом клиента.
А что на российском рынке?
В 2011 году портальное SaaS решение, Ventra Portal было успешно внедрено, что обеспечило автоматизацию процессов управления, согласования и обучения полевой группы сотрудников по всей территории России.
Единое информационное пространство объединило всех участников коммуникации, а именно: рядовых сотрудников (мерчендайзеры, консультанты, промоутеры и т.д.), линейных менеджеров, профессиональных специалистов (кадровиков, бухгалтеров, тренеров), руководителей направлений и топ-менеджмента.
Портал позволил заказчику контролировать ситуацию в режиме реального времени – online – по каждому филиалу, департаменту и сотруднику в отдельности. Подбор и замены сотрудников, администрирование, кадрово-бухгалтерское сопровождение, обучение и контроль знаний сотрудников – вот лишь малая часть бизнес-задач, которые были решены путем интеграции портального решения.
При внедрении любого нового софта в компании остро встает вопрос об обучении персонала его использованию. Зачастую нововведение вызывает недовольство сотрудников, ведь «привыкание» к новым программам требует времени и усилий. Часто сопротивление возникает еще и потому, что сотрудники не видят преимущества и выгоды новой системы для себя лично, а работу в новой системе расценивают, как дополнительную нагрузку и потерю рабочего времени.
Принимая данные факты во внимание, разработчики Ventra Portal, постарались создать дружественный интерфейс, который позволяет новым пользователям, которые ни разу не работали до этого в портале, адаптироваться в новой среде буквально за считанные минуты: он максимально прост и интуитивен, а разобраться с настройками, запросами и отчетами не составляет никакого труда.
Далее было необходимо донести сведения о преимуществах портального решения до сотрудников: тут провайдер и компания-клиент всегда должны действовать сообща.
«Личный кабинет» сотрудника предоставляет собой удобный электронный сервис, обеспечивающий доступ сотрудников к персональной информации в защищенном режиме.
Подготовка и согласование ряда заявлений (в том числе на отпуск), уточнение баланса дней ежегодного отпуска, просмотр данных по начислениям с возможностью формирования расчетного листа – все операции, которые раньше требовали от сотрудника обращения в сервисные отделы (кадры, бухгалтерия и пр.) теперь могут быть выполнены самостоятельно. Число обращений в сервисные отделы сокращается, при этом повышается качество и сроки выполнения подобных запросов и процедур.
Ускорение поиска и получения необходимой информации означает значительную экономию рабочего времени сотрудников. До интеграции портального решения, был проведен обязательный этап анализа текущих бизнес-процессов клиентской компании. Почему данный этап является обязательным? Анализ процессов позволяет определить фактические потребности компании в автоматизации, «узкие» места, которые требуют дополнительного внимания и доработки.
Данная процедура проводится перед каждым внедрением портала на проект. Портальное решение представляет собой модульную систему, что дает возможность компаниям внедрять только те модули и разделы, которые действительно необходимы. При этом портальное решение постоянно дорабатывается и обновляется, появляются новые модули, соответственно, увеличиваются функциональные возможности портала. Дополнительным плюсом является возможность разработки специализированных модулей, соответствующих специфическим требованиям компании.
Основные причины перехода на автоматизацию HR-менеджмента
Для каких компаний внедрение портального решения представляет наибольший интерес? Среди наиболее распространённых причин, которые побуждают компании использовать портал для повышения эффективности бизнеса и автоматизации системы HR-менеджмента, можно отметить следующие:
1. Большая численность территориально-распределенного персонала, в том числе внештатного (наличие множества офисов, филиалов и/или представительств компании в различных регионах страны). В данном случае у компании велика вероятность возникновения потребностей в:
- консолидации данных по сотрудникам
- централизованном обучении и тестировании знаний
- непрерывном поиске и найме новых сотрудников
- управление производительностью (KPIs) и оценке персонала.
2. Желание компании повысить эффективность и прозрачность бизнес-процессов.
И если первый пункт характерен только для больших компаний с территориально распределенной структурой, то данный пункт универсален для всех компаний.
На какие гарантированные результаты следует рассчитывать при внедрении портального решения?
- Снижение временных издержек (оплачиваемого рабочего времени сотрудников) на выполнение рутинных операций (например, заведение и согласование различных заявок и форм отчетности).
- Повышение эффективности и точности работы с документами за счет автоматизации процессов документооборота.
- Обеспечение полной прозрачности бизнес-процессов: контроль качества и скорости операций в режиме online.
- Повышение эффективности работы сотрудников за счет дистанционного контроля и мониторинга работы распределенного персонала.
Партнерский материал
Фото: pixabay.com
Мы основную часть автоматизации бизнес-процессов прошли благодаря http://www.docsvision.com/