Собственники бизнеса уже успели ощутить, как импортные сервисы и IT-продукты стали массово покидать российский рынок. Предпринимателям приходится в срочном порядке адаптироваться под новые реалии и искать максимально выгодные решения для своего бизнеса. И пока одни всеми силами держатся за иностранное ПО в надежде, что это их не коснется, другие стараются предусмотреть все риски и перейти на российские сервисы.
Мебельная компания Enli сделала выбор в пользу отечественного IT-продукта, чтобы решить следующие проблемы:
- Часть заявок от потенциальных клиентов терялась из-за отсутствия CRM-системы.
- Остальные заявки долго находились в обработке, ведь процесс передачи проекта в работу зависел от информации: получен ли счет, оплачен ли, которая получалась разрозненно.
- Отсутствовала единая база клиентов – каждый менеджер вел свою базу в сторонних таблицах, из-за чего часть информации терялась.
- Не было возможности работать с клиентами повторно.
- Терялись клиенты из-за неоперативной работы и не вовремя сданных заказов.
- Менеджеры не фиксировали, на каком этапе находится принятый в работу заказ, что приводило к срывам сроков производства.
Все это мешало компании системно вести проекты, качественно обрабатывать поступающие заявки и масштабироваться. Внедрение инструментов Битрикс24 не только наладило работу внутри компании, но и заменило целый ряд импортных IT-продуктов одним удобным сервисом.
Первая проблема: потеря заявок
В данной компании существует сменный график работы. Менеджеры, принимающие заказы, не каждый день находятся в офисе, и не всегда помнят, какому клиенту что обещали: кому позвонить, кому ответить на сообщение... Бывали случаи, когда клиент приходил в смену другого менеджера, и начинались недоразумения.
Все эти проблемы были решены с помощью внедрения CRM-системы. Теперь на каждого клиента заводится специальная карточка в CRM и закрепляется за ответственным менеджером. В этой карточке на ответственного менеджера планировались звонки, встречи и дополнительные задачи, которые счетчиком напоминали менеджеру о том, что нужно сделать. Таким образом, решилась проблема не только потери заявок, но и ведения клиентов в единой базе.
Вторая проблема: нет контроля над оборотом компании
Собственник не мог точно знать, сколько денег должно поступить и в какой период. Эта проблема решилась с помощью воронки со стадиями, благодаря которым понятно, когда надо ставить заказ на производство, и сколько счетов уже выставлено. Следовательно, теперь можно спрогнозировать, какая ожидается выручка.
Воронка также помогала сократить расходы. Компания бронирует машину на один день, чтобы развозить сразу несколько заказов. Чтобы все работало без сбоев, в воронку была внедрена стадия «готов к отгрузке», благодаря чему можно своевременно предупредить клиента, на какую дату назначена отгрузка.
Третья проблема: ведение базы в таблицах Excel
CRM-система помогла решить одну из главных болей руководителя компании – отсутствие единой клиентской базы. Когда каждый менеджер ведет базу в своей таблице Excel, есть риск, что данные потеряются или, еще хуже, окажутся у конкурентов. Уже были случаи, когда менеджеры увольнялись и уходили со своей базой, из-за чего компания теряла клиентов и несла убытки.
С помощью внедрения CRM-системы компания обезопасила себя от таких неприятных моментов, ведь теперь вся база находится в закрытом доступе в системе, и ни один менеджер не сможет воспользоваться данными, так как стоит запрет на выгрузку. Также стоит сказать, что ни один менеджер не знает точно, какая база существует у компании, так как ограничен правами доступа и видит только своих клиентов.
Четвертая проблема: отсутствие повторных продаж
Раньше компания работала только над новыми лидами и никак не взаимодействовала с клиентами, которые уже делали заказ ранее. Но у мебельной компании есть широкие возможности для повторных продаж, ведь со временем встроенные механизмы кухонь требуют замены. Вовремя полученное напоминание способствует возврату клиента.
Теперь у сотрудников появилась возможность пользоваться встроенным сервисом рассылок, который интегрируется с клиентской базой. Так, можно сегментировать аудиторию из базы, например, отправить рассылку покупателям, которые заказывали кухню год назад. Так работа происходила с теплыми лидами, которые уже доверяют компании. Благодаря чему можно увеличить количество повторных продаж, что приведет к увеличению прибыли.
Пятая проблема: потеря потенциальных клиентов
До внедрения программного обеспечения менеджеры не вовремя отдавали заказы дизайнеру, а впоследствии забывали отдать сделанную работу клиенту в срок, из-за чего клиенты уходили к более быстрым конкурентам. Теперь постановку и контроль задач можно решить через раздел «Задачи и проекты», в котором есть возможность ставить задачи своим сотрудникам как лично, так и в проектах, а также устанавливать сроки, назначать ответственных, добавлять чек-листы и файлы для работы. Теперь менеджер может поставить задачу дизайнеру, назначить его ответственным и установить срок выполнения, а затем отправить работу клиенту.
Передача нужных файлов происходит в удобном хранилище внутри CRM-системы. Все данные находятся в безопасности – можно давать доступ конкретным лицам и определять его уровень доступа (чтение, добавление, редактирование, все права), что исключает риск потери данных и утечки информации. Так, компании больше не понадобится сторонний сервис Google Диск.
Шестая проблема: срывы сроков производства
Проблема заключалась в том, что заказы отдавались на производство из одной общей почты, из-за чего не было понятно, от кого передан заказ. Решение было найдено в e-mail внутри IT-продукта. С помощью этого инструмента каждый менеджер может использовать свою рабочую почту для передачи заказа, благодаря чему можно отследить, какой менеджер и когда отправил заказ. И в случае, если дедлайн приближается, поторопить производство, чтобы не было срыва сроков.
После пандемии первичные онлайн-встречи с клиентами стали чем-то обыденным для бизнеса. В Битрикс24 встроен инструмент для видеоконференций, можно приглашать клиентов и дизайнера на онлайн-встречи по ссылке, не выходя из системы. Потом зафиксировать итоги звонка в разделе «Резюме встречи», и на основании этого резюме можно автоматически создать задачу дизайнеру на отрисовку проекта.
Таким образом, один российский IT-продукт способен перенести весь бизнес в удобную систему, заменив множество сторонних импортных сервисов. Компания, которая когда-то решила «дать шанс» отечественному ПО, сейчас масштабируется и ставит более высокие цели, благодаря налаженным процессам внутри системы.
Также читайте: