Наша команда в одном из последних проектов столкнулась со сложностями по планированию временных затрат. В числе прочего попробовали методику покера планирования, об этом опыте и хочу рассказать.
Оценить сложность задачи и утвердить сроки ее исполнения бывает непросто даже опытному проджект-менеджеру, особенно учитывая скорость развития технологий коммуникаций и принятия решений. Провести дополнительные обсуждения легко, если команда насчитывает несколько человек, собранных в одном месте. Если же участников дискуссии уже больше и/или часть команды работает удаленно, то оценка временных затрат может сильно затянуться.
Для оценки решения задачи можно использовать:
- Метод экспертной оценки.
- Метод PERT (Program Evaluation and Review Technique) – или по-другому метод «трех точек».
- Метод аналогии.
- Метод COCOMO (Constructive Cost Model) – или параметрическая оценка.
Но цель этой статьи не сравнительный анализ, а знакомство с одной конкретной методикой – покер планирования (англ. – Planning Poker).
В чем суть метода
Принцип впервые описал Джеймс Греннинг в 2002 году и позднее популяризировал Майк Коном в книге «Agile Estimating and Planning». Он используется в методологии Scrum и позволяет руководителю проектов оценить сложность задач и определить, сколько времени потребуется на их выполнение.
Суть метода заключается в том, что он реализуется в формате игры и участие принимает вся команда. Важно понимать, что ключевая цель оценки сложности не состоит в том, чтобы точно сказать, когда задача будет готова, а убедиться, что все участники одинаково понимают задачу. Инструментом может быть как простая колода карт, так и специальная. Также существуют различные приложения и онлайн-сервисы, которые подойдут распределенным/удаленным командам.
Как проходит «игра»
В начале игры каждому участнику команды раздается колода карт – это и есть шкала, по которой будут оцениваться задачи. В качестве параметра оценки может быть выбрана сложность задачи либо время ее исполнение.
Далее ведущий озвучивает задачу и каждый сотрудник выбирает наиболее подходящую по его мнению карту. После того как все ставки сделаны – ведущий их принимает и проводит анализ. Если все оценили задачу примерно одинаково – высчитывается среднее значение и можно переходить к следующей.
В случае, если есть значительный разрыв между оценками игроков – запускается обсуждение. Важный момент заключается в том, что обсуждение должно происходить только после того, как все дали свою оценку. Это позволит избежать эффекта привязки к чьему-либо мнению.
Если один член команды дает оценку в один день, а другой в три дня, то наверняка у них кардинально отличается подход к решению – им необходимо будет объяснить свое видение. Именно в этом и заключается идея метода – рассмотреть задачу со всех сторон и прийти к общему знаменателю, к единому мнению относительно каждой задачи.
Различия в оценках возникают по ряду причин:
- опыт сотрудников;
- квалифицированность и компетентность в определенных вопросах;
- владение информацией, которой нет у другого.
Если озвученный срок отличается более чем на рабочий день, то задача должна выполняться в паре, притом тот, кто оценил в меньшую сторону, руководит тем, кто оценил в большую.
Приятное следствие в том, что покер планирования способствует коммуникации в команде и повышает уровень взаимопонимания между участниками. Каждый имеет возможность высказать свое мнение и обосновать свою оценку, что помогает улучшить качество командной работы.
В результате – более эффективное планирование и достижение поставленных целей.
Полезные советы, как улучшить процесс планирования
- Нужно стремиться, чтобы сложность задачи не превышала один день. Планирование лучше всего проводить так, чтобы у команды всегда был запас задач на один-два дня, но не больше. Так все участники будут хорошо помнить все детали обсуждения каждой конкретной задачи.
- Если задача провисела в очереди на исполнение более четырех дней, ее нужно снова вынести на обсуждение, чтобы команда вспомнила, что и как нужно сделать по ней.
- Если задача выполняется на два дня дольше, чем планировалось, ее нужно вынести заново на планирование и обсудить с командой и заказчиком все сложности и проблемы с которыми столкнулись в ходе выполнения, чтобы в следующий раз при оценке учесть их.
Как внедрить метод: инструкция
1. Подготовьтесь
Проведите информационную встречу для объяснения основных принципов и целей этой практики. Подготовьте колоду карт, которая будет использоваться для оценки сложности задач или выберите онлайн-сервис.
2. Проведите первую встречу
Определите время для проведения покера планирования. Далее это может быть регулярная встреча, например, раз в неделю. Выберите небольшую задачу, которую команда может оценить в качестве пробного варианта. Раздайте каждому участнику колоду карт.
Далее каждый участник выбирает карту с оценкой, которая по его мнению соответствует сложности задачи. Убедитесь, что все держат карты скрытыми до определения всех оценок.
Если оценки различаются, проведите обсуждение, чтобы понять причины расхождений и прийти к единому мнению. Это может быть объяснение задачи, уточнение требований или обсуждение возможных сложностей.
Повторите процесс оценки и обсуждения для всех задач, которые требуют планирования на текущей или ближайшей итерации.
3. Систематический обзор
Проведите обзор результатов первой встречи, чтобы оценить эффективность процесса и выявить возможные улучшения. Убедитесь, что участники понимают, какие задачи следует оценивать, и что оценки соответствуют реальной сложности задач.
4. Регулярные встречи
Установите регулярное расписание по покеру планирования, чтобы включить эту практику в еженедельные или двухнедельные циклы работы команды. Поощряйте обратную связь от участников команды и вносите изменения в процесс, чтобы сделать его более эффективным и удобным.
5. Мониторинг и адаптация
Регулярно отслеживайте прогресс выполнения задач и учитывайте результаты оценок при планировании будущих итераций. Не останавливайтесь на достигнутом. Продолжайте собирать обратную связь и адаптировать процесс в соответствии с изменениями в команде или условиями проекта.
С пошаговым подходом к внедрению покера планирования команда сможет успешно интегрировать эту практику в свою повседневную работу и достичь большей прозрачности и эффективности в планировании и управлении задачами.
Три сервиса, которые помогут применить методику
- Planningpoker.com
- Planningpoker.ru
- PlanITpoker.com
Заключение
Преимущества покера планирования очевидны. Однако, чтобы достичь максимальной пользы от этой методики, необходимо обеспечить эффективное взаимодействие и коммуникацию в команде. Важно поддерживать постоянное обучение и развитие участников, чтобы улучшать процесс планирования и совершенствовать результаты.
Читайте также: