Основные цели установочной встречи перед началом проекта:
- познакомить представителей заинтересованных сторон, обозначив роли и обязанности;
- обсудить особенности и основные положения проекта;
- доходчиво поставить глобальную цель проекта;
- мотивировать заинтересованные стороны;
- установить правила и регламент выполнения задач.
Контекст ситуации
Генеральная подрядная компания, реализующая проект по капитальному строительству жилого гражданского здания – детского сада. Комплекс строительно-монтажных работ исполняется в рамках заключенного муниципального договора с администрацией города. Для обеспечения эффективной координации менеджер проекта генеральной подрядной компании инициирует первичную встречу с заинтересованными сторонами по вопросам реализации проекта.
Базовые ограничения проекта:
- Срок реализации проекта – порядка одного года.
- Лимитированные ресурсы генподрядной компании, в том числе в части механовооруженности, необходимость отдачи части работ на субподряд.
- Необходимость закупки основных позиций электромонтажного и технологического оборудования из-за рубежа – оборудование длительного цикла изготовления и срока поставки.
- Работы по капитальному строительству выполняются на отведенном земельном участке в центре города, что снижает возможность складирования ТМЦ и сужает возможный фронт работ техники подрядных компаний.
- Сложная процедура согласования и получения технических условий сетевых организаций. Сложность производства работ в условиях городской застройки.
Кого из сторон приглашать к участию во встрече?
Общее правило: чем больше, тем лучше.
При понимании, что будут выполняться последовательные работы подрядными компаниями, или же поставляемые материалы будут вовлечены «в дело» другим подрядчиком – стоит пригласить обе стороны: поставщиков и производителей работ.
Например, представители компании – поставщик систем комплексной теплоизоляции фасадных покрытий и непосредственный подрядчик, выполняющий возведение несущих каменных стен здания, а впоследствии работы по финишной отделке несущих стен – оба должны быть приглашены для координации совместных действий.
Не стоит вовлекать в участие представителей подрядных компаний, с которыми не достигнуты предварительные договоренности об участии.
Примерный перечень основных заинтересованных сторон совещания:
- представители заказчика и технического заказчика, спонсор проекта;
- менеджер проекта генподрядчика;
- представители бэк-офиса команды генподрядчика;
- представители производственных подразделений генподрядчика;
- представители субподрядчиков, производящих СМР;
- представители поставщиков основного оборудования и материалов;
- представитель проектного института – разработчика комплекта рабочей документации;
- представители сетевых организаций – подключение к инженерным сетям.
Когда стоит созывать стартовое совещание по проекту?
Контрольной точкой для объявления о встречи заинтересованных сторон менеджером может служить:
- заключение договора подряда с заказчиком;
- получение комплекта разрешительной документации, в том числе разрешения на строительство, техусловий на присоединение к инженерным сетям;
- предварительное контрактование субподрядных работ, а также поставщиков материальных ресурсов и оборудования на минимум 40-50% от общего объема в денежном выражении.
Основные параметры проведения стартовой встречи
Общая длительность встречи: не более 1,0-1,5 ч.
Место проведения: желательно штаб на площадке строительства. Непосредственно на объекте.
Для чего выезд на место строительства? Заинтересованные стороны сразу погружаются в контекст ситуации. Вопросы становятся более предметными.
Ведущий совещания: менеджер проекта генподрячика.
Время и дата проведения: желательно первая половина дня, до 12:00. В первые два дня рабочей недели, понедельник или вторник. В иные бизнес-дни доступность потенциальных участников резко снижается.
Документ по итогам встречи
Выпускается протокол с поручениями ответственным сторонам и сроками исполнения. Техническим секретарем выполняется рассылка протокола заинтересованным сторонам по официальным каналам коммуникации, в том числе по электронной почте.
Для чего документировать итоги? Практика проведения совещаний без выпуска официального документа приводит к двоякому толкованию договоренностей и уходу от ответственности.
Что является исходными документами для менеджера проекта? Для облегчения понимания МП генподрядчика необходимо иметь с собой:
- первичную разрешительную документацию по проекту, в том числе разрешение на строительство, проект организации строительства;
- высокоуровневый календарно-сетевой график реализации проекта (уровень 1), с выделением основных вех;
- матрицу рисков;
- образцы формы отчета о ходе прогресса для подрядчиков и поставщиков;
- образцы форм финансового планирования – план освоения денежных средств.
Краткая структура проведения установочной встречи
- Знакомство.
- Оглашение повестки и структуры встречи.
- Разбор сути проекта и его целей. Подробно опишите результат, который ожидается от каждой из сторон в физических терминах.
Для подрядной компании – завершить комплекс работ по монтажу сетей отопления и вентиляции согласно комплекту РД и техзаданию.
Для поставщика ресурсов – поставка в полном объеме согласно матрице поставки комплекта оборудования к оговоренным согласно графику поставки датам.
Для технического надзора заказчика – приемка работ согласно графику и подписание итоговых документов по итогам реализации этапов проекта. - Описание этапов реализации.
- Выделение роли каждого участника команды.
- Мониторинг проекта. Опишите процедуру отслеживания хода выполнения проекта. Для субподрядчиков – описать объем и периодичность подаваемой отчетности в адрес генподрядчика. Для вендоров – стадии отчета о статусе поставок. Установите контрольные точки, о которых каждая сторона должна будет сообщить в отчете.
- Оценка результатов деятельности. Определите методику приемки завершенных работ, порядок приемки работ для подрядчиков, критерии качества. Особенности приемки силами внутреннего строительного контроля. Особенности подготовки и сдачи исполнительной документации по исполненным работам. Порядок и процедура внесения изменений в проектно-сметную документацию при отклонении от проекта.
Очень важно на старте зафиксировать ответственность сторон при внесении изменений в проект – в случае отступления от исходных конструктивных решений – при отсутствии четкой процедуры при сдаче работ будет отказ от приемки выполненных работ заказчиком.
Так, самовольная замена части марок силовых кабелей субподрядчиком – отступление от тех решений в исходной РД – без предварительного уведомления заказчика результировало в длительной – до 1,5 месяцев – процедуре пересогласования видов и объемов работ. - Порядок финансового планирования.
- Порядок расчета за выполненные работы.
- Планирование последующих совещаний. Определите методику и регламент проведения. Методы и средства коммуникации.
- Вопросы от заинтересованных сторон.
- Обмен сторон контактами лучше оставить на конец. В противном случае идет сбой ритма совещания и снижение вовлеченности участников.
Читайте также: