Во время пандемии первое, что попадает под сокращение в бюджетах HR – статья по корпоративным мероприятиям. Не только потому, что проводить пир во время чумы (зачеркнуто) массовые мероприятия не стоит из-за очевидных рисков, но и потому, что в кризисные времена фокус любой компании смещается на другое: рекрутинговые расходы и оплату сотрудникам первостепенных выплат.
Давайте разберемся, как оптимизировать расходы по этой статье, если праздника все же хочется.
1. Ищите городские активности
Если нет ресурсов (ни людей, ни денег), не организуйте сами. Найдите бесплатные ивенты в городе и станьте участником. Присутствие на городском событии – это развитие бренда работодателя и прямая экономия вашего HR-бюджета. Это могут быть благотворительные акции, спортивные мероприятия или презентации в университетах, где вы делитесь своей экспертизой.
2. Будьте экологичными
Экологическая направленность мероприятий не только модно, но и сохранит вашу HR-копилку целой. Если есть то, от чего можно отказаться или использовать дважды – сделайте это. Так, баннеры и фотозоны лучше делать с универсальным принтом, чтобы подошли и для следующих мероприятий. Отказ от одноразовой посуды и соломинок, минимум упаковки для подарков и просьба принести свою посуду на мероприятие – это не только польза для экологии, но и экономия. По возможности не заказывайте трансфер. Организуйте мероприятия в офисе или рядом с офисом в пешей доступности. Или ищите волонтеров-автомобилистов, кто не против взять с собой коллег (или отвезти использованные батарейки из точки сбора в офисе в пункт приема).
Отличная возможность сейчас из-за удаленной работы углубиться в тему онлайн-мероприятий. Сегодняшняя реальность сохранит ваш бюджет. Кетеринг, трансфер, оформление и фотозоны, ведущие и оборудование – все это дорого и не нужно. Мечта организатора-эколога отказаться от этого.
3. Закупайте больше
Заказ сувениров крупным тиражом – это экономия иногда в два раза. А забрендировать сувенир или упаковку можно стикерами, где написано теплое пожелание. Тут и фан, и персональный подход в действии. И это экономный брендинг.
4. Не экономьте
Странный совет в оптимизации расходов? Если купить что-то дешевое и некачественное, это пустая трата денег. Приходится искать замену, нервничать и объясняться с коллегами, как же так вышло. Старайтесь не искать, где дешевле, а работать с проверенными подрядчиками, брать позиции известных брендов. И всегда просить образец до полной оплаты крупного тиража. Мы, например, предпочитаем закупать качественную технику, а после уже брендировать ее.
5. Найдите организаторов среди сотрудников
Компания небольшая и мероприятиями занимается только HR, который, к тому же и рекрутер, и тренер, и PR в одном лице? Попробуйте кинуть клич. Сотрудники могут устать от своих рутинных задач, и будут рады стать организаторами.
Как мотивировать?
- Признайте заслуги коллег! Мы, например, ежегодно награждаем коллег в «День волонтера», дарим подарки, пьем чай, приглашаем на мероприятие топов.
- Используйте коммуникации! Важно поддерживать волонтеров во всех своих коммуникациях: персонально, за конкретную активность. Чтобы коллеги знали своих героев-организаторов, а мы получали более мотивированных сотрудников. Еще каждый участник может не только написать личную благодарность организатору, но и сделать ее публичной.
- Включайте игровую составляющую! Если у сотрудников есть личный кабинет на внутреннем портале, можно использовать красочные иконки под каждый проект. Так все будут знать, кто внутренний тренер, волонтер, фасилитатор идей и получать другие не менее важные ачивки. Иконки доступны коллегам. Собрать их все становится своего рода коллекционированием.
- Подключайте руководителей! В каждом стратегическом апдейте с менеджерами есть блок про волонтерское движение. Когда информация (и потребность) звучит из уст руководителей, задача становится более весомой. Ощущается поддержка на уровне компании. Еще приглашайте на мероприятия, организованные волонтерами, топов и тимлидов в качестве участников. Они смогут вживую оценить, чем же занимаются их сотрудники в свое нерабочее время.
- Отблагодарите материально! Если инструменты выше не работают, или у вас все-таки есть небольшой бюджет, купите сотрудникам ценный подарок. Эти расходы не сравнятся с расходами на мероприятие, организованное агентством.
Из примеров бюджетных мероприятий:
- Турниры по кибер-играм со стримами и комментаторами, которые организовали коллеги.
- Йога в офисе или онлайн. Преподаватель-коллега проводит сессии, и в качестве мотивации получает нефиксированный донейшен после каждого занятия от участников.
- Квизы по кинофильмам. Сделали красочную презентацию, несколько опросов по раундам, доступные по ссылкам на каждый тур. Фильмы выбрали на свой вкус. И протестировали заранее всю игру с организаторами-коллегами.
- Марафоны английского языка в Телеграм. Тут нам помогает языковой центр компании, который и является главным вдохновителем марафона. Постоянные домашние задания, общение в мессенджерах, рейтинг лучших. Если у вас есть языковеды, то это вас выручит.
- Мастер-классы по посадке микрозелени и эко-лекции. В эко-направлении мы работаем давно и много. Коллеги учатся собирать мусор, сажать дома маш. Своими успехами они делятся в специальных группах в соцсетях.
В заключение
Конечно, всегда приятно, когда у вас неограниченные ресурсы при организации любого ивента. И можно пригласить музыкальную группу российского масштаба на ваш корпоратив, отдав за вечер выступления кругленькую сумму. А очередь из организаторов тянется на километры.
Но пандемия диктует свои правила, отдавая предпочтение другим расходам в HR-бюджете. И если выбирать – организовать удаленную работу и комфортные условия своим сотрудникам, бесперебойно платить зарплату или организовать большой праздник на 1000+ человек, второе очевидно проигрывает.
И все же способы сохранить эту сторону корпоративной культуры есть. Оптимизируйте, привлекайте коллег, поддерживайте их инициативы, ищите масштабные акции и экспериментируйте с онлайн-форматом. И когда мы все выйдем в офисы, волонтеры-организаторы продолжат генерить идеи мероприятий, сохранят вовлеченность и лояльность к компании. А вы, оптимизируя расходы, сможете потратить бюджет на новые программы и улучшения для коллег.
Читайте также: